缺乏會議制度管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞公司目標和工作重點，注重實際效果，避免形式主義。2.精簡節(jié)約原則：嚴格控制會議規(guī)模、時間和費用，提高會議效率。3.權責明確原則：明確會議組織者、參會人員的職責，確保會議有序進行。二、會議分類及職責（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結工作、部署任務、協(xié)調問題。2.參會人員：公司領導、各部門負責人。3.會議組織：由行政部負責組織，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等。4.會議職責公司領導總結上周工作，分析存在的問題，提出解決方案。各部門負責人匯報本部門上周工作進展、本周工作計劃及需要協(xié)調解決的問題。會議對各部門提出的問題進行討論、協(xié)調，形成決議并明確責任人和時間節(jié)點。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門定期召開的內部會議，用于傳達公司精神、部署部門工作、溝通工作進展。2.參會人員：部門全體員工。3.會議組織：由各部門自行組織，提前確定會議時間、地點、議程等，并通知部門員工。4.會議職責部門負責人傳達公司相關會議精神和工作要求?？偨Y本部門上周工作完成情況，分析存在的問題，提出改進措施。部署本周部門工作計劃和重點任務，明確工作分工和時間節(jié)點。鼓勵員工積極發(fā)言，溝通工作進展，協(xié)調解決工作中遇到的問題。（三）專項會議1.定義：專項會議是針對公司特定工作事項或問題召開的會議，如項目推進會、問題研討會等。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定，包括相關部門負責人、項目團隊成員、專業(yè)技術人員等。3.會議組織：由相關部門或項目負責人提出會議申請，經(jīng)公司領導批準后，由行政部協(xié)助組織。會議組織者需提前準備會議資料，明確會議議程和參會人員名單。4.會議職責針對專項工作事項進行詳細討論和分析，制定具體的工作方案和措施。明確工作目標、任務分工、時間進度和質量要求。協(xié)調各方資源，解決工作中遇到的困難和問題。跟蹤工作進展，確保專項工作按計劃順利推進。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議主題和目的：根據(jù)公司工作需要和實際情況，確定會議的主題和目的，確保會議具有針對性和實用性。2.確定參會人員：根據(jù)會議主題和目的，確定參會人員名單，并提前通知參會人員會議時間、地點、議程等。3.準備會議資料：會議組織者需提前準備會議資料，如會議議程、匯報材料、相關文件等，確保參會人員提前了解會議內容，做好發(fā)言準備。4.安排會議場地：根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，選擇合適的會議場地，并提前進行布置，確保會議環(huán)境舒適、整潔。5.通知會議：會議組織者需提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等。對于重要會議，需電話確認參會人員是否收到通知，并提醒其按時參加會議。（二）會議召開1.簽到入場：參會人員需提前[X]分鐘到達會議場地，進行簽到入場。會議組織者負責組織簽到工作，確保參會人員按時到會。2.會議開場：會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程和參會人員。3.會議議程進行：按照會議議程依次進行各項議題的討論和匯報。參會人員需認真聽取他人發(fā)言，積極參與討論，提出建設性意見和建議。會議主持人應把控會議節(jié)奏，確保會議有序進行。4.會議記錄：會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、決議事項、責任人和時間節(jié)點等。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀要。（三）會議結束1.總結發(fā)言：會議主持人對會議進行總結，強調會議重點和決議事項，明確下一步工作方向和要求。2.散會：會議主持人宣布會議結束，參會人員有序離場。3.會議紀要發(fā)布：會議組織者應在會議結束后[X]個工作日內將會議紀要整理發(fā)布給參會人員，并抄送相關領導和部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任人和時間節(jié)點，確保決議事項得到有效執(zhí)行。四、會議紀律（一）按時參會參會人員應嚴格按照會議通知要求的時間和地點參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，需提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。（二）遵守會議秩序參會人員在會議期間應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話或從事與會議無關的事情。如有緊急情況需要處理，應向會議主持人請假后離開會議場地。（三）積極發(fā)言參會人員應認真準備發(fā)言內容，積極參與會議討論，提出建設性意見和建議。發(fā)言應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關的發(fā)言。（四）尊重他人參會人員應尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷他人發(fā)言或進行人身攻擊。對于不同意見，應通過理性溝通和協(xié)商解決，不得在會議上爭吵或鬧情緒。五、會議時間控制（一）公司例會公司例會原則上每周召開一次，會議時間控制在[X]小時以內。（二）部門會議部門會議每周召開[X]次，每次會議時間控制在[X]小時以內。（三）專項會議專項會議根據(jù)工作需要適時召開，會議時間根據(jù)會議內容和參會人員數(shù)量合理安排，原則上不超過[X]小時。六、會議費用管理（一）會議場地租賃會議場地租賃費用根據(jù)會議規(guī)模和場地要求合理確定，原則上選擇性價比高的場地。會議組織者需提前與場地供應商簽訂租賃合同，明確租賃費用、支付方式、使用時間等條款。（二）會議資料印刷會議資料印刷費用根據(jù)會議需要合理控制，盡量減少不必要的印刷。會議組織者需提前統(tǒng)計會議資料印刷數(shù)量，選擇質量可靠、價格合理的印刷供應商，并簽訂印刷合同。（三）餐飲及茶歇餐飲及茶歇費用根據(jù)會議規(guī)模和參會人員數(shù)量合理安排，原則上選擇經(jīng)濟實惠的餐飲供應商。會議組織者需提前與餐飲供應商溝通會議餐飲及茶歇標準和要求，并簽訂餐飲服務合同。（四）其他費用會議期間產生的其他費用，如設備租賃、交通費用等，需根據(jù)實際情況合理報銷。會議組織者需提前做好費用預算，并嚴格按照公司財務制度進行報銷。七、會議效果評估（一）評估方式1.問卷調查：會議結束后，通過問卷調查的方式收集參會人員對會議組織、議程安排、會議效果等方面的意見和建議。2.現(xiàn)場訪談：會議組織者與參會人員進行現(xiàn)場訪談，了解他們對會議的感受和評價，以及對會議改進的期望。3.數(shù)據(jù)分析：通過分析會議決議事項的執(zhí)行情況，評估會議對工作的推動作用和實際效果。（二）評估指標1.會議組織滿意度：參會人員對會議組織工作的滿意度，包括會議通知、場地安排、資料準備等方面。2.會議議程合理性：會議議程是否合理，是否涵蓋了會議主題的主要內容，是否符合高效務實的原則。3.會議討論效果：參會人員對會議討論氛圍和效果的評價，是否充分發(fā)表了意見，是否達成了共識。4.會議決議執(zhí)行率：會議決議事項的實際執(zhí)行情況，是否按時完成，是否達到了預期目標。（三）評估結果應用1.根據(jù)會議效果評估結果，總結會議組織和召開過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議。2.將會議效果評估結果與會議組織者和參會人員的績效考核掛鉤，激勵會議組織者提高會議組織水平，參會人員積極參與會議討論，確保會議決策的有效