研發(fā)中心采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范研發(fā)中心采購工作流程，確保采購活動的順利進行，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研發(fā)中心所有采購活動，包括但不限于儀器設備、實驗材料、辦公用品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等的機會參與競爭。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，由研發(fā)中心指定專人負責采購相關事宜。二、采購計劃管理（一）需求預測1.研發(fā)項目負責人應根據(jù)項目進度和實際需求，提前對所需采購的物資進行預測。2.結合歷史數(shù)據(jù)、市場動態(tài)等因素，預估各類物資的采購數(shù)量和時間。（二）采購計劃編制1.負責采購的人員根據(jù)需求預測結果，編制詳細的采購計劃。2.采購計劃應包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、預計采購時間等內容。3.對于緊急采購需求，應單獨列出并注明原因。（三）采購計劃審批1.采購計劃編制完成后，提交研發(fā)中心負責人審批。2.研發(fā)中心負責人應根據(jù)項目實際情況、預算安排等對采購計劃進行審核，確保計劃的合理性和可行性。3.經審批后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。三、供應商管理（一）供應商選擇1.通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商候選名單。3.對候選供應商進行實地考察或評估，了解其生產能力、產品質量、售后服務等情況。4.根據(jù)考察評估結果，選擇合適的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應商評估1.定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.建立供應商評估指標體系，采用定量與定性相結合的方式進行評估。3.根據(jù)評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。（三）供應商關系維護1.與供應商保持密切溝通，及時了解其生產經營情況和市場動態(tài)。2.協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，維護良好的合作關系。3.定期與供應商進行業(yè)務交流，共同探討改進合作的方式和方法。四、采購流程管理（一）采購申請1.研發(fā)項目負責人或相關人員根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表。2.采購申請表應注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預算金額等內容，并附上相關技術要求或說明。3.將采購申請表提交給負責采購的人員。（二）采購審批1.負責采購的人員對采購申請表進行初審，核實信息的準確性和完整性。2.將初審通過的采購申請表提交給研發(fā)中心負責人審批。3.研發(fā)中心負責人根據(jù)采購金額、重要性等因素進行審批，對于金額較大或重要的采購項目，可能需要提交公司更高層領導審批。（三）采購實施1.根據(jù)審批后的采購申請表，負責采購的人員選擇合適的采購方式，如招標、詢價、談判等。2.對于招標采購，應按照公司相關招標管理制度進行操作，發(fā)布招標公告、組織開標評標等。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。（四）采購驗收1.物資到貨前，采購人員應通知相關人員做好驗收準備。2.驗收人員按照采購合同和相關標準對物資進行驗收，檢查物資的規(guī)格、數(shù)量、質量等是否符合要求。3.對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，及時與供應商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等。（五）采購付款1.采購人員根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單。2.付款申請單應注明采購項目名稱、供應商名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等內容。3.將付款申請單提交給財務部門審核，財務部門審核通過后按照公司財務制度進行付款。五、采購風險管理（一）風險識別1.對采購過程中可能出現(xiàn)的風險進行識別，如供應商違約、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.分析風險產生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用定性或定量的方法對識別出的風險進行評估，確定風險的等級。2.風險等級可分為高、中、低三個級別，以便采取不同的應對措施。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的應對策略。2.對于高風險，應采取規(guī)避、轉移等措施；對于中風險，應采取降低、控制等措施；對于低風險，可進行監(jiān)控和預警。3.建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.研發(fā)中心內部設立監(jiān)督崗位或指定專人對采購活動進行監(jiān)督。2.監(jiān)督內容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購人員的行為規(guī)范、供應商的選擇和管理等方面。3.定期對采購活動進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）審計監(jiān)督1.公司審計部門定期對研發(fā)中心采購活動進行審計。2.審計內容包括采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，采購資金的使用情況，采購項目的效益情況等。3.根據(jù)審計結果，提出改進建議和處理意見，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序。七、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購過程中產生的各類文件和資料，如采購申請表、采購合同、驗收報告、付款憑證等，均應及時收集整理。2.確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.按照檔案管理的要求，對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.建立檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保管1.將整理好的采購檔案存放在安全、干燥、通風的地方，確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行