電子發(fā)票使用管理制度總則目的為規(guī)范公司電子發(fā)票的使用與管理，確保電子發(fā)票的開(kāi)具、接收、存儲(chǔ)、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，提高財(cái)務(wù)管理效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在涉及電子發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的操作與管理?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票的使用符合法律要求。2.真實(shí)性原則：電子發(fā)票的開(kāi)具、接收及報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)必須保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確，不得弄虛作假。3.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行電子發(fā)票的各項(xiàng)操作，確保電子發(fā)票的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：妥善保管電子發(fā)票相關(guān)信息，防止信息泄露，保障公司及客戶(hù)的信息安全。電子發(fā)票的開(kāi)具開(kāi)具申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)在發(fā)生符合開(kāi)具電子發(fā)票條件的業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交電子發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)詳情、開(kāi)票信息（購(gòu)買(mǎi)方名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等）、發(fā)票金額、發(fā)票內(nèi)容等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到申請(qǐng)后，應(yīng)核對(duì)開(kāi)票信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行更正。開(kāi)具流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的申請(qǐng)，通過(guò)公司指定的電子發(fā)票開(kāi)具系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)具操作。開(kāi)具過(guò)程中應(yīng)確保發(fā)票信息與申請(qǐng)內(nèi)容一致，發(fā)票格式符合國(guó)家規(guī)定。2.電子發(fā)票開(kāi)具成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子發(fā)票文件。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票文件發(fā)送至業(yè)務(wù)部門(mén)或購(gòu)買(mǎi)方指定的接收郵箱，并做好記錄。發(fā)票信息變更1.若購(gòu)買(mǎi)方開(kāi)票信息發(fā)生變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到通知后，應(yīng)在電子發(fā)票開(kāi)具系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)信息的修改，并重新開(kāi)具電子發(fā)票。2.對(duì)于已開(kāi)具的電子發(fā)票，如因開(kāi)票有誤、銷(xiāo)貨退回、服務(wù)中止等原因需要開(kāi)具紅字電子發(fā)票的，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在開(kāi)具紅字電子發(fā)票后，及時(shí)將相關(guān)信息告知業(yè)務(wù)部門(mén)和購(gòu)買(mǎi)方。電子發(fā)票的接收接收渠道1.公司員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)通過(guò)正規(guī)渠道接收，如對(duì)方發(fā)送至公司指定郵箱、稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)等。2.對(duì)于通過(guò)郵箱接收的電子發(fā)票，員工應(yīng)及時(shí)將郵件轉(zhuǎn)發(fā)至公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用郵箱，并在郵件主題中注明“電子發(fā)票[發(fā)票號(hào)碼][業(yè)務(wù)名稱(chēng)]”。接收審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到電子發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性等。2.審核發(fā)票的真實(shí)性可通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查驗(yàn)，確保發(fā)票信息與平臺(tái)記錄一致。審核發(fā)票的完整性，檢查發(fā)票上的開(kāi)票信息、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼、金額、稅額、發(fā)票專(zhuān)用章等是否齊全。審核發(fā)票的合規(guī)性，查看發(fā)票是否符合公司報(bào)銷(xiāo)規(guī)定及國(guó)家稅收政策要求。3.如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與開(kāi)票方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開(kāi)具或進(jìn)行更正。電子發(fā)票的存儲(chǔ)存儲(chǔ)方式1.公司采用電子存儲(chǔ)方式保存電子發(fā)票。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的電子發(fā)票存儲(chǔ)文件夾，按照年度、月份等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。2.對(duì)于重要的電子發(fā)票，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，可采用外部存儲(chǔ)設(shè)備（如移動(dòng)硬盤(pán)）或云存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。存儲(chǔ)期限電子發(fā)票的存儲(chǔ)期限按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。存儲(chǔ)安全1.加強(qiáng)電子發(fā)票存儲(chǔ)環(huán)境的安全管理，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)電子發(fā)票數(shù)據(jù)。2.定期對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)。電子發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)1.員工在報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用時(shí)，應(yīng)將電子發(fā)票原件作為報(bào)銷(xiāo)憑證，并按照公司報(bào)銷(xiāo)流程填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表。報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表中應(yīng)注明電子發(fā)票的相關(guān)信息，如發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等。2.員工應(yīng)確保電子發(fā)票的真實(shí)性和完整性，并對(duì)報(bào)銷(xiāo)信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。報(bào)銷(xiāo)審核1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)員工的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的合理性、合規(guī)性以及電子發(fā)票的真實(shí)性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與員工溝通并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)審，按照公司報(bào)銷(xiāo)制度和電子發(fā)票審核要求進(jìn)行審核。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，方可進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。報(bào)銷(xiāo)支付1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，按照公司財(cái)務(wù)支付流程進(jìn)行支付。支付方式可根據(jù)公司規(guī)定選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。2.對(duì)于通過(guò)電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在支付完成后，及時(shí)在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并更新相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)電子發(fā)票的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查電子發(fā)票的開(kāi)具、接收、存儲(chǔ)、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供電子發(fā)票使用與管理的相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注國(guó)家稅收政策法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整公司電子發(fā)票使用管理制度，確保公司的電子發(fā)票管理工作符合最新要求。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期組織公司員工進(jìn)行電子發(fā)票使用與管理的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括電子發(fā)票的開(kāi)具流程、接收審核要點(diǎn)、報(bào)銷(xiāo)規(guī)定等。2.通過(guò)培訓(xùn)，提高員工對(duì)電子發(fā)票相關(guān)知識(shí)的了解和掌握程度，確保員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中能夠正確使用和管理電子發(fā)票。宣傳1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、OA系統(tǒng)等渠道，宣傳電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)和使用方法，提高員工對(duì)電子發(fā)票的認(rèn)知度和接受度。2.及時(shí)向員工傳達(dá)國(guó)家稅收政策法規(guī)中關(guān)于電子發(fā)票的最新規(guī)定