大學(xué)檔案館檔案收集整理制度?

一、總則1.為了加強(qiáng)大學(xué)檔案館檔案的收集與整理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。2.檔案收集整理工作遵循集中統(tǒng)一管理、全面收集、分類(lèi)整理、便于利用的原則，確保檔案資料真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。二、檔案收集范圍1.黨群類(lèi)-學(xué)校黨委、紀(jì)委、各黨總支、直屬黨支部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。-上級(jí)黨組織關(guān)于學(xué)校黨組織建設(shè)、干部任免、黨員教育管理等方面的文件及本校相應(yīng)的貫徹執(zhí)行情況材料。-學(xué)校黨代會(huì)、黨委會(huì)、民主生活會(huì)等重要會(huì)議形成的各類(lèi)文件、講話(huà)、照片、音像等資料。-學(xué)校黨委各部門(mén)開(kāi)展思想政治工作、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、群團(tuán)工作等形成的文件材料。2.行政類(lèi)-學(xué)校行政的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)劃、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等文件。-學(xué)校與上級(jí)行政部門(mén)及校外單位的往來(lái)公文，包括請(qǐng)示、批復(fù)、函件等。-學(xué)校行政部門(mén)關(guān)于教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、后勤等各項(xiàng)管理工作形成的文件材料。-學(xué)校各類(lèi)行政會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)、行政工作會(huì)等重要會(huì)議的相關(guān)資料。3.教學(xué)類(lèi)-學(xué)校教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等文件。-各專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)改革方案及實(shí)施情況總結(jié)。-教師教學(xué)工作的教案、教學(xué)課件、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估材料、教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料等。-學(xué)生學(xué)籍管理資料，包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料等。-教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，如實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。4.科研類(lèi)-學(xué)?？蒲泄芾碇贫?、科研發(fā)展規(guī)劃等文件。-各級(jí)各類(lèi)科研項(xiàng)目的申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)通知書(shū)、研究報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料等。-科研成果的鑒定證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、科研論文發(fā)表情況等相關(guān)材料。-學(xué)校舉辦的學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座等活動(dòng)的資料，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、論文集等。5.基建類(lèi)-學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等前期文件。-施工過(guò)程中的工程圖紙、施工記錄、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料。-工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等文件。6.設(shè)備類(lèi)-學(xué)校大型儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等資料。-設(shè)備報(bào)廢、處置的相關(guān)文件。7.財(cái)務(wù)類(lèi)-學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。-會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。-財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)材料等相關(guān)文件。8.聲像類(lèi)-學(xué)校重要活動(dòng)、會(huì)議、慶典、外事接待等形成的照片、錄像、錄音等資料。-學(xué)校自制的宣傳片、教學(xué)片、科研成果演示片等音像制品。9.實(shí)物類(lèi)-學(xué)校獲得的各級(jí)各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等。-具有紀(jì)念意義的禮品、贈(zèng)品等實(shí)物。三、檔案收集要求1.部門(mén)職責(zé)-學(xué)校各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。-各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理要求，進(jìn)行初步整理后定期移交至檔案館。2.時(shí)間要求-一般文件材料應(yīng)在次年上半年完成收集整理并移交檔案館；科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)移交；基建項(xiàng)目檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)移交。-聲像、實(shí)物類(lèi)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)及時(shí)向檔案館移交。3.質(zhì)量要求-收集的檔案材料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。-電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范，有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保文件的可讀性和可追溯性。-照片應(yīng)圖像清晰，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息；錄像、錄音資料應(yīng)音質(zhì)、畫(huà)質(zhì)良好，有簡(jiǎn)要的文字說(shuō)明。四、檔案整理原則與方法1.整理原則-遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。-區(qū)分不同門(mén)類(lèi)、不同年度、不同保管期限的檔案進(jìn)行整理。-便于保管和利用。2.整理方法-分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，將檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、聲像、實(shí)物等九大類(lèi)別。在每一大類(lèi)下，再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。-編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。-編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等項(xiàng)目，確保信息準(zhǔn)確、完整。-裝訂與裝盒：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝等方式，確保檔案牢固、整齊。將裝訂好的檔案或單份文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類(lèi)別、年度、起止檔號(hào)等信息。-數(shù)字化處理：對(duì)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。五、檔案收集整理的監(jiān)督與考核1.檔案館負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案收集整理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期檢查各部門(mén)檔案收集整理工作的進(jìn)展情況和質(zhì)量。2.將檔案收集整理工作納入學(xué)校對(duì)各部