禮品采購(gòu)贈(zèng)送管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品采購(gòu)與贈(zèng)送行為，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務(wù)拓展、客戶(hù)關(guān)系維護(hù)等方面的積極作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)因業(yè)務(wù)往來(lái)、商務(wù)活動(dòng)、節(jié)日慰問(wèn)等需要進(jìn)行禮品采購(gòu)與贈(zèng)送的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購(gòu)與贈(zèng)送活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，杜絕違規(guī)違紀(jì)行為。2.必要性原則：禮品的采購(gòu)與贈(zèng)送應(yīng)基于真實(shí)的業(yè)務(wù)需求，避免不必要的浪費(fèi)。3.適度性原則：禮品價(jià)值應(yīng)與公司業(yè)務(wù)規(guī)模、客戶(hù)關(guān)系等相匹配，避免過(guò)度贈(zèng)送或贈(zèng)送價(jià)值過(guò)高的禮品。4.透明性原則：禮品采購(gòu)與贈(zèng)送過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)禮品的用途、預(yù)計(jì)贈(zèng)送對(duì)象、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。（二）預(yù)算審核1.行政部門(mén)收到《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)禮品采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算金額的合理性、與公司財(cái)務(wù)制度的相符性等。2.如預(yù)算金額超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或存在不合理之處，行政部門(mén)應(yīng)與申請(qǐng)部門(mén)溝通，要求其調(diào)整預(yù)算或提供詳細(xì)說(shuō)明。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.經(jīng)預(yù)算審核通過(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行禮品采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.采購(gòu)人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供正規(guī)發(fā)票，并妥善保存采購(gòu)相關(guān)憑證，如采購(gòu)合同、發(fā)票、送貨單等，以備查驗(yàn)。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.禮品到貨后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)要求。2.驗(yàn)收合格的禮品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《禮品入庫(kù)單》，注明禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問(wèn)題或與采購(gòu)要求不符，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。三、禮品贈(zèng)送管理（一）贈(zèng)送審批1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《禮品贈(zèng)送審批表》，詳細(xì)說(shuō)明贈(zèng)送禮品的原因、對(duì)象、數(shù)量、價(jià)值等信息。2.《禮品贈(zèng)送審批表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交至總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理根據(jù)公司禮品贈(zèng)送政策及實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行禮品贈(zèng)送。（二）贈(zèng)送方式1.禮品贈(zèng)送方式包括直接贈(zèng)送、郵寄、委托第三方贈(zèng)送等。2.如采用郵寄方式贈(zèng)送禮品，應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并確保禮品包裝完好、郵寄信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.如委托第三方贈(zèng)送禮品，應(yīng)與第三方簽訂委托協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量送達(dá)指定對(duì)象。（三）贈(zèng)送記錄1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立禮品贈(zèng)送臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品贈(zèng)送的時(shí)間、對(duì)象、數(shù)量、價(jià)值、贈(zèng)送方式等信息。2.禮品贈(zèng)送臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)與更新，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。四、禮品使用監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)禮品采購(gòu)與贈(zèng)送情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品采購(gòu)與贈(zèng)送是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。2.行政部門(mén)應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督。2.如發(fā)現(xiàn)禮品采購(gòu)與贈(zèng)送存在問(wèn)題，應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告整改情況。五、禮品使用效果評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.客戶(hù)滿(mǎn)意度：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、客戶(hù)反饋等方式，了解客戶(hù)對(duì)禮品的滿(mǎn)意度。2.業(yè)務(wù)合作效果：評(píng)估禮品贈(zèng)送對(duì)公司業(yè)務(wù)合作的促進(jìn)作用，如訂單數(shù)量、合作項(xiàng)目進(jìn)展等。3.品牌形象提升：分析禮品贈(zèng)送對(duì)公司品牌形象的提升效果，如品牌知名度、美譽(yù)度等。（二）評(píng)估周期禮品使用效果評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，原則上每半年進(jìn)行一次全面評(píng)估。（三）評(píng)估報(bào)告1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)禮品使用效果進(jìn)行評(píng)估，并撰寫(xiě)評(píng)估報(bào)告。2.評(píng)估報(bào)告應(yīng)包括評(píng)估指標(biāo)完成情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。3.評(píng)估報(bào)告經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司管理層。六、禮品管理的其他規(guī)定（一）禮品的保管1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的禮品倉(cāng)庫(kù)，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)的禮品進(jìn)行妥善保管。2.禮品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保禮品不受潮、損壞。3.行政部門(mén)應(yīng)建立禮品庫(kù)存管理制度，定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（二）禮品的處置1.對(duì)于因各種原因不再使用或不需要的禮品，行政部門(mén)應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。2.禮品處置方式包括報(bào)廢、捐贈(zèng)、變賣(mài)等。如采用捐贈(zèng)或變賣(mài)方式處置禮品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保處置過(guò)程公開(kāi)、透明。（三）禮品的標(biāo)識(shí)與宣傳1.如禮品上需要標(biāo)注公司標(biāo)識(shí)或宣傳信息，應(yīng)按照公司品牌管理規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)與制作。2.禮品標(biāo)識(shí)與宣傳信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、合法，不得侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)或違反法律法規(guī)規(guī)定。七、附則