禮品公司禮品管理制度一、總則（一）目的為加強公司禮品管理，規(guī)范禮品的采購、使用、贈送等行為，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在業(yè)務往來、商務活動、員工福利等方面涉及禮品的相關事宜。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購、使用和贈送必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.必要性原則：禮品的使用應基于業(yè)務需要、客戶關系維護、員工激勵等合理目的，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品的價值和檔次應與公司實際情況、業(yè)務規(guī)模及受贈對象相匹配，避免過度奢華或鋪張浪費。4.登記備案原則：對禮品的采購、發(fā)放、使用等情況進行詳細登記備案，以便查詢和監(jiān)督。二、禮品采購管理（一）采購流程1.需求申請各部門因業(yè)務需要采購禮品時，應提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明采購禮品的用途、預計金額、受贈對象等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人根據業(yè)務實際情況對申請進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至行政部門。2.采購審批行政部門收到《禮品采購申請表》后，對申請內容進行初步審核，包括禮品用途的合理性、預算的準確性等。審核通過后，將申請表提交至公司分管領導審批。分管領導根據公司禮品管理政策及實際情況進行審批，審批通過后方可進行采購。3.供應商選擇行政部門根據審批通過的采購申請，通過多種渠道選擇合適的禮品供應商?？赏ㄟ^市場調研、供應商推薦、網絡搜索等方式收集供應商信息，并對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等方面進行綜合評估。選擇至少三家供應商進行詢價或招標，對比各供應商的報價、產品質量、服務水平等，選擇最優(yōu)供應商簽訂采購合同。4.采購執(zhí)行行政部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購禮品的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。采購人員按照合同要求跟進禮品的采購進度，確保供應商按時、按質、按量交付禮品。在采購過程中，如發(fā)現禮品質量問題或交貨延遲等情況，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。5.驗收付款禮品到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、規(guī)格、質量、外觀等是否與采購合同一致。驗收合格后，行政部門填寫《禮品驗收單》，由驗收人員簽字確認。財務部門根據《禮品采購申請表》、采購合同、《禮品驗收單》等憑證進行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。（二）采購預算管理1.公司每年年初制定禮品采購預算，各部門應根據上一年度禮品使用情況及本年度業(yè)務發(fā)展需求，編制本部門的禮品采購預算，并提交至行政部門匯總。2.行政部門結合公司整體預算安排，對各部門的禮品采購預算進行審核和平衡，形成公司年度禮品采購預算草案，提交至公司管理層審批。3.經公司管理層審批通過的年度禮品采購預算，作為本年度禮品采購的控制依據。各部門應嚴格按照預算執(zhí)行，如需調整預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。（三）采購合同管理1.行政部門負責與供應商簽訂禮品采購合同，并確保合同內容符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括禮品的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。同時，應約定合同變更、解除、違約責任等事項。3.采購合同簽訂后，行政部門應妥善保管合同原件，并將合同副本分發(fā)給相關部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。4.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生合同變更或解除等情況，行政部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關補充協(xié)議或解除合同協(xié)議，確保雙方權益得到保障。三、禮品使用管理（一）禮品使用范圍1.業(yè)務往來：用于拜訪客戶、商務洽談、參加行業(yè)展會等業(yè)務活動，以維護客戶關系，促進業(yè)務合作。2.員工福利：作為公司對員工的關懷和激勵，定期或不定期發(fā)放給員工，如節(jié)日禮品、生日禮品、優(yōu)秀員工獎勵禮品等。3.公關活動：用于公司舉辦的各類公關活動，如開業(yè)慶典、周年慶典、新品發(fā)布會等，提升公司形象和知名度。4.其他特殊情況：根據公司實際情況，經公司領導批準后用于其他合理用途。（二）禮品發(fā)放管理1.員工福利禮品行政部門根據公司制定的員工福利計劃，確定福利禮品的種類、數量和發(fā)放時間。提前將員工福利禮品的信息通知員工，并組織員工在規(guī)定時間內領取。領取時，員工需在《員工福利禮品領取登記表》上簽字確認。對于因特殊原因無法現場領取的員工，行政部門可采取郵寄等方式發(fā)放，但需留存相關憑證。2.業(yè)務往來禮品各部門在業(yè)務活動中需要贈送禮品時，應填寫《禮品發(fā)放申請表》，詳細說明禮品的用途、受贈對象、預計金額等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，簽字確認并提交至行政部門。行政部門根據禮品庫存情況進行審批，審批通過后方可發(fā)放禮品。禮品發(fā)放時，應填寫《禮品發(fā)放登記表》，記錄禮品的名稱、數量、受贈對象、發(fā)放時間等信息，并由受贈對象簽字確認。如受贈對象因特殊原因無法簽字，需注明原因并由發(fā)放人員簽字證明。（三）禮品使用記錄1.行政部門負責建立禮品使用臺賬，對禮品的采購、發(fā)放、使用等情況進行詳細記錄。臺賬內容應包括禮品名稱、規(guī)格、數量、采購日期、采購金額、發(fā)放日期、受贈對象、禮品用途等信息。2.各部門在使用禮品后，應及時將禮品使用情況反饋給行政部門，以便更新禮品使用臺賬。3.財務部門定期對禮品使用臺賬進行核對，確保禮品采購、發(fā)放等費用的記錄準確無誤，并與財務賬目相符。四、禮品贈送管理（一）贈送原則1.禮品贈送應基于真誠、尊重和適度的原則，不得借贈送禮品之名進行不正當的利益輸送或商業(yè)賄賂。2.贈送禮品時應考慮受贈對象的身份、地位、文化背景等因素，選擇合適的禮品，避免因禮品不當而引起誤解或不良影響。3.嚴格控制禮品贈送的頻率和價值，避免過度贈送禮品給同一受贈對象，影響公司形象和資源利用效率。（二）贈送流程1.申請審批各部門在業(yè)務往來中需要贈送禮品時，應按照禮品采購管理中的采購流程進行申請審批，填寫《禮品采購申請表》并提交相關部門審核和公司領導審批。審批通過后，方可進行禮品的采購和贈送。2.禮品選擇根據受贈對象的特點和需求，結合公司禮品管理政策及預算情況，選擇合適的禮品。禮品應具有一定的實用性、紀念性或文化價值，能夠體現公司的誠意和關懷。在選擇禮品時，應注意禮品的質量、包裝、品牌等方面，確保禮品的品質和形象符合公司要求。3.贈送實施禮品采購完成后，由相關人員按照規(guī)定的時間和方式將禮品贈送給受贈對象。贈送時，應向受贈對象簡要介紹禮品的用途和意義，并表達公司的良好祝愿。如受贈對象拒絕接受禮品，應尊重其意愿，不得強行贈送。對于因特殊原因無法直接贈送禮品的情況，可采取郵寄、委托他人轉交等方式進行，但需確保禮品能夠安全、及時送達受贈對象手中。（三）禮品贈送注意事項1.禮品贈送應在合適的場合進行，避免在公開場合或敏感時期進行不當的禮品贈送行為，以免引起不必要的關注和質疑。2.贈送禮品時，應注意言行舉止得體，尊重受贈對象的感受，不得有任何不當的暗示或要求。3.對于涉及重要客戶或關鍵業(yè)務合作伙伴的禮品贈送，應提前與公司領導溝通，確保禮品贈送符合公司整體戰(zhàn)略和利益。五、禮品庫存管理（一）庫存盤點1.行政部門定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點時間應選擇在月末或月初，以保證盤點數據的準確性。2.盤點前，行政部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等事項。盤點人員應認真核對禮品的數量、規(guī)格、型號、質量等信息，并如實記錄盤點結果。3.盤點結束后，盤點人員應編制《禮品庫存盤點表》，詳細記錄盤點情況，包括實際庫存數量、賬面庫存數量、盤盈或盤虧數量及原因等。如發(fā)現盤盈或盤虧情況，應及時查明原因，并填寫《禮品庫存盤盈/盤虧報告表》，提交至行政部門負責人審核。4.行政部門負責人根據盤點結果和盤盈/盤虧報告表進行審核，如確屬正常損耗或其他合理原因導致的盤盈/盤虧，經批準后進行相應的賬務處理；如發(fā)現存在管理不善或其他違規(guī)行為導致的盤盈/盤虧，應追究相關人員的責任。（二）庫存保管1.行政部門應設立專門的禮品倉庫或儲物區(qū)域，用于存放禮品。倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，確保禮品的質量不受影響。2.禮品應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立清晰的標識，便于查找和管理。對于貴重禮品或易損禮品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加鎖保管等。3.倉庫管理人員應定期對禮品進行檢查，查看禮品的存放狀態(tài)、質量狀況等，如發(fā)現禮品有損壞、變質等情況，應及時報告行政部門負責人，并采取相應的處理措施。4.嚴格控制禮品倉庫的出入庫管理，建立禮品出入庫登記制度。禮品入庫時，倉庫管理人員應核對禮品的數量、規(guī)格、型號等信息與送貨單一致后，辦理入庫手續(xù)，并在《禮品入庫登記表》上簽字確認；禮品出庫時，應根據經審批的《禮品發(fā)放申請表》或其他相關憑證進行發(fā)放，并在《禮品出庫登記表》上記錄禮品的名稱、數量、受贈對象、發(fā)放時間等信息，由領取人簽字確認。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對禮品管理情況進行審計監(jiān)督，檢查禮品采購、使用、贈送等環(huán)節(jié)是否符合公司禮品管理制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.審計部門應通過查閱相關文件、憑證、記錄，實地盤點禮品庫存，訪談相關人員等方式進行審計，并出具審計報告。對于審計發(fā)現的問題，應提出整改意見和建議，督促相關部門及時整改。（二）日常監(jiān)督檢查1.行政部門負責對禮品管理情況進行日常監(jiān)督檢查，定期檢查禮品采購合同的執(zhí)行情況、禮品使用記錄的完整性、禮品庫存的管理狀況等。2.各部門負責人應加強對本部門禮品使用情況的監(jiān)督管理，確保本部門員工按照公司禮品管理制度的規(guī)定使用禮品。如發(fā)現本部門員工存在違規(guī)使用禮品的行為，應及時制止并向行政部門報告。3.公司設立舉報郵箱和舉報電話，接受全體員工對禮品管理違規(guī)行為的舉報。對于舉報屬實的，公司將按照相關規(guī)定對舉報人給予獎勵，并對違規(guī)人