石油物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司石油物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及石油物資采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足生產(chǎn)需求的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的石油物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)要求。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，杜絕不正當(dāng)交易。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各使用部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設(shè)備運(yùn)行狀況等，定期對石油物資的需求進(jìn)行預(yù)測，并提交需求預(yù)測報告。2.需求預(yù)測報告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、預(yù)計需求量、需求時間等內(nèi)容。（二）采購計劃編制1.物資采購部門根據(jù)各使用部門提交的需求預(yù)測報告，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等詳細(xì)信息。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計劃，使用部門應(yīng)及時提出申請。2.物資采購部門根據(jù)申請對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并按規(guī)定程序重新審核和審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等。2.通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，從眾多供應(yīng)商中選擇合格的供應(yīng)商。3.對擬選擇的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況。（二）供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評估檔案，記錄評估結(jié)果，并根據(jù)評估情況對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于評估不合格的供應(yīng)商，及時予以淘汰，并停止與其合作。2.分析供應(yīng)商淘汰原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防止類似問題再次發(fā)生。四、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請表，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交物資采購部門。（二）采購審批1.物資采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。2.對于金額較大或重要物資的采購申請，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.根據(jù)審批后的采購申請，物資采購部門選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。（四）到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.物資到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，使用部門進(jìn)行數(shù)量和外觀驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門按照審批后的付款申請單進(jìn)行付款結(jié)算，并做好賬務(wù)處理。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同需經(jīng)公司法律部門審核后簽訂。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時履行。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行，采購部門應(yīng)及時采取措施，減少公司損失，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議需報公司法律部門審核后執(zhí)行。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同的采購風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.例如，對于市場價格波動風(fēng)險，可以通過簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行防范；對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商等。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.物資采購部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的工作，及時提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)。2.積極配合社會公眾的監(jiān)督，及時處理投訴和舉報。八、信息管理（一）采購信息收集1.物資采購部門應(yīng)廣泛收集市場信息、供應(yīng)商信息等，為采購決策提供依據(jù)。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對采購相關(guān)信息進(jìn)行分類整理和存儲。（二）信息共享1.實(shí)現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部各部門之間的共享，提高工作效率。2.定期發(fā)布采購信息，包括采購計劃、中標(biāo)供應(yīng)商、采購價格等，接受公司員工的監(jiān)督。九、人員管理（一）崗位設(shè)置1.根據(jù)采購工作需要，合理設(shè)置采購崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.采購崗位包括采購計劃員、采購員、合同管理員、質(zhì)量檢驗(yàn)員等。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織采購人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括采購法律法規(guī)、采購流程、物資知識、市場分析等。（三）績效考核1.建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)