幼兒園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)、后勤保障等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門、各班級(jí)及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門、各班級(jí)指定專人負(fù)責(zé)收集、整理、移交檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集幼兒園在不同時(shí)期、不同工作領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及幼兒園機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體教職員工的檔案意識(shí)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握檔案管理技能，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本部門、本班級(jí)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)反饋檔案利用情況。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、規(guī)章制度、人事檔案、工資福利、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)大綱、教學(xué)評(píng)估、學(xué)生成績、教學(xué)活動(dòng)記錄、教研活動(dòng)記錄、教師培訓(xùn)、幼兒學(xué)籍檔案等內(nèi)容。3.后勤管理類：包含校園建設(shè)規(guī)劃、基建檔案、物資采購、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理、食堂管理、衛(wèi)生保健、后勤服務(wù)等方面的檔案資料。4.黨群工作類：涉及黨組織建設(shè)、黨員檔案、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、精神文明建設(shè)等方面的文件材料。5.聲像檔案類：包括幼兒園重大活動(dòng)、會(huì)議、教學(xué)實(shí)踐、師生風(fēng)采等方面的照片、錄像、錄音等資料。6.實(shí)物檔案類：如幼兒園獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等。（二）檔案編號(hào)1.采用年度類別順序號(hào)的編號(hào)方法。例如：2023XM001，表示2023年行政管理類第1份檔案。2.各類檔案根據(jù)分類情況進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)保持連續(xù)性和唯一性。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各部門、各班級(jí)在工作中形成的各類文件、資料、圖表、記錄等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與幼兒園相關(guān)的文件、通知、指示等。3.幼兒園與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.幼兒園組織的各類活動(dòng)的策劃方案、總結(jié)報(bào)告、照片、錄像等資料。5.教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的有保存價(jià)值的材料。6.幼兒在園期間的各類檔案資料，如入園登記表、體檢表、學(xué)習(xí)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。（二）收集要求1.各部門、各班級(jí)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對本部門、本班級(jí)的檔案資料進(jìn)行清理和收集，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.對于重要文件、資料應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓、延誤。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。4.建立檔案電子目錄，方便檔案的查詢和管理。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教育教學(xué)類檔案應(yīng)在學(xué)期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.后勤管理類檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.黨群工作類檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)歸檔。5.聲像檔案類應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔，實(shí)物檔案應(yīng)及時(shí)移交綜合檔案室。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范，分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目完整。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，紙張大小一致，書寫工整。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（三）移交手續(xù)1.各部門、各班級(jí)檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并填寫檔案移交清單。2.綜合檔案室檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對移交清單，對移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括幼兒園章程、重要會(huì)議記錄、決議、規(guī)章制度、人事檔案等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)評(píng)估、學(xué)生成績等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括一般性文件、資料、記錄等。（二）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。（三）保護(hù)措施1.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，防止檔案丟失或損壞。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和利用，同時(shí)減少紙質(zhì)檔案的使用頻率，延長檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，確保檔案庫房的安全。七、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于不宜查閱、借閱的檔案，利用者可申請復(fù)制檔案資料，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。（三）利用登記1.檔案利用應(yīng)建立登記制度，對利用者的姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）歸還要求1.借閱檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行賠償。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)