藥品各種憑證管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品各種憑證的管理，確保藥品質(zhì)量可追溯，規(guī)范藥品采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、銷售等環(huán)節(jié)的操作，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)藥品采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、銷售憑證等各類與藥品相關(guān)憑證的管理。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)發(fā)票的收集、整理與保管，確保發(fā)票信息真實(shí)、完整，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)監(jiān)督藥品驗(yàn)收記錄、養(yǎng)護(hù)記錄等質(zhì)量相關(guān)憑證的填寫、審核與歸檔，確保記錄符合質(zhì)量管理要求。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)藥品出入庫(kù)憑證的管理，保證庫(kù)存賬目與實(shí)物一致，做好相關(guān)憑證的保存工作。4.銷售部門：負(fù)責(zé)銷售憑證的開具、審核與保管，準(zhǔn)確記錄藥品銷售信息。5.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)各類藥品憑證進(jìn)行審核，依據(jù)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，并協(xié)助相關(guān)部門做好憑證的查閱工作。二、藥品采購(gòu)憑證管理（一）采購(gòu)發(fā)票1.采購(gòu)藥品時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)包含藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、購(gòu)貨單位名稱、稅號(hào)等詳細(xì)信息。2.發(fā)票的開具日期應(yīng)與藥品采購(gòu)日期相符，且發(fā)票上的印章應(yīng)清晰、齊全，與供應(yīng)商名稱一致。3.采購(gòu)人員在收到發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)訂單、驗(yàn)收記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票。4.采購(gòu)發(fā)票應(yīng)按照日期順序進(jìn)行整理，每月裝訂成冊(cè)，并在封面注明月份、發(fā)票起止號(hào)碼、份數(shù)、金額等信息。裝訂后的發(fā)票應(yīng)妥善保管，保存期限為[具體年限]年。5.財(cái)務(wù)部門在審核采購(gòu)發(fā)票時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及與采購(gòu)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)拒絕入賬，并及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行處理。（二）采購(gòu)訂單1.采購(gòu)訂單是公司與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同的書面形式，應(yīng)明確藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等條款。2.采購(gòu)訂單應(yīng)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效，并及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)留存一份采購(gòu)訂單副本，作為采購(gòu)業(yè)務(wù)的跟蹤與核對(duì)依據(jù)。3.在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊情況需要變更訂單內(nèi)容，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更后的采購(gòu)訂單應(yīng)重新進(jìn)行審核與存檔。4.采購(gòu)訂單應(yīng)按照項(xiàng)目分類進(jìn)行歸檔，保存期限為[具體年限]年。以便在需要時(shí)能夠快速查閱采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。三、藥品驗(yàn)收憑證管理（一）驗(yàn)收記錄1.藥品到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)訂單、發(fā)票等相關(guān)憑證，對(duì)藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、劑型、批準(zhǔn)文號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期、生產(chǎn)廠家等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照公司制定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書等進(jìn)行檢查，確保藥品質(zhì)量符合要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的藥品，應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，并及時(shí)報(bào)告質(zhì)量部門。3.驗(yàn)收記錄應(yīng)包括藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、批準(zhǔn)文號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期、生產(chǎn)廠家、到貨日期、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人員簽名等信息。記錄應(yīng)使用藍(lán)色或黑色中性筆填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整。4.驗(yàn)收記錄應(yīng)按藥品批次進(jìn)行整理，每批藥品的驗(yàn)收記錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在封面注明藥品名稱、批次、驗(yàn)收日期等信息。驗(yàn)收記錄的保存期限為藥品有效期滿后[具體年限]年，但不得少于[規(guī)定年限]年。（二）檢驗(yàn)報(bào)告1.對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的藥品，采購(gòu)部門應(yīng)在藥品到貨前通知質(zhì)量部門。質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定對(duì)藥品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。2.檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括藥品的名稱、規(guī)格、批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)依據(jù)、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員簽名等內(nèi)容。檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)加蓋質(zhì)量檢驗(yàn)專用章，確保報(bào)告的真實(shí)性和有效性。3.質(zhì)量部門應(yīng)將檢驗(yàn)報(bào)告及時(shí)反饋給采購(gòu)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門。對(duì)于檢驗(yàn)合格的藥品，方可辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的藥品，應(yīng)按照不合格藥品管理制度進(jìn)行處理。4.檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)與驗(yàn)收記錄一同歸檔保存，保存期限與驗(yàn)收記錄相同。四、藥品儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)憑證管理（一）養(yǎng)護(hù)記錄1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)按照藥品儲(chǔ)存條件的要求，對(duì)庫(kù)存藥品進(jìn)行定期養(yǎng)護(hù)。養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)填寫?zhàn)B護(hù)記錄，記錄藥品的名稱、規(guī)格、批次、養(yǎng)護(hù)日期、養(yǎng)護(hù)情況等信息。2.養(yǎng)護(hù)記錄應(yīng)包括藥品的外觀質(zhì)量檢查情況，如是否有變色、變形、滲漏、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象；溫濕度記錄；養(yǎng)護(hù)措施及結(jié)果等內(nèi)容。養(yǎng)護(hù)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。3.養(yǎng)護(hù)人員在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)藥品存在質(zhì)量問題時(shí)，應(yīng)立即懸掛明顯的警示標(biāo)志，并及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行復(fù)查。質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)復(fù)查結(jié)果，按照不合格藥品管理制度進(jìn)行處理。4.養(yǎng)護(hù)記錄應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，保存期限為[具體年限]年。（二）溫濕度記錄1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。溫濕度記錄應(yīng)包括日期、時(shí)間、溫度、濕度等信息。2.溫濕度記錄應(yīng)按時(shí)填寫，不得漏記、補(bǔ)記或偽造。記錄應(yīng)使用藍(lán)色或黑色中性筆填寫，字跡清晰。如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)控措施，并記錄調(diào)控情況。3.溫濕度記錄應(yīng)保存[具體年限]年，以便追溯倉(cāng)庫(kù)溫濕度變化情況，確保藥品儲(chǔ)存環(huán)境符合要求。五、藥品銷售憑證管理（一）銷售發(fā)票1.銷售部門應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，為購(gòu)貨單位開具合法有效的銷售發(fā)票。銷售發(fā)票應(yīng)包含藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、購(gòu)貨單位名稱、稅號(hào)、銷售日期等信息。2.銷售發(fā)票的開具應(yīng)與實(shí)際銷售業(yè)務(wù)相符，不得虛開、代開或開具與實(shí)際銷售內(nèi)容不符的發(fā)票。發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章。3.銷售部門應(yīng)建立銷售發(fā)票開具臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的號(hào)碼、開具日期、購(gòu)貨單位名稱、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。4.銷售發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)按照日期順序進(jìn)行整理，每月裝訂成冊(cè)，并在封面注明月份、發(fā)票起止號(hào)碼、份數(shù)、金額等信息。裝訂后的發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，保存期限為[具體年限]年。（二）銷售清單1.銷售部門在開具銷售發(fā)票的同時(shí)，應(yīng)開具銷售清單。銷售清單應(yīng)包含藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、購(gòu)貨單位名稱、銷售日期等信息，與銷售發(fā)票內(nèi)容一致。2.銷售清單應(yīng)一式多份，分別由銷售部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等留存。銷售部門留存的銷售清單應(yīng)按照銷售業(yè)務(wù)順序進(jìn)行整理，保存期限為[具體年限]年。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)銷售清單進(jìn)行藥品出庫(kù)操作，并在銷售清單上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門依據(jù)銷售清單和銷售發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，確保銷售業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。六、憑證的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱藥品各種憑證時(shí)，應(yīng)填寫《憑證查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的憑證名稱、查閱原因、查閱日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《憑證查閱申請(qǐng)表》提交給檔案管理部門后，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的憑證，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。查閱人員不得在憑證上涂改、標(biāo)記或抽取、撤換憑證。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將憑證歸還檔案管理部門，并在《憑證查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱藥品各種憑證的，借閱人員應(yīng)填寫《憑證借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的《憑證借閱申請(qǐng)表》，將借閱的憑證復(fù)印或提供原件給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還憑證，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的憑證妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。如因保管不善造成憑證丟失、損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、憑證的銷毀（一）銷毀條件1.藥品各種憑證的保存期限已滿，且按照規(guī)定無(wú)需繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聭{證損壞、滅失，無(wú)法繼續(xù)使用且無(wú)保存價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)到期或需銷毀的憑證進(jìn)行清理核對(duì)，編制《憑證銷毀清單》，詳細(xì)列出憑證的名稱、數(shù)量、所屬年度、保存期限等信息。2.《憑證銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案管理部門組織實(shí)施憑證銷