下油供應商管理制度總則1.目的為了加強公司下油供應商的管理，規(guī)范采購流程，確保下油供應的質(zhì)量、及時性和穩(wěn)定性，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有下油采購活動及與之相關的供應商管理。3.基本原則公平、公正、公開原則：在供應商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等過程中，確保公平對待所有供應商，公正評價供應商表現(xiàn)，公開相關信息。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供符合公司質(zhì)量要求下油產(chǎn)品的供應商。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。供應商選擇與準入1.供應商篩選標準資質(zhì)信譽：供應商應具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關證照，具備良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄。生產(chǎn)能力：具備與公司下油采購量相匹配的生產(chǎn)能力，能夠按時、足額供應下油產(chǎn)品。質(zhì)量保證：擁有完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供符合國家標準及公司要求的下油產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告。價格合理：在保證質(zhì)量的前提下，價格具有市場競爭力，能夠提供合理的報價。服務水平：具備良好的售后服務意識和能力，能夠及時響應公司的需求，解決供應過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理，建立供應商信息庫，內(nèi)容包括供應商基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量狀況、價格水平等。3.供應商評估與審核采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量管理等情況。要求供應商提供樣品進行質(zhì)量檢測，檢測合格后方可進入下一步評估。審核供應商的資質(zhì)文件、業(yè)績情況等，對供應商進行綜合評估打分。根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，列入公司合格供應商名錄。4.供應商準入流程潛在供應商向采購部門提交準入申請，包括公司簡介、資質(zhì)證明、產(chǎn)品介紹、報價等資料。采購部門對申請資料進行初審，符合基本篩選標準的，安排實地考察和評估。評估合格的供應商，經(jīng)采購部門負責人審核、公司主管領導批準后，納入合格供應商名錄，獲得準入資格。采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據(jù)下油采購需求，與選定的供應商簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款的完整性和合法性。采購合同簽訂前，應經(jīng)法務部門審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。2.合同執(zhí)行采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量供應下油產(chǎn)品。供應商應按照合同約定的時間、地點和方式交貨，提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等相關資料。采購部門對供應商交貨的產(chǎn)品進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應及時通知供應商處理，并按照合同約定追究其違約責任。3.合同變更與解除在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司需求調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。如因不可抗力或其他法定原因需要解除合同的，采購部門應按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關手續(xù)，并及時通知供應商。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關資料進行整理歸檔，妥善保管。合同檔案應包括合同原件、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等。合同檔案的保管期限應按照公司檔案管理制度執(zhí)行，確保合同資料的完整性和可追溯性。下油質(zhì)量管理1.質(zhì)量標準明確下油產(chǎn)品的質(zhì)量標準，包括物理性能、化學指標、雜質(zhì)含量等方面的要求。質(zhì)量標準應符合國家標準及行業(yè)規(guī)范，同時滿足公司生產(chǎn)工藝的需要。采購部門在與供應商簽訂采購合同時，應將質(zhì)量標準作為合同條款明確約定，要求供應商嚴格按照標準生產(chǎn)和供應產(chǎn)品。2.質(zhì)量檢驗采購部門負責組織對下油產(chǎn)品進行到貨檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、質(zhì)量等方面。公司應配備必要的檢驗設備和人員，按照規(guī)定的檢驗方法和流程進行檢驗。檢驗合格的產(chǎn)品方可辦理入庫手續(xù)，不合格產(chǎn)品應及時通知供應商處理。定期對下油產(chǎn)品進行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。抽檢結(jié)果應記錄在案，作為供應商評價的重要依據(jù)。3.質(zhì)量問題處理如發(fā)現(xiàn)下油產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，采購部門應立即通知供應商，要求其采取措施解決問題。供應商應在規(guī)定時間內(nèi)到達現(xiàn)場，協(xié)商處理方案。對于質(zhì)量問題嚴重的產(chǎn)品，應按照合同約定進行退貨、換貨或降價處理等。同時，采購部門應分析質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。建立質(zhì)量問題跟蹤機制，對質(zhì)量問題的處理情況進行跟蹤記錄，確保問題得到徹底解決。價格管理1.價格調(diào)研采購部門定期收集下油市場價格信息，了解市場價格動態(tài)和變化趨勢。通過網(wǎng)絡平臺、行業(yè)會議、市場調(diào)研機構(gòu)等渠道獲取相關價格數(shù)據(jù)。分析市場價格變化的原因，包括原材料價格波動、市場供需關系、政策調(diào)整等因素，為價格談判和決策提供參考依據(jù)。2.價格談判在與供應商簽訂采購合同時，采購部門應根據(jù)市場價格調(diào)研情況，與供應商進行價格談判。談判過程中，應充分考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，爭取合理的價格。采購部門應制定價格談判策略，明確談判底線和目標，確保公司利益最大化。談判結(jié)果應形成書面記錄，作為合同價格條款的依據(jù)。3.價格調(diào)整根據(jù)市場價格變化情況，采購部門可與供應商協(xié)商調(diào)整下油采購價格。價格調(diào)整應遵循公平、合理、協(xié)商一致的原則，確保雙方利益平衡。價格調(diào)整應簽訂書面協(xié)議，明確調(diào)整的原因、幅度、生效時間等條款，并及時通知相關部門。交貨管理1.交貨計劃采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)需求，提前制定下油采購交貨計劃，并通知供應商。交貨計劃應明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。供應商應根據(jù)交貨計劃安排生產(chǎn)和運輸，確保按時交貨。如因特殊原因需要變更交貨時間的，應提前通知采購部門，并協(xié)商一致。2.交貨方式明確下油產(chǎn)品的交貨方式，如供應商送貨上門、公司自提等。交貨方式應在采購合同中明確約定，雙方應按照約定執(zhí)行。對于供應商送貨上門的，應明確交貨地點及驗收要求；對于公司自提的，應明確提貨時間、地點及提貨手續(xù)等。3.交貨驗收采購部門在收到供應商交貨通知后，應組織相關人員按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品外觀、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面。驗收合格的產(chǎn)品，采購部門應出具驗收報告，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的產(chǎn)品，應按照合同約定處理，如退貨、換貨等。建立交貨驗收記錄檔案，記錄每次交貨的驗收情況，作為供應商評價的依據(jù)之一。供應商評價與考核1.評價指標質(zhì)量指標：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量問題投訴率等。交貨指標：包括按時交貨率、交貨準確率等。價格指標：包括價格合理性、價格調(diào)整情況等。服務指標：包括售后服務響應速度、解決問題能力等。合作指標：包括合同執(zhí)行情況、配合度等。2.評價周期定期對供應商進行評價，評價周期為[具體時間周期，如季度、半年或年度]。在評價周期內(nèi)，采購部門應收集供應商的相關數(shù)據(jù)和信息，作為評價的依據(jù)。3.評價方法采用定量與定性相結(jié)合的評價方法，對供應商各項評價指標進行打分。定量指標根據(jù)實際數(shù)據(jù)計算得分，定性指標根據(jù)相關人員的評價意見進行打分。綜合各項指標得分，計算供應商的綜合評價得分。根據(jù)綜合評價得分，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.考核措施對于評價結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購量、優(yōu)先合作等。對于評價結(jié)果為良好的供應商，繼續(xù)保持合作關系，同時提出改進建議，促進其不斷提高表現(xiàn)。對于評價結(jié)果為合格的供應商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，降低合作等級或暫停合作。對于評價結(jié)果為不合格的供應商，取消其合格供應商資格，終止合作關系，并在公司內(nèi)部進行通報。供應商關系管理1.溝通機制建立采購部門與供應商之間的定期溝通機制，如每月召開供應商會議、定期電話溝通等。通過溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、市場變化等信息，同時反饋公司的需求和意見。設立供應商意見反饋渠道，如電子郵箱、熱線電話等，方便供應商及時向公司反饋問題和建議。采購部門應及時回復供應商的反饋，保持良好的溝通氛圍。2.合作培訓根據(jù)公司發(fā)展需求和供應商實際情況，組織供應商參加相關培訓，如質(zhì)量管理培訓、生產(chǎn)工藝培訓、安全環(huán)保培訓等。通過培訓，提高供應商的管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量，促進雙方合作的深入發(fā)展。鼓勵供應商之間進行經(jīng)驗交流和學習，共同提高行業(yè)競爭力。3.應急管理制