大學(xué)校園綠化檔案管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)校園綠化檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用綠化檔案信息資源，更好地服務(wù)于校園綠化建設(shè)、管理與發(fā)展，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。2.本制度所指的校園綠化檔案是指在校園綠化規(guī)劃、設(shè)計、施工、養(yǎng)護(hù)、管理等各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。3.校園綠化檔案工作是校園管理工作的重要組成部分，各相關(guān)部門和人員應(yīng)高度重視，確保綠化檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門-負(fù)責(zé)對校園綠化檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。-制定和完善校園綠化檔案管理的規(guī)章制度，并組織實施。-對全校綠化檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用校園綠化檔案。-負(fù)責(zé)綠化檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)綠化檔案數(shù)字化管理。2.校園綠化管理部門-明確專人負(fù)責(zé)本部門綠化檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。-在綠化項目實施過程中，及時收集和整理相關(guān)文件材料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。-按規(guī)定向?qū)W校檔案管理部門移交綠化檔案，并辦理交接手續(xù)。3.其他相關(guān)部門-在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助校園綠化管理部門做好綠化檔案的收集工作，提供與綠化工作相關(guān)的文件、資料等。三、檔案收集范圍1.規(guī)劃設(shè)計類-校園綠化總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃及專項規(guī)劃文本、圖紙。-綠化項目設(shè)計方案、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件及圖紙。-規(guī)劃設(shè)計變更文件及相關(guān)說明。2.工程建設(shè)類-綠化工程立項審批文件、項目可行性研究報告。-工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。-工程施工合同、監(jiān)理合同等各類合同文件。-工程開工報告、施工組織設(shè)計、施工日志。-工程材料、苗木的檢驗報告、檢疫證明、質(zhì)量合格證明等。-隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄。-工程竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖。3.養(yǎng)護(hù)管理類-年度綠化養(yǎng)護(hù)計劃、總結(jié)。-日常養(yǎng)護(hù)工作記錄，包括澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等作業(yè)記錄。-綠化設(shè)施設(shè)備的維護(hù)、維修記錄。-綠化養(yǎng)護(hù)質(zhì)量檢查、考核記錄。4.植物資源類-校園植物名錄，包括植物名稱、種類、數(shù)量、分布位置等信息。-珍稀、古樹名木的調(diào)查、登記、保護(hù)記錄。-植物引種、馴化記錄。5.其他類-校園綠化工作相關(guān)的會議紀(jì)要、請示報告、批復(fù)文件。-有關(guān)校園綠化的宣傳報道、科研成果、獲獎證書等資料。-師生參與校園綠化活動的記錄、圖片等資料。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-校園綠化檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點，進(jìn)行分類、組卷、編目。-檔案整理應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。-文字材料應(yīng)按問題、時間、重要程度等進(jìn)行排列；圖紙應(yīng)按專業(yè)、圖號順序排列；聲像材料應(yīng)標(biāo)注拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。2.歸檔時間-綠化項目完成后，校園綠化管理部門應(yīng)在三個月內(nèi)將整理好的項目檔案向?qū)W校檔案管理部門移交歸檔。-日常綠化養(yǎng)護(hù)管理檔案應(yīng)按年度進(jìn)行整理，于次年上半年向?qū)W校檔案管理部門移交歸檔。3.歸檔手續(xù)-移交檔案時，移交單位應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各留存一份。-檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，符合要求的予以歸檔保存。五、檔案保管與保護(hù)1.保管條件-學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的庫房存放校園綠化檔案，庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜。-配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.保管期限-校園綠化檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，按照國家有關(guān)規(guī)定確定。-保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.檔案保護(hù)-定期對綠化檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。-對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或數(shù)字化處理。-嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。六、檔案利用與開發(fā)1.利用制度-學(xué)校各部門因工作需要查閱綠化檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-外單位查閱綠化檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。-如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。2.開發(fā)利用-檔案管理部門應(yīng)積極開展綠化檔案的開發(fā)利用工作，編制各種檢索工具和參考資料，如綠化檔案目錄、專題匯編等，為校園綠化建設(shè)和管理提供信息支持。-利用綠化檔案開展宣傳教育活動，展示校園綠化成果，增強(qiáng)師生的環(huán)保意識和愛校情懷。七、監(jiān)督與考核1.學(xué)校檔案管理部門定期對校園綠化檔案工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.將校園綠化檔案工作納