礦井文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強礦井文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦井內(nèi)部各部門、各單位之間以及與外部相關(guān)單位的文件收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.及時高效原則：確保文件能夠迅速、準確地傳遞到相關(guān)人員手中，不延誤工作。2.準確規(guī)范原則：文件收發(fā)過程要嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行，保證文件內(nèi)容的準確性和規(guī)范性。3.安全保密原則：對涉及礦井機密的文件要嚴格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括礦井下發(fā)的各類通知、決定、通報、報告等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及礦井生產(chǎn)、安全、技術(shù)、經(jīng)營等業(yè)務(wù)方面的文件。3.外來文件：上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他外部單位發(fā)來的文件。4.內(nèi)部文件：礦井內(nèi)部各部門、各單位自行印發(fā)的文件。（二）文件編號1.行政文件編號：由年份、類別代碼、順序號組成。例如：[年份][類別代碼][順序號]，類別代碼可根據(jù)行政文件的不同類型設(shè)定具體代碼。2.業(yè)務(wù)文件編號：按照業(yè)務(wù)板塊進行分類編號，如生產(chǎn)文件編號為SC[年份][順序號]，安全文件編號為AQ[年份][順序號]等。3.外來文件編號：保留原文件編號，同時在礦井文件管理系統(tǒng)中進行登記編號，以便查詢和管理。4.內(nèi)部文件編號：由部門代碼、年份、順序號組成。例如：[部門代碼][年份][順序號]，部門代碼根據(jù)礦井內(nèi)部各部門設(shè)定。三、文件收發(fā)流程（一）收文流程1.外部文件接收礦井設(shè)立專門的文件接收崗位，負責接收來自上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他外部單位的文件。接收人員收到文件后，首先檢查文件的包裝是否完好，文件數(shù)量是否齊全。對收到的文件進行登記，詳細記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息，并在文件管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)內(nèi)容。2.內(nèi)部文件收集各部門、各單位指定專人負責收集本部門產(chǎn)生的文件，并定期向文件管理部門移交。移交人員填寫文件移交清單，注明文件的名稱、文號、日期、份數(shù)等信息，與文件管理部門辦理交接手續(xù)。3.文件分發(fā)文件管理部門根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的分發(fā)范圍進行分發(fā)。對于重要文件，需填寫文件傳閱單，注明傳閱人員、傳閱時間要求等，按照傳閱順序進行傳遞。傳閱人員閱畢后，在傳閱單上簽字確認。對于一般性文件，通過礦井內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式發(fā)送給相關(guān)人員，并在文件管理系統(tǒng)中記錄發(fā)送情況。（二）發(fā)文流程1.文件起草各部門、各單位根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、礦井相關(guān)規(guī)定及實際工作要求。起草人員對文件的準確性、完整性負責，確保文件表述清晰、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.文件審核文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合工作要求、格式是否規(guī)范等。初審通過后，將文件提交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行會審，會審部門應(yīng)從專業(yè)角度對文件內(nèi)容進行審核，提出修改意見。涉及多個部門的文件，需組織相關(guān)部門進行會簽，各會簽部門應(yīng)認真審核并簽署意見。3.文件簽發(fā)經(jīng)過審核和會簽的文件，按照礦井文件審批權(quán)限進行簽發(fā)。一般文件由部門負責人簽發(fā)；重要文件由分管領(lǐng)導簽發(fā)；涉及全局性、重大事項的文件由礦長簽發(fā)。4.文件編號與印制文件簽發(fā)后，由文件管理部門按照文件編號規(guī)則進行編號，并安排印制。印制部門應(yīng)確保文件印制質(zhì)量，按照規(guī)定的格式、份數(shù)進行印制。印制完成后，對文件進行清點、核對，確保文件數(shù)量準確、內(nèi)容無誤。5.文件發(fā)放文件管理部門根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將印制好的文件發(fā)放給相關(guān)部門和單位。發(fā)放時，填寫文件發(fā)放清單，注明文件名稱、文號、發(fā)放部門、日期、份數(shù)等信息，發(fā)放人員和接收人員簽字確認。四、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求。2.歸檔文件按照分類方案進行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.每年定期將歸檔文件移交至礦井檔案室，檔案室管理人員對移交的文件進行核對、驗收，辦理交接手續(xù)。（二）文件保管1.礦井檔案室應(yīng)具備完善的文件保管條件，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.對歸檔文件進行科學分類、上架存放，便于查找和利用。3.定期對保管的文件進行清查盤點，確保文件數(shù)量準確、狀態(tài)良好。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。4.根據(jù)文件的保管期限，對到期文件進行鑒定和銷毀。銷毀文件時，應(yīng)填寫文件銷毀清單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。五、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.礦井內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的文件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保文件安全。查閱人員不得擅自將文件帶出查閱場所，不得在文件上涂改、標記、污損。3.查閱涉及礦井機密的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，詳細說明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和文件管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄文件內(nèi)容。如因工作需要復印或摘錄文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人員歸還文件時，文件管理部門應(yīng)認真檢查文件的完整性和保密性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。六、文件保密管理（一）保密措施1.對涉及礦井機密的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，明確保密責任人。2.在文件收發(fā)、傳遞、存儲等過程中，采取加密、限制訪問等技術(shù)手段，確保文件信息安全。3.對接觸機密文件的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責任。4.機密文件應(yīng)存放在專門的保密場所，實行專人專管，嚴格限制無關(guān)人員進入。（二）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件泄密情況，應(yīng)立即采取措施進行補救，及時報告礦井相關(guān)領(lǐng)導。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明原因，確定責任人員。3.根據(jù)泄密事件的嚴重程度，對責任人員依法依規(guī)給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。七、文件信息化管理（一）文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立礦井文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化收發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等功能。2.文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)人員的工作職責和崗位需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保文件信息安全。3.定期對文件管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能完善。（二）電子文件管理1.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.對電子文件進行分類存儲，建立電子文件索引目錄，便于快速查找和利用。3.加強對電子文件的備份管理，定期將電子文件備份至多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.礦井設(shè)立文件收發(fā)管理監(jiān)督小組，定期對文件收發(fā)管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)流程的執(zhí)行情況、文件編號與格式的規(guī)范性、文件歸檔與保管的完整性、文件查閱與借閱的合規(guī)性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文件收發(fā)管理工作納入部門和個人績效考核體系，對工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、