藥品耗材購進管理制度一、總則1.目的為加強公司藥品耗材購進管理，保證購進藥品耗材的質(zhì)量，規(guī)范采購行為，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品耗材的購進活動，包括但不限于藥品、醫(yī)療器械、試劑、辦公用品、勞保用品等。3.基本原則合法性原則：購進藥品耗材必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。質(zhì)量第一原則：確保所購藥品耗材質(zhì)量可靠，符合質(zhì)量標(biāo)準和使用要求。按需采購原則：根據(jù)公司實際需求，合理安排采購計劃，避免積壓和浪費。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。誠實守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，嚴格履行合同約定。二、職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)制定藥品耗材采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。收集市場信息，了解藥品耗材價格動態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。2.質(zhì)量部門負責(zé)對購進藥品耗材進行質(zhì)量審核，確保所購產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準。參與供應(yīng)商評估和選擇，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進行評價。對采購過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理。3.使用部門根據(jù)實際工作需要，提出藥品耗材需求計劃。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和采購合同評審。對購進的藥品耗材進行驗收，反饋質(zhì)量信息。4.財務(wù)部門負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。辦理采購付款手續(xù)，確保資金支付安全、準確。5.倉儲部門負責(zé)藥品耗材的驗收入庫、儲存保管和發(fā)放工作。定期盤點庫存，確保賬實相符。對庫存藥品耗材的質(zhì)量狀況進行檢查，及時反饋質(zhì)量信息。三、采購計劃管理1.需求預(yù)測使用部門應(yīng)定期對藥品耗材的使用情況進行分析和預(yù)測，結(jié)合工作任務(wù)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，提出下一年度或季度的需求計劃。需求計劃應(yīng)明確藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)使用部門提交的需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。對于緊急需求的藥品耗材，采購部門應(yīng)及時與使用部門溝通，優(yōu)先安排采購。3.采購計劃審批采購計劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門審批。審批流程如下：采購部門負責(zé)人審核采購計劃的合理性和可行性。質(zhì)量部門負責(zé)人審核采購藥品耗材的質(zhì)量要求和供應(yīng)商選擇情況。財務(wù)部門負責(zé)人審核采購預(yù)算的準確性。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購計劃。經(jīng)審批后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)，不得擅自更改。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好、質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)考慮以下因素：供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證書。供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等情況。供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面的優(yōu)勢。供應(yīng)商的信譽和口碑，是否存在不良記錄。采購部門應(yīng)通過實地考察、樣品檢驗、市場調(diào)研等方式對供應(yīng)商進行評估，填寫供應(yīng)商評估表，經(jīng)質(zhì)量部門審核后，確定合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評價與考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于存在問題的供應(yīng)商及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、合作歷史、評價考核結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準確性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。五、采購合同管理1.合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括以下主要條款：藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、金額等。交貨時間、地點、方式。質(zhì)量標(biāo)準、驗收方法及期限。付款方式及期限。違約責(zé)任及爭議解決方式。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規(guī)。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)按照合同約定，及時跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。質(zhì)量部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準對購進藥品耗材進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更或解除合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報原審批部門備案。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。合同歸檔期限為合同履行完畢后[X]年。六、采購過程控制1.采購詢價采購部門在采購藥品耗材前，應(yīng)向多家供應(yīng)商進行詢價，了解市場價格行情。詢價內(nèi)容應(yīng)包括藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期等。采購部門應(yīng)整理詢價結(jié)果，進行比較分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為采購對象。2.采購談判對于金額較大或采購難度較大的藥品耗材采購項目，采購部門應(yīng)組織與供應(yīng)商進行采購談判。采購談判應(yīng)明確采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等條款，爭取有利的采購條件。采購談判過程中，應(yīng)做好記錄，形成談判紀要。3.采購審批采購活動應(yīng)嚴格按照公司審批流程進行審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責(zé)人審批；采購金額在[X]元以上至[X]元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。審批通過后方可進行采購活動。4.采購訂單下達采購部門根據(jù)審批結(jié)果，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，應(yīng)及時與供應(yīng)商確認訂單內(nèi)容，確保雙方理解一致。七、驗收入庫管理1.驗收準備倉儲部門在藥品耗材到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收場地和工具等。驗收人員應(yīng)熟悉藥品耗材的驗收標(biāo)準和方法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。2.驗收程序藥品耗材到貨后，倉儲部門應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等。驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準和驗收方法進行驗收，填寫驗收記錄。對于驗收合格的藥品耗材，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；對于驗收不合格的藥品耗材，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗收記錄與報告驗收記錄應(yīng)詳細記錄藥品耗材的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、藥品耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等。驗收記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。如發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問題或其他異常情況，驗收人員應(yīng)及時編寫驗收報告，報質(zhì)量部門和采購部門。八、儲存與保管管理1.倉庫規(guī)劃倉儲部門應(yīng)根據(jù)藥品耗材的性質(zhì)、特點和儲存要求，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的儲存區(qū)域。倉庫應(yīng)分為合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待驗區(qū)、退貨區(qū)等，并有明顯的標(biāo)識。2.儲存條件藥品耗材應(yīng)按照其儲存要求進行分類存放，確保儲存條件符合規(guī)定。對于需要冷藏、冷凍的藥品耗材，應(yīng)配備相應(yīng)的冷藏、冷凍設(shè)備，并保證設(shè)備正常運行。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合藥品耗材儲存要求。3.庫存盤點倉儲部門應(yīng)定期對庫存藥品耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季/年，盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，進行調(diào)整，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.庫存預(yù)警倉儲部門應(yīng)建立庫存預(yù)警機制，設(shè)定庫存上下限。當(dāng)庫存低于下限或高于上限時，應(yīng)及時向采購部門發(fā)出預(yù)警信息，提醒采購部門及時安排采購或處理庫存。九、付款管理1.付款申請采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票和送貨單后，應(yīng)核對發(fā)票信息與采購合同、驗收記錄是否一致。核對無誤后，采購部門填寫付款申請單，注明藥品耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并附上發(fā)票、送貨單、驗收記錄等相關(guān)資料。付款申請單經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，提交財務(wù)部門。2.付款審批財務(wù)部門收到付款申請單后，應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，付款金額與合同約定是否一致，付款方式是否符合規(guī)定等。財務(wù)部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理付款手續(xù)。3.付款方式公司應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商的合同約定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)銀支付等。對于金額較大的采購項目，應(yīng)盡量采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，確保資金支付安全。財務(wù)部門應(yīng)按照付款審批結(jié)果及時辦理付款手續(xù)，并做好付款記錄。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對藥品耗材購進管理情況進行審計，檢查采購活動是否符合本制度規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購資金使用是否合理等。審計結(jié)束后，應(yīng)編寫審計報告，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門整改落實。2.日常監(jiān)督采購部門、質(zhì)量部門、倉儲部門等相關(guān)部門應(yīng)加強對藥品耗材購進管理各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決