GPS采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司GPS采購管理工作，確保采購活動的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對GPS設(shè)備的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及GPS采購的活動，包括但不限于車輛、資產(chǎn)等配備GPS設(shè)備的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。4.歸口管理原則：明確采購管理的歸口部門，統(tǒng)一協(xié)調(diào)采購工作。二、采購管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定GPS采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行與跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（二）需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時向采購部門提出GPS采購申請，明確采購設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求等詳細(xì)信息。2.參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)對采購的GPS設(shè)備進(jìn)行使用和維護(hù)管理。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.負(fù)責(zé)采購成本的核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）質(zhì)量控制部門1.制定GPS設(shè)備的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。2.參與采購設(shè)備的到貨驗收工作，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理。三、采購計劃管理（一）計劃制定1.采購部門應(yīng)定期收集各需求部門的GPS采購需求信息，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、現(xiàn)有設(shè)備狀況等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）計劃調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)需求變化、市場情況變動等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購部門對調(diào)整申請進(jìn)行審核后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計劃調(diào)整應(yīng)及時通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面情況，確定潛在供應(yīng)商名單。3.組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等。4.根據(jù)考察結(jié)果，綜合評估潛在供應(yīng)商，選擇符合要求的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評估與考核指標(biāo)體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.對評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)募畲胧?，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。2.對連續(xù)多次評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，予以淘汰，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《GPS采購申請表》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、采購原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程根據(jù)采購金額大小和重要性設(shè)定，一般采購申請由采購部門負(fù)責(zé)人審批，金額較大或重要的采購申請需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，向其發(fā)送采購詢價單或招標(biāo)邀請書。2.供應(yīng)商收到詢價單或招標(biāo)邀請書后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報價或投標(biāo)。采購部門對供應(yīng)商的報價或投標(biāo)文件進(jìn)行評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，協(xié)商采購合同條款，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）采購驗收1.采購設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.設(shè)備到貨后，由質(zhì)量控制部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。3.驗收合格后，質(zhì)量控制部門出具《GPS采購驗收報告》，需求部門在驗收報告上簽字確認(rèn)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請單》，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報財務(wù)部門審批。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定，審核付款申請，辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對GPS采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險，加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.對于質(zhì)量風(fēng)險，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，加強對采購設(shè)備的質(zhì)量檢驗，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。4.對于合同風(fēng)險，認(rèn)真審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體，避免合同糾紛。七、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集采購過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請、采購計劃、采購合同、供應(yīng)商報價文件、驗收報告、付款憑證等。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的文件和資料進(jìn)行整理，按照類別和時間順序進(jìn)行分類編號。2.將整理好的文件和資料歸檔保存，建立采購檔案目錄，便于查詢和使用。（三）檔案保管與查閱1.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。2.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門