小企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本企業(yè)合同管理，規(guī)范合同法律行為，保障企業(yè)合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)管理，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)與自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等（以下統(tǒng)稱合同）。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方當(dāng)事人在法律地位上平等，簽訂合同應(yīng)出于自愿。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，不得損害一方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）管理部門本企業(yè)合同管理工作由法務(wù)部門統(tǒng)一歸口管理，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、履行等工作，并配合法務(wù)部門進(jìn)行合同管理。（二）法務(wù)部門職責(zé)1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的起草、談判、審查等工作，提供法律意見和建議。3.對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等進(jìn)行法律監(jiān)督，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。4.處理合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。5.負(fù)責(zé)合同文本的歸檔管理，建立合同臺(tái)賬。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。2.參與合同的談判工作，如實(shí)向法務(wù)部門反饋談判情況。3.負(fù)責(zé)合同的履行工作，及時(shí)處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.配合法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行審查，并按照審查意見進(jìn)行修改完善。5.負(fù)責(zé)本部門合同相關(guān)資料的收集、整理和歸檔工作。三、合同的簽訂（一）合同相對(duì)方的選擇1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在簽訂合同前對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信用情況等進(jìn)行調(diào)查了解，確保其具備簽訂合同的能力和信譽(yù)。2.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，并進(jìn)行核實(shí)。3.禁止與無合法經(jīng)營(yíng)資格、信譽(yù)不佳或存在重大法律糾紛的單位或個(gè)人簽訂合同。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，涉及法律專業(yè)問題的，應(yīng)征求法務(wù)部門的意見。2.合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。3.合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)注意審查格式條款是否符合公平原則，是否存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形。（三）合同的審查1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行審查。2.法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同文本進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性等，提出審查意見。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同符合法律要求和企業(yè)利益。4.對(duì)于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部法律顧問參與審查。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審查通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。2.簽訂合同應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進(jìn)行簽字蓋章，不得超越授權(quán)擅自簽訂合同。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送法務(wù)部門備案，并負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔。四、合同的履行（一）履行計(jì)劃的制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并送法務(wù)部門備案。（二）履行過程的跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織合同的履行工作，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方可能存在違約行為或其他風(fēng)險(xiǎn)因素，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門通報(bào)，并采取相應(yīng)的防范措施。3.法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行法律監(jiān)督，對(duì)涉及法律問題的事項(xiàng)提供法律支持和指導(dǎo)。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定及時(shí)通知合同相對(duì)方，并辦理相關(guān)解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知法務(wù)部門，并對(duì)合同變更或解除的原因、過程及結(jié)果進(jìn)行記錄和歸檔。五、合同糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格履行合同義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同履行過程中，及時(shí)與合同相對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，妥善解決出現(xiàn)的問題，防止矛盾激化。3.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)分析，查找存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施加以改進(jìn)。（二）糾紛的處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門報(bào)告。2.法務(wù)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定處理方案。3.根據(jù)處理方案，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決合同糾紛。協(xié)商解決：由雙方當(dāng)事人直接進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成和解協(xié)議。調(diào)解解決：可由第三方機(jī)構(gòu)或個(gè)人進(jìn)行調(diào)解，促使雙方達(dá)成調(diào)解協(xié)議。仲裁解決：如合同約定了仲裁條款，應(yīng)按照仲裁程序向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁。訴訟解決：如無法通過協(xié)商、調(diào)解或仲裁解決，可向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。4.在合同糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和建議。（三）糾紛處理的注意事項(xiàng)1.處理合同糾紛應(yīng)遵循合法、合理、公平的原則，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。2.注意收集和保存相關(guān)證據(jù)材料，證據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，能夠證明合同糾紛的事實(shí)和雙方的主張。3.嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行處理，避免因程序違法導(dǎo)致不利后果。4.加強(qiáng)與合同相對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，盡量通過友好協(xié)商解決糾紛，減少對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。六、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍本企業(yè)簽訂的各類合同、協(xié)議及其相關(guān)的補(bǔ)充文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等均應(yīng)歸檔。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。1.短期保管期限為[X]年，適用于一般性合同。2.中期保管期限為[X]年，適用于涉及金額較大、履行期限較長(zhǎng)或具有一定重要性的合同。3.長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于重大合同、涉及企業(yè)核心利益的合同或法律法規(guī)規(guī)定需要長(zhǎng)期保管的合同。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到法務(wù)部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、合同管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)企業(yè)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤督促整改落實(shí)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的