研究機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范研究機(jī)構(gòu)各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、專題座談會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義。2.明確主題原則：每次會(huì)議應(yīng)明確主題，圍繞主題展開(kāi)討論，避免議題分散。3.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，確保會(huì)議資料齊全、參會(huì)人員明確、議程合理。4.責(zé)任落實(shí)原則：明確會(huì)議組織、主持、記錄等人員的職責(zé)，確保會(huì)議各項(xiàng)任務(wù)得到落實(shí)。二、會(huì)議分類與組織（一）工作例會(huì)1.會(huì)議周期：每周[X]召開(kāi)一次，遇特殊情況可臨時(shí)調(diào)整。2.參會(huì)人員：機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。3.會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，分析存在的問(wèn)題，部署本周工作任務(wù)。4.組織部門：由行政部門負(fù)責(zé)組織，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程。（二）學(xué)術(shù)研討會(huì)1.會(huì)議周期：根據(jù)研究需要不定期召開(kāi)。2.參會(huì)人員：機(jī)構(gòu)內(nèi)部研究人員、邀請(qǐng)的外部專家學(xué)者等。3.會(huì)議內(nèi)容：圍繞特定學(xué)術(shù)領(lǐng)域或研究課題進(jìn)行學(xué)術(shù)交流與探討。4.組織部門：由學(xué)術(shù)委員會(huì)或相關(guān)研究部門負(fù)責(zé)組織，提前確定會(huì)議主題、邀請(qǐng)專家名單，并向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知和相關(guān)資料。（三）項(xiàng)目評(píng)審會(huì)1.會(huì)議周期：根據(jù)項(xiàng)目申報(bào)和進(jìn)展情況適時(shí)召開(kāi)。2.參會(huì)人員：項(xiàng)目評(píng)審專家、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。3.會(huì)議內(nèi)容：對(duì)項(xiàng)目申報(bào)書或項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行評(píng)審，提出意見(jiàn)和建議。4.組織部門：由項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)組織，提前準(zhǔn)備項(xiàng)目相關(guān)資料，確定評(píng)審專家名單，并向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。（四）專題座談會(huì)1.會(huì)議周期：根據(jù)工作需要不定期召開(kāi)。2.參會(huì)人員：與專題相關(guān)的人員，如特定研究團(tuán)隊(duì)成員、利益相關(guān)方代表等。3.會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)某一專題進(jìn)行深入討論，聽(tīng)取各方意見(jiàn)和建議。4.組織部門：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織，提前確定會(huì)議主題和參會(huì)人員名單，并向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）確定會(huì)議主題和議程1.會(huì)議組織部門根據(jù)工作需要提出會(huì)議主題和初步議程，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。2.會(huì)議主題應(yīng)明確、具體，與研究機(jī)構(gòu)的工作重點(diǎn)和目標(biāo)相關(guān)。3.議程應(yīng)合理安排會(huì)議時(shí)間，確保各項(xiàng)議題得到充分討論。（二）通知參會(huì)人員1.提前[X]個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等內(nèi)容。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)通過(guò)多種方式通知參會(huì)人員，如郵件、短信、電話等，確保通知到位。3.如參會(huì)人員因特殊原因無(wú)法參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門請(qǐng)假，并安排合適人員代為參會(huì)。（三）準(zhǔn)備會(huì)議資料1.根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如工作報(bào)告、項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果報(bào)告等。2.會(huì)議資料應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。（四）布置會(huì)議場(chǎng)地1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，并進(jìn)行布置。2.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)整潔、舒適，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.在會(huì)議開(kāi)始前，檢查會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問(wèn)題及時(shí)維修或更換。四、會(huì)議組織與實(shí)施（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，在會(huì)議簽到表上簽到。2.會(huì)議組織人員負(fù)責(zé)核對(duì)參會(huì)人員名單，確保參會(huì)人員按時(shí)到會(huì)。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議圍繞主題展開(kāi)討論，控制會(huì)議節(jié)奏和時(shí)間，避免出現(xiàn)冷場(chǎng)、跑題等情況。3.主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。（三）會(huì)議記錄1.會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，便于日后查閱。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。（四）會(huì)議討論與決策1.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取他人發(fā)言，積極參與討論，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。2.對(duì)于重要事項(xiàng)的決策，應(yīng)遵循民主集中制原則，充分討論后進(jìn)行表決。3.會(huì)議決策應(yīng)明確、具體，責(zé)任到人，確保決策得到有效執(zhí)行。（五）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到會(huì)，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話或離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。3.參會(huì)人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，不得進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。五、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)1.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間，確保會(huì)議精神得到貫徹落實(shí)。（二）會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤1.各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議決議，制定具體的工作計(jì)劃和措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。2.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。3.對(duì)于未能按時(shí)完成會(huì)議決議的部門，應(yīng)要求其說(shuō)明原因，并提出改進(jìn)措施。（三）會(huì)議資料的歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單等。2.會(huì)議資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于日后查閱和參考。六、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用、會(huì)議資料印刷費(fèi)用、參會(huì)人員交通和食宿費(fèi)用等。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。3.對(duì)于超預(yù)算的會(huì)議費(fèi)用，應(yīng)提前報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，未經(jīng)批準(zhǔn)的超支費(fèi)用不予報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.會(huì)議組織部門應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)用，在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，盡量降低會(huì)議成本。2.對(duì)于不必要的會(huì)議開(kāi)支，應(yīng)予以取消或削減