電腦辦公耗材管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司電腦辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工在使用電腦辦公耗材方面的相關(guān)行為。3.定義本制度所稱電腦辦公耗材，是指用于電腦設(shè)備的各類消耗性材料，包括但不限于打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定電腦辦公耗材的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門(mén)的需求及庫(kù)存情況，定期匯總編制采購(gòu)清單。負(fù)責(zé)辦公耗材供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估與管理，建立供應(yīng)商檔案，與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。負(fù)責(zé)辦公耗材的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管及發(fā)放工作，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。定期對(duì)辦公耗材的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，及時(shí)處理盤(pán)盈盤(pán)虧情況。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電腦辦公耗材需求的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)，根據(jù)實(shí)際工作情況，合理預(yù)估耗材用量。負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公耗材的領(lǐng)用與使用管理，指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取和發(fā)放，監(jiān)督員工正確使用辦公耗材，避免浪費(fèi)。配合行政部門(mén)做好辦公耗材的盤(pán)點(diǎn)工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核辦公耗材采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)憑證，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)對(duì)辦公耗材的成本進(jìn)行核算與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門(mén)次月電腦辦公耗材的需求清單提交至行政部門(mén)。需求清單應(yīng)詳細(xì)注明耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、預(yù)計(jì)用量等信息。行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提交的需求清單，結(jié)合庫(kù)存情況，進(jìn)行綜合分析，編制次月辦公耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的辦公耗材需求，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《辦公耗材緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)先安排采購(gòu)。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集辦公耗材供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和合理的價(jià)格。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。3.采購(gòu)流程行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨。行政部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。辦公耗材到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或與訂單不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或補(bǔ)貨。驗(yàn)收合格的辦公耗材，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《辦公耗材入庫(kù)單》，注明入庫(kù)日期、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)。四、庫(kù)存管理1.入庫(kù)管理辦公耗材到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《辦公耗材入庫(kù)單》，對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收無(wú)誤后，將貨物放入指定倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，并按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，記錄辦公耗材的入庫(kù)日期、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)。2.保管要求倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合辦公耗材的存儲(chǔ)要求。辦公耗材應(yīng)按照不同的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分區(qū)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)、易揮發(fā)的辦公耗材，應(yīng)采取特殊的保管措施，如密封保存、冷藏保存等。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公耗材進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并采取相應(yīng)的處理措施。3.出庫(kù)管理各部門(mén)因工作需要領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提交的領(lǐng)用申請(qǐng)表，進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，開(kāi)具《辦公耗材出庫(kù)單》，并通知倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)貨。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《辦公耗材出庫(kù)單》，對(duì)領(lǐng)用的辦公耗材進(jìn)行清點(diǎn)和發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與出庫(kù)單一致。發(fā)放完畢后，在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。領(lǐng)用人收到辦公耗材后，應(yīng)在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用的辦公耗材存在質(zhì)量問(wèn)題或與出庫(kù)單不符，應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。4.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)辦公耗材的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保賬實(shí)相符。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在盤(pán)點(diǎn)前，對(duì)庫(kù)存進(jìn)行清理和核對(duì)，整理好庫(kù)存臺(tái)賬和相關(guān)單據(jù)。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)庫(kù)存物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，并做好記錄。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《辦公耗材庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)辦公耗材的成本進(jìn)行核算和調(diào)整，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、使用管理1.領(lǐng)用規(guī)定各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)際工作需要領(lǐng)用辦公耗材，避免浪費(fèi)。如因特殊原因需要超量領(lǐng)用，應(yīng)提前向行政部門(mén)說(shuō)明情況，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。辦公耗材領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的物品，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。如因保管不善造成辦公耗材損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。對(duì)于價(jià)值較高的辦公耗材，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，領(lǐng)用人應(yīng)在使用完畢后，將其交回行政部門(mén)進(jìn)行回收或再利用。2.使用規(guī)范員工應(yīng)正確使用辦公耗材，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成浪費(fèi)或損壞。在打印、復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)合理排版，盡量雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公耗材，如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，避免數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)其外殼和接口，延長(zhǎng)使用壽命。各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公耗材使用情況的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)制止，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。3.節(jié)約措施鼓勵(lì)員工積極采取節(jié)約措施，如合理設(shè)置打印機(jī)的打印濃度、減少不必要的打印和復(fù)印等。對(duì)于廢舊的辦公耗材，如打印紙、墨盒、硒鼓等，應(yīng)進(jìn)行分類回收，交行政部門(mén)統(tǒng)一處理。行政部門(mén)應(yīng)定期將回收的廢舊辦公耗材交由有資質(zhì)的回收公司進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)資源的再利用。公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的節(jié)約意識(shí)教育，通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等方式，提高員工對(duì)節(jié)約辦公耗材重要性的認(rèn)識(shí)，形成全員節(jié)約的良好氛圍。六、費(fèi)用管理1.預(yù)算管理財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和辦公耗材的使用情況，編制年度辦公耗材費(fèi)用預(yù)算。辦公耗材費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)費(fèi)用、庫(kù)存管理費(fèi)用、維修費(fèi)用等方面。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制辦公耗材的使用，如因特殊情況需要超出預(yù)算，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.報(bào)銷(xiāo)管理辦公耗材采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、出庫(kù)單等相關(guān)憑證。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等信息，確保與實(shí)際采購(gòu)情況相符。員工報(bào)銷(xiāo)辦公耗材費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，并按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷(xiāo)憑證，對(duì)符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的費(fèi)用予以報(bào)銷(xiāo)，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用予以拒絕。對(duì)于辦公耗材的維修費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，應(yīng)提供維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)憑證。維修清單應(yīng)注明維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息。維修費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程與采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程相同。3.成本分析財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公耗材的成本進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際成本與預(yù)算成本的差異，分析差異原因，提出改進(jìn)措施。通過(guò)成本分析，找出辦公耗材使用過(guò)程中的浪費(fèi)環(huán)節(jié)和成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，為公司制定合理的辦公耗材管理制度和節(jié)約措施提供依據(jù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公耗材的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、庫(kù)存管理情況、使用規(guī)范情況、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況等方面。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.考核機(jī)制公司將辦公耗材管理納入部門(mén)和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)在辦公耗材管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反管理制度的部門(mén)和員工進(jìn)行處罰?？己酥笜?biāo)包括辦公耗材采購(gòu)成本控制、庫(kù)存管理水平、使用節(jié)約情況、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)合規(guī)性等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。對(duì)于在辦公耗材管理工作中提出合理化建議并