社保業(yè)務(wù)規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保業(yè)務(wù)管理，規(guī)范社保辦理流程，保障員工合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司社保業(yè)務(wù)的辦理、管理與監(jiān)督。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家社保法律法規(guī)及政策要求，確保社保業(yè)務(wù)辦理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：準(zhǔn)確記錄員工社保信息，及時(shí)辦理社保增減員、繳費(fèi)申報(bào)等業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)等情況。3.服務(wù)員工原則：以員工需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的社保服務(wù)，維護(hù)員工社保權(quán)益。二、社保業(yè)務(wù)管理職責(zé)分工（一）人事部門1.負(fù)責(zé)員工社保信息的收集、整理、錄入及維護(hù)，確保員工社保信息準(zhǔn)確無誤。2.辦理員工社保增減員手續(xù)，根據(jù)員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等情況及時(shí)更新社保參保信息。3.核算員工社保繳費(fèi)金額，編制社保繳費(fèi)報(bào)表，按時(shí)向社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)申報(bào)繳費(fèi)。4.解答員工關(guān)于社保政策、待遇等方面的疑問，協(xié)助員工辦理社保相關(guān)業(yè)務(wù)。5.配合社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開展社?；?、基數(shù)調(diào)整等工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。（二）財(cái)務(wù)部門1.根據(jù)人事部門提供的社保繳費(fèi)報(bào)表，及時(shí)足額繳納社保費(fèi)用，確保公司社保繳費(fèi)正常。2.負(fù)責(zé)社保費(fèi)用的賬務(wù)處理，定期與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核對(duì)賬目，確保賬目清晰準(zhǔn)確。3.協(xié)助人事部門做好社保費(fèi)用預(yù)算編制及成本控制工作。（三）其他部門1.各部門應(yīng)及時(shí)向人事部門提供員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)信息，協(xié)助人事部門做好社保業(yè)務(wù)辦理工作。2.配合人事部門做好員工社保政策宣傳及解釋工作，確保員工了解社保權(quán)益和義務(wù)。三、社保參保登記與信息管理（一）參保登記1.新員工入職時(shí)，人事部門應(yīng)在員工入職之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，為其辦理社保參保登記手續(xù)。辦理參保登記時(shí)，需提供員工身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料，并確保資料真實(shí)、完整。2.人事部門應(yīng)按照社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要求，準(zhǔn)確填寫參保登記表格，錄入員工基本信息，包括姓名、性別、身份證號(hào)碼、出生日期、戶籍地址、聯(lián)系電話、參保類型、繳費(fèi)基數(shù)等。3.參保登記信息錄入完成后，人事部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無誤。如有錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)更正。（二）信息變更1.員工社保信息發(fā)生變更時(shí)，如姓名、性別、身份證號(hào)碼、戶籍地址、聯(lián)系電話、繳費(fèi)基數(shù)等，人事部門應(yīng)在變更事項(xiàng)發(fā)生之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，攜帶相關(guān)證明材料到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理信息變更手續(xù)。2.辦理信息變更時(shí)，人事部門應(yīng)填寫信息變更申請(qǐng)表，注明變更事項(xiàng)及變更原因，并加蓋公司公章。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，予以辦理信息變更。3.人事部門應(yīng)及時(shí)更新公司社保系統(tǒng)中的員工信息，確保社保系統(tǒng)信息與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)信息一致。（三）信息查詢與維護(hù)1.人事部門應(yīng)定期查詢公司社保系統(tǒng)中的員工社保信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)信息異常，應(yīng)及時(shí)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)處理。2.人事部門應(yīng)建立員工社保信息檔案，妥善保管員工社保參保登記、信息變更等相關(guān)資料，保存期限按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核對(duì)公司社保繳費(fèi)信息，確保繳費(fèi)金額準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)與人事部門溝通，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。四、社保增減員管理（一）增員管理1.新員工入職后，人事部門應(yīng)在員工入職之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，為其辦理社保增員手續(xù)。辦理增員手續(xù)時(shí)，需提供員工身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料。2.人事部門應(yīng)按照社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要求，在社保系統(tǒng)中錄入增員信息，包括員工基本信息、參保起始時(shí)間、繳費(fèi)基數(shù)等。錄入完成后，仔細(xì)核對(duì)信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.增員信息核對(duì)無誤后，人事部門應(yīng)提交社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。審核通過后，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)生成增員記錄，公司按照規(guī)定繳納社保費(fèi)用。（二）減員管理1.員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，人事部門應(yīng)在員工離職或調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，為其辦理社保減員手續(xù)。辦理減員手續(xù)時(shí)，需提供員工離職證明、調(diào)動(dòng)通知等相關(guān)資料。2.人事部門應(yīng)在社保系統(tǒng)中錄入減員信息，包括員工姓名、身份證號(hào)碼、減員原因、減員時(shí)間等。錄入完成后，認(rèn)真核對(duì)信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.減員信息核對(duì)無誤后，人事部門應(yīng)提交社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。審核通過后，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)生成減員記錄，公司停止為該員工繳納社保費(fèi)用。（三）特殊情況處理1.員工因工傷、職業(yè)病等原因需要暫停繳納社保的，人事部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，提供工傷認(rèn)定決定書、勞動(dòng)能力鑒定結(jié)論等證明材料，到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理暫停繳費(fèi)手續(xù)。2.員工因出國留學(xué)、參軍等原因需要暫停繳納社保的，人事部門應(yīng)要求員工提供相關(guān)證明材料，辦理暫停繳費(fèi)手續(xù)。待員工回國、退伍等后，再根據(jù)實(shí)際情況辦理社保續(xù)保手續(xù)。3.員工在試用期內(nèi)不符合錄用條件被辭退的，人事部門應(yīng)在辭退手續(xù)辦理完畢之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，為其辦理社保減員手續(xù)。五、社保繳費(fèi)管理（一）繳費(fèi)基數(shù)核定1.公司按照國家規(guī)定，以員工上年度月平均工資作為社保繳費(fèi)基數(shù)。新員工以入職首月工資作為繳費(fèi)基數(shù)。2.每年社保繳費(fèi)基數(shù)調(diào)整時(shí)，人事部門應(yīng)根據(jù)員工上年度月平均工資情況，重新核定繳費(fèi)基數(shù)。繳費(fèi)基數(shù)核定范圍應(yīng)符合社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)規(guī)定的上下限標(biāo)準(zhǔn)。3.人事部門應(yīng)將繳費(fèi)基數(shù)核定情況告知員工，并要求員工簽字確認(rèn)。如員工對(duì)繳費(fèi)基數(shù)有異議，應(yīng)及時(shí)與人事部門溝通核實(shí)。（二）繳費(fèi)申報(bào)與繳納1.人事部門每月應(yīng)根據(jù)社保參保人員情況，編制社保繳費(fèi)報(bào)表，明確參保人員名單、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)金額等信息。2.繳費(fèi)報(bào)表編制完成后，人事部門應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)規(guī)定的時(shí)間和方式，足額繳納社保費(fèi)用。3.公司應(yīng)確保社保費(fèi)用按時(shí)足額繳納，避免因欠費(fèi)產(chǎn)生滯納金等額外費(fèi)用。如因特殊原因無法按時(shí)繳納社保費(fèi)用，應(yīng)提前向社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)申請(qǐng)緩繳，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）繳費(fèi)記錄查詢與核對(duì)1.人事部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期查詢公司社保繳費(fèi)記錄，確保繳費(fèi)記錄準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)繳費(fèi)記錄與實(shí)際情況不符，應(yīng)及時(shí)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)處理。2.每年社保年度結(jié)束后，人事部門應(yīng)打印公司全年社保繳費(fèi)明細(xì)，與財(cái)務(wù)部門賬目進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)無誤后，將繳費(fèi)明細(xì)存檔保管。六、社保待遇申領(lǐng)與管理（一）待遇申領(lǐng)條件1.員工符合國家規(guī)定的社保待遇申領(lǐng)條件時(shí)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇領(lǐng)取、醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷、生育保險(xiǎn)待遇申領(lǐng)等，人事部門應(yīng)協(xié)助員工辦理待遇申領(lǐng)手續(xù)。2.員工申領(lǐng)社保待遇時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如身份證、社保卡、病歷、診斷證明、費(fèi)用清單、生育證明等。人事部門應(yīng)認(rèn)真審核員工提供的證明材料，確保材料真實(shí)、完整、有效。（二）待遇申領(lǐng)流程1.員工向人事部門提出社保待遇申領(lǐng)申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。人事部門對(duì)員工提交的申請(qǐng)及材料進(jìn)行初審，初審合格后，填寫待遇申領(lǐng)申請(qǐng)表，加蓋公司公章。2.人事部門將待遇申領(lǐng)申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料報(bào)送社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，按照規(guī)定發(fā)放社保待遇。3.人事部門應(yīng)及時(shí)跟蹤社保待遇發(fā)放情況，如發(fā)現(xiàn)待遇未按時(shí)足額發(fā)放，應(yīng)及時(shí)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通核實(shí)，并協(xié)助員工解決問題。（三）待遇管理與監(jiān)督1.人事部門應(yīng)建立員工社保待遇臺(tái)賬，記錄員工社保待遇申領(lǐng)情況、發(fā)放金額、發(fā)放時(shí)間等信息。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要求，及時(shí)將社保待遇發(fā)放至員工指定賬戶，并做好賬務(wù)處理。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社保待遇申領(lǐng)與發(fā)放的監(jiān)督管理，防止出現(xiàn)冒領(lǐng)、騙取社保待遇等違法行為。如發(fā)現(xiàn)員工存在冒領(lǐng)、騙取社保待遇等行為，應(yīng)及時(shí)追回已發(fā)放的待遇，并按照規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。七、社保檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.員工社保檔案應(yīng)包括員工社保參保登記、信息變更、增減員、繳費(fèi)記錄、待遇申領(lǐng)等相關(guān)資料。2.社保檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，紙質(zhì)版檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、裝訂、歸檔，電子版檔案應(yīng)進(jìn)行備份保存。（二）檔案保管1.人事部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)社保檔案管理工作，確保檔案資料的安全、完整。2.社保檔案應(yīng)妥善保管在專門的檔案柜中，按照檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。3.社保檔案保管期限按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱社保檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.外單位人員因工作需要查閱社保檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信、有效身份證件等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人事部門專人陪同查閱。查閱檔案時(shí)，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱社保檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、社保業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司建立社保業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)社保業(yè)務(wù)辦理情況進(jìn)行檢查，確保社保業(yè)務(wù)辦理合法合規(guī)、準(zhǔn)確及時(shí)。2.人事部門應(yīng)定期對(duì)社保業(yè)務(wù)辦理流程、操作規(guī)范等進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)社保