科室檔案自營管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科室工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于科室內(nèi)部各類檔案的管理，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、電子數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映科室工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及科室機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）科室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督科室檔案管理工作，將檔案管理納入科室工作計(jì)劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，提供必要的人力、物力和財(cái)力支持。3.審核重要檔案的保管期限和密級劃分。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)科室檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檢索工具，提高檔案查詢效率。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理和電子檔案的管理。6.對科室人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高檔案意識。（三）科室成員職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料、記錄等交予檔案管理人員歸檔。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與科室工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.科室制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度等。3.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、數(shù)據(jù)等。5.科研項(xiàng)目相關(guān)的資料、成果報(bào)告等。6.人員檔案，包括員工的入職登記表、履歷表、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。7.其他與科室工作有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，可分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、科研項(xiàng)目類、人員檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.一般檔案應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.重要檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，不得延誤。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核合格的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目，并填寫檔案歸檔登記表。3.將檔案材料裝入檔案盒或文件夾，按照編號順序排列整齊，放入檔案柜中保管。4.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告。六、檔案的利用（一）利用范圍1.科室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.科室內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）利用登記1.檔案管理人員對檔案查閱情況進(jìn)行登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.檔案查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，確定檔案的保管期限是否到期。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報(bào)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立科室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為科室工作提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查詢所需檔案信息。3.檔案借閱管理：通過檔案管理信息系統(tǒng)辦理檔案借閱手續(xù)，實(shí)現(xiàn)借閱流程的規(guī)范化和信息化。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為科室決策提供參考依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全防護(hù)。2