紙質(zhì)廣告物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)廣告物料的管理，規(guī)范物料的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保廣告物料的合理利用，提高宣傳效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及紙質(zhì)廣告物料的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于宣傳海報(bào)、宣傳單頁(yè)、名片、產(chǎn)品手冊(cè)等的制作、使用與管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：紙質(zhì)廣告物料由公司指定部門統(tǒng)一管理，確保物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和資源的有效整合。2.按需使用原則：各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求申請(qǐng)使用廣告物料，避免浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制廣告物料的制作和使用成本。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)紙質(zhì)廣告物料管理制度的制定、修訂和完善。2.匯總各部門的物料需求計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)。3.建立廣告物料庫(kù)存管理臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存。4.負(fù)責(zé)物料的出入庫(kù)管理，確保物料的安全與完整。5.對(duì)物料供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與管理，建立合格供應(yīng)商名錄。（二）設(shè)計(jì)部門1.根據(jù)各部門需求，負(fù)責(zé)紙質(zhì)廣告物料的設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)內(nèi)容符合公司品牌形象和宣傳要求。2.對(duì)設(shè)計(jì)初稿進(jìn)行審核，根據(jù)反饋意見及時(shí)修改完善。3.配合行政部門進(jìn)行物料的制作跟進(jìn)，確保設(shè)計(jì)意圖準(zhǔn)確傳達(dá)。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向行政部門提交紙質(zhì)廣告物料需求申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門所使用廣告物料的合理使用與保管，不得隨意丟棄或損壞。3.反饋物料使用過程中的問題和改進(jìn)建議，協(xié)助行政部門優(yōu)化物料管理工作。三、采購(gòu)管理（一）需求計(jì)劃1.各部門應(yīng)在每月[具體日期]前，將次月紙質(zhì)廣告物料需求計(jì)劃提交至行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的物料需求，使用部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門提出申請(qǐng)，并說明原因。（二）采購(gòu)申請(qǐng)行政部門根據(jù)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況，編制月度采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)廣告物料供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行更新。采購(gòu)應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商中選擇。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)單，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。2.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.對(duì)于采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量不符、交貨延遲等，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向行政部門匯報(bào)。四、設(shè)計(jì)與制作管理（一）設(shè)計(jì)要求1.設(shè)計(jì)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司品牌形象和宣傳策略進(jìn)行紙質(zhì)廣告物料的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)宣傳信息，具有吸引力和感染力。2.設(shè)計(jì)初稿完成后，應(yīng)提交給使用部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核意見應(yīng)及時(shí)反饋給設(shè)計(jì)部門，設(shè)計(jì)人員根據(jù)意見進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（二）制作流程1.設(shè)計(jì)審核通過后，行政部門根據(jù)設(shè)計(jì)稿與供應(yīng)商簽訂制作合同，明確制作要求、價(jià)格、交貨期等條款。2.供應(yīng)商按照合同要求進(jìn)行物料制作，制作過程中應(yīng)接受公司相關(guān)人員的監(jiān)督檢查，確保制作質(zhì)量符合設(shè)計(jì)要求。3.制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)將物料送至公司指定地點(diǎn)，并提供制作清單和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。五、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.物料到貨后，行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)送貨清單和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗(yàn)收合格的物料應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物料類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物料的出入庫(kù)情況。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)廣告物料庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體周期]。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理庫(kù)存、核對(duì)賬目等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物料數(shù)量，檢查物料質(zhì)量和存放情況。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整處理。（三）庫(kù)存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)物料的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警值時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)通知行政部門負(fù)責(zé)人，并根據(jù)需求計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)，確保物料供應(yīng)的連續(xù)性。六、使用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門如需領(lǐng)用紙質(zhì)廣告物料，應(yīng)填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.物料領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在物料領(lǐng)用登記表上簽字，領(lǐng)取物料后妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和范圍使用紙質(zhì)廣告物料，不得擅自更改或挪作他用。2.在使用廣告物料過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。對(duì)于剩余物料，應(yīng)及時(shí)交回行政部門倉(cāng)庫(kù)。3.如發(fā)現(xiàn)廣告物料存在質(zhì)量問題或與設(shè)計(jì)要求不符，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，行政部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）回收與銷毀1.活動(dòng)結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)將剩余的紙質(zhì)廣告物料交回行政部門倉(cāng)庫(kù)。行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，并辦理回收手續(xù)。2.對(duì)于已使用過且無需保留的廣告物料，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、物料名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。七、成本控制（一）預(yù)算編制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度宣傳計(jì)劃和各部門需求，編制紙質(zhì)廣告物料年度預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括物料采購(gòu)費(fèi)用、設(shè)計(jì)費(fèi)用、制作費(fèi)用、庫(kù)存管理費(fèi)用等。2.年度預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為物料管理的費(fèi)用控制依據(jù)。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超支。（二）成本核算1.行政部門應(yīng)建立紙質(zhì)廣告物料成本核算制度，定期對(duì)物料采購(gòu)、設(shè)計(jì)、制作、庫(kù)存等環(huán)節(jié)的成本進(jìn)行核算。2.通過成本核算，分析成本構(gòu)成和變動(dòng)情況，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化成本管理工作。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.紙質(zhì)廣告物料的采購(gòu)、設(shè)計(jì)、制作等費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、領(lǐng)用申請(qǐng)表等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)，應(yīng)予以拒絕。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)廣告物料的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物料需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、采購(gòu)流程的合規(guī)性、設(shè)計(jì)制作質(zhì)量、庫(kù)存管理情況、使用部門的使用規(guī)范等方面。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將對(duì)各部門紙質(zhì)廣告物料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系。2.考核指標(biāo)包括物料需求計(jì)劃完成率、采購(gòu)成本控制、設(shè)計(jì)