藥品耗材購進(jìn)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品耗材購進(jìn)管理，保證購進(jìn)藥品耗材的質(zhì)量，規(guī)范采購行為，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品耗材的購進(jìn)活動(dòng)，包括但不限于藥品、醫(yī)療器械、試劑、辦公用品、勞保用品等。3.基本原則合法性原則：購進(jìn)藥品耗材必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。質(zhì)量第一原則：確保所購藥品耗材質(zhì)量可靠，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理安排采購計(jì)劃，避免積壓和浪費(fèi)。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定藥品耗材采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。組織實(shí)施采購活動(dòng)，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。收集市場(chǎng)信息，了解藥品耗材價(jià)格動(dòng)態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)購進(jìn)藥品耗材進(jìn)行質(zhì)量審核，確保所購產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與供應(yīng)商評(píng)估和選擇，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)采購過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理。3.使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，提出藥品耗材需求計(jì)劃。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同評(píng)審。對(duì)購進(jìn)的藥品耗材進(jìn)行驗(yàn)收，反饋質(zhì)量信息。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。辦理采購付款手續(xù)，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。5.倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)藥品耗材的驗(yàn)收入庫、儲(chǔ)存保管和發(fā)放工作。定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。對(duì)庫存藥品耗材的質(zhì)量狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)反饋質(zhì)量信息。三、采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測(cè)使用部門應(yīng)定期對(duì)藥品耗材的使用情況進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，結(jié)合工作任務(wù)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，提出下一年度或季度的需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購計(jì)劃編制采購部門根據(jù)使用部門提交的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。對(duì)于緊急需求的藥品耗材，采購部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，優(yōu)先安排采購。3.采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門審批。審批流程如下：采購部門負(fù)責(zé)人審核采購計(jì)劃的合理性和可行性。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核采購藥品耗材的質(zhì)量要求和供應(yīng)商選擇情況。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核采購預(yù)算的準(zhǔn)確性。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購計(jì)劃。經(jīng)審批后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)，不得擅自更改。如因特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)考慮以下因素：供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證書。供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等情況。供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等方面的優(yōu)勢(shì)。供應(yīng)商的信譽(yù)和口碑，是否存在不良記錄。采購部門應(yīng)通過實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、市場(chǎng)調(diào)研等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，填寫供應(yīng)商評(píng)估表，經(jīng)質(zhì)量部門審核后，確定合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。評(píng)價(jià)方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于存在問題的供應(yīng)商及時(shí)提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、合作歷史、評(píng)價(jià)考核結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。五、采購合同管理1.合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括以下主要條款：藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、金額等。交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及期限。付款方式及期限。違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。質(zhì)量部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)購進(jìn)藥品耗材進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更或解除合同，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報(bào)原審批部門備案。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。合同歸檔期限為合同履行完畢后[X]年。六、采購過程控制1.采購詢價(jià)采購部門在采購藥品耗材前，應(yīng)向多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，了解市場(chǎng)價(jià)格行情。詢價(jià)內(nèi)容應(yīng)包括藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。采購部門應(yīng)整理詢價(jià)結(jié)果，進(jìn)行比較分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為采購對(duì)象。2.采購談判對(duì)于金額較大或采購難度較大的藥品耗材采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)明確采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭(zhēng)取有利的采購條件。采購談判過程中，應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。3.采購審批采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照公司審批流程進(jìn)行審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[X]元以上至[X]元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。審批通過后方可進(jìn)行采購活動(dòng)。4.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)審批結(jié)果，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，確保雙方理解一致。七、驗(yàn)收入庫管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉儲(chǔ)部門在藥品耗材到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收?qǐng)龅睾凸ぞ叩?。?yàn)收人員應(yīng)熟悉藥品耗材的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能。2.驗(yàn)收程序藥品耗材到貨后，倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括藥品耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收記錄。對(duì)于驗(yàn)收合格的藥品耗材，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；對(duì)于驗(yàn)收不合格的藥品耗材，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗(yàn)收記錄與報(bào)告驗(yàn)收記錄應(yīng)詳細(xì)記錄藥品耗材的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、藥品耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。如發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問題或其他異常情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，報(bào)質(zhì)量部門和采購部門。八、儲(chǔ)存與保管管理1.倉庫規(guī)劃倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)藥品耗材的性質(zhì)、特點(diǎn)和儲(chǔ)存要求，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的儲(chǔ)存區(qū)域。倉庫應(yīng)分為合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待驗(yàn)區(qū)、退貨區(qū)等，并有明顯的標(biāo)識(shí)。2.儲(chǔ)存條件藥品耗材應(yīng)按照其儲(chǔ)存要求進(jìn)行分類存放，確保儲(chǔ)存條件符合規(guī)定。對(duì)于需要冷藏、冷凍的藥品耗材，應(yīng)配備相應(yīng)的冷藏、冷凍設(shè)備，并保證設(shè)備正常運(yùn)行。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合藥品耗材儲(chǔ)存要求。3.庫存盤點(diǎn)倉儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫存藥品耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年，盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.庫存預(yù)警倉儲(chǔ)部門應(yīng)建立庫存預(yù)警機(jī)制，設(shè)定庫存上下限。當(dāng)庫存低于下限或高于上限時(shí)，應(yīng)及時(shí)向采購部門發(fā)出預(yù)警信息，提醒采購部門及時(shí)安排采購或處理庫存。九、付款管理1.付款申請(qǐng)采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票和送貨單后，應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與采購合同、驗(yàn)收記錄是否一致。核對(duì)無誤后，采購部門填寫付款申請(qǐng)單，注明藥品耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并附上發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收記錄等相關(guān)資料。付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門。2.付款審批財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，付款金額與合同約定是否一致，付款方式是否符合規(guī)定等。財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理付款手續(xù)。3.付款方式公司應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商的合同約定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)銀支付等。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)盡量采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，確保資金支付安全。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照付款審批結(jié)果及時(shí)辦理付款手續(xù)，并做好付款記錄。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)藥品耗材購進(jìn)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動(dòng)是否符合本制度規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購資金使用是否合理等。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)編寫審計(jì)報(bào)告，提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門整改落實(shí)。2.日常監(jiān)督采購部門、質(zhì)量部門、倉儲(chǔ)部門等相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)藥品耗材購進(jìn)管理各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決