行政檔案信息共享管理規(guī)定?

行政檔案信息共享管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)本高端賓館行政檔案信息的有效管理與合理共享，提高賓館各部門間的工作協(xié)同效率，確保行政檔案信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為賓館決策及日常運(yùn)營提供支持，結(jié)合本賓館實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本賓館內(nèi)所有涉及行政檔案信息管理與共享的部門及人員。行政檔案信息涵蓋賓館在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等。3.基本原則-合法性原則：行政檔案信息的共享必須符合國家法律法規(guī)以及賓館的相關(guān)規(guī)定，確保信息的合法獲取、存儲(chǔ)、使用和傳播。-安全性原則：在保證行政檔案信息共享的同時(shí)，要高度重視信息安全，采取有效措施防止信息泄露、篡改和丟失，保障賓館及相關(guān)方的合法權(quán)益。-真實(shí)性原則：共享的行政檔案信息應(yīng)確保真實(shí)可靠，來源可追溯，以保證依據(jù)信息做出的決策和行動(dòng)具有正確性和有效性。-及時(shí)性原則：及時(shí)更新和共享行政檔案信息，確保各部門能夠在需要時(shí)獲取最新、最準(zhǔn)確的信息，滿足工作的時(shí)效性要求。-適度性原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定行政檔案信息的共享范圍和使用權(quán)限，避免信息的過度共享和濫用。二、管理職責(zé)1.行政檔案管理部門-統(tǒng)籌規(guī)劃：負(fù)責(zé)制定和完善行政檔案信息共享管理制度和流程，規(guī)劃檔案信息共享平臺的建設(shè)與發(fā)展。-信息收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目賓館各部門產(chǎn)生的行政檔案信息，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。-平臺維護(hù)：負(fù)責(zé)行政檔案信息共享平臺的日常維護(hù)和管理，包括系統(tǒng)更新、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等工作，確保平臺的穩(wěn)定運(yùn)行。-權(quán)限管理：根據(jù)賓館各部門的職責(zé)和工作需求，合理分配行政檔案信息的訪問權(quán)限，對權(quán)限變更進(jìn)行審核和管理。-監(jiān)督與指導(dǎo)：對各部門的行政檔案信息管理與共享工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.各部門-信息提供：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門行政檔案信息的收集、整理和報(bào)送工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求將相關(guān)信息傳遞給行政檔案管理部門。-權(quán)限申請與使用：根據(jù)工作需要，各部門向行政檔案管理部門提出行政檔案信息訪問權(quán)限申請，嚴(yán)格按照授予的權(quán)限使用共享信息，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或違規(guī)操作。-信息反饋：各部門在使用行政檔案信息共享平臺過程中，如發(fā)現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、不完整或存在安全隱患等問題，應(yīng)及時(shí)向行政檔案管理部門反饋，以便及時(shí)處理。-安全保密：各部門應(yīng)教育本部門員工遵守行政檔案信息共享的安全保密規(guī)定，妥善保管涉及的信息，防止信息泄露和濫用。三、檔案信息收集與整理1.收集范圍-上級文件：包括政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等下發(fā)的與賓館經(jīng)營管理相關(guān)的政策法規(guī)、通知、批復(fù)等文件。-內(nèi)部文件：賓館制定的各類規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、決議等文件。-人事檔案：員工的個(gè)人基本信息、入職離職資料、培訓(xùn)記錄、績效考核結(jié)果、薪酬福利等相關(guān)資料。-財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件等。-合同檔案：賓館簽訂的各類合同協(xié)議，包括租賃合同、采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。-業(yè)務(wù)記錄：各部門在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的工作記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、客戶資料、投訴處理記錄等。-其他檔案：如賓館獲得的榮譽(yù)證書、大事記、宣傳資料等具有保存價(jià)值的信息資料。2.收集要求-真實(shí)性：收集的行政檔案信息必須真實(shí)可靠，內(nèi)容與實(shí)際情況相符，不得弄虛作假。-完整性：確保檔案信息的完整，包括文件的正文、附件、圖表、簽字蓋章等要素齊全。-及時(shí)性：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集和報(bào)送檔案信息，不得拖延。對于重要緊急的信息，應(yīng)立即傳遞給行政檔案管理部門。-規(guī)范性：檔案信息的收集應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如文件格式、命名規(guī)則、分類方法等，以便于后續(xù)的整理和管理。3.整理流程-初步分類：行政檔案管理部門收到各部門報(bào)送的檔案信息后，按照檔案的類型、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行初步分類。-詳細(xì)編目：對分類后的檔案信息進(jìn)行詳細(xì)編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息可準(zhǔn)確檢索。-數(shù)字化處理：對有條件的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化掃描和存儲(chǔ)，建立電子檔案庫，同時(shí)保留紙質(zhì)檔案的原始備份，以備查閱和核對。-上架存儲(chǔ)：將整理好的紙質(zhì)檔案按照分類和編號順序上架存儲(chǔ)，電子檔案按照相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。四、檔案信息共享平臺建設(shè)與管理1.平臺架構(gòu)與功能-平臺架構(gòu)：行政檔案信息共享平臺應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)架構(gòu)，具備良好的擴(kuò)展性、穩(wěn)定性和安全性。平臺應(yīng)包括用戶管理、檔案管理、信息檢索、權(quán)限控制、審計(jì)監(jiān)控等功能模塊。-用戶管理：實(shí)現(xiàn)對平臺用戶的注冊、登錄、信息維護(hù)等功能，確保用戶身份的合法性和準(zhǔn)確性。-檔案管理：支持檔案信息的上傳、下載、修改、刪除等操作，同時(shí)具備檔案信息的分類管理、編目管理、版本管理等功能，方便檔案信息的維護(hù)和更新。-信息檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號、日期、來源等條件進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地定位所需的檔案信息。-權(quán)限控制：根據(jù)用戶的角色和權(quán)限設(shè)置，對不同用戶訪問檔案信息的范圍和操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保信息的安全和保密。-審計(jì)監(jiān)控：對平臺的所有操作進(jìn)行審計(jì)記錄，包括用戶登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)修改記錄等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.平臺安全管理-網(wǎng)絡(luò)安全：采取防火墻、入侵檢測、防病毒等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意入侵，保障平臺的網(wǎng)絡(luò)安全。-數(shù)據(jù)安全：對平臺存儲(chǔ)的檔案信息進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。-用戶認(rèn)證：采用身份認(rèn)證技術(shù)，如用戶名密碼、數(shù)字證書、生物識別等方式，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。同時(shí)，定期更新用戶密碼，提高賬戶的安全性。-安全培訓(xùn)：對平臺的使用人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力，使其了解平臺的安全操作規(guī)程和注意事項(xiàng)。3.平臺維護(hù)與更新-日常維護(hù)：行政檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)平臺的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器的巡檢、系統(tǒng)的監(jiān)控、故障的排除等，確保平臺的正常運(yùn)行。-功能更新：根據(jù)賓館業(yè)務(wù)發(fā)展和用戶需求，及時(shí)對平臺的功能進(jìn)行優(yōu)化和更新，提高平臺的易用性和實(shí)用性。-數(shù)據(jù)更新：隨著檔案信息的不斷收集和整理，及時(shí)將新的檔案信息錄入平臺，并對已有的信息進(jìn)行更新和完善，保證平臺信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。五、檔案信息共享權(quán)限設(shè)置與審批1.權(quán)限設(shè)置原則-基于角色的權(quán)限分配：根據(jù)賓館各部門的職責(zé)和工作需求，設(shè)定不同的角色，如管理人員、普通員工、審計(jì)人員等，并為每個(gè)角色分配相應(yīng)的行政檔案信息訪問權(quán)限。-最小化授權(quán)原則：按照“最小化授權(quán)”原則，為用戶分配完成其工作所需的最小權(quán)限，避免過度授權(quán)導(dǎo)致信息泄露和濫用。-動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：隨著員工崗位變動(dòng)、工作任務(wù)調(diào)整等情況，及時(shí)對用戶的權(quán)限進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保權(quán)限與工作需求相匹配。2.權(quán)限分類與內(nèi)容-查閱權(quán)限：允許用戶查看行政檔案信息的內(nèi)容，但不具備修改、刪除等操作權(quán)限。查閱權(quán)限可進(jìn)一步細(xì)分為不同類型檔案信息的查閱權(quán)限，如人事檔案查閱、財(cái)務(wù)檔案查閱等。-編輯權(quán)限：授予用戶對部分檔案信息進(jìn)行修改、補(bǔ)充等操作的權(quán)限，但需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。編輯權(quán)限通常適用于檔案信息的創(chuàng)建部門或負(fù)責(zé)信息維護(hù)的人員。-刪除權(quán)限：刪除權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制，僅授予特定的管理人員或經(jīng)過特殊審批的人員，以防止重要檔案信息被誤刪除或惡意刪除。-下載權(quán)限：根據(jù)工作需要，為部分用戶分配下載檔案信息的權(quán)限，下載的信息應(yīng)遵守相關(guān)的安全保密規(guī)定，不得隨意傳播。3.權(quán)限審批流程-申請：用戶根據(jù)工作需要，填寫《行政檔案信息共享權(quán)限申請表》，詳細(xì)說明申請的權(quán)限類型、訪問的檔案信息范圍等內(nèi)容，并提交給本部門負(fù)責(zé)人審核。-部門審核：部門負(fù)責(zé)人對用戶的申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的合理性和必要性。如審核通過，簽署意見后提交給行政檔案管理部門。-檔案管理部門審批：行政檔案管理部門收到申請后，根據(jù)權(quán)限設(shè)置原則和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。對于符合要求的申請，予以批準(zhǔn)，并為用戶開通相應(yīng)的權(quán)限；對于不符合要求的申請，應(yīng)說明理由并退回。-特殊權(quán)限審批：對于涉及敏感信息或高級別權(quán)限的申請，如財(cái)務(wù)檔案的編輯權(quán)限、重要合同的刪除權(quán)限等，需經(jīng)過賓館管理層的審批。行政檔案管理部門在收到管理層的審批意見后，方可進(jìn)行權(quán)限開通操作。六、檔案信息共享的使用與監(jiān)督1.使用規(guī)范-合法使用：用戶在使用行政檔案信息共享平臺時(shí)，必須遵守國家法律法規(guī)和賓館的相關(guān)規(guī)定，不得將共享信息用于非法目的。-工作用途：共享的行政檔案信息僅用于用戶的本職工作，不得私自將信息泄露給外部人員或用于個(gè)人利益。-信息引用：如需在工作中引用共享的檔案信息，應(yīng)注明信息來源，確保信息的可追溯性。-反饋機(jī)制：用戶在使用檔案信息過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在問題或?qū)ぷ鳟a(chǎn)生影響，應(yīng)及時(shí)向行政檔案管理部門反饋，以便采取措施進(jìn)行處理。2.監(jiān)督檢查-定期檢查：行政檔案管理部門定期對行政檔案信息共享平臺的使用情況進(jìn)行檢查，包括用戶權(quán)限的使用情況、信息的訪問記錄、數(shù)據(jù)的完整性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。-不定期抽查：賓館內(nèi)部審計(jì)部門不定期對行政檔案信息共享工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查信息共享的合規(guī)性、安全性以及各部門對制度的執(zhí)行情況。-投訴處理：建立投訴舉報(bào)機(jī)制，接受賓館員工和相關(guān)方對行政檔案信息共享過程中違規(guī)行為的投訴舉報(bào)。對于投訴舉報(bào)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)處理。3.違規(guī)處理-警告與糾正：對于初次違反行政檔案信息共享規(guī)定的用戶，行政檔案管理部門將給予警告，并責(zé)令其立即糾正違規(guī)行為。-權(quán)限限制：對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的用戶，將視情況限制其對行政檔案信息的訪問權(quán)限，暫停其使用共享平臺的資格，直至違規(guī)行為得到整改。-紀(jì)律處分：對于嚴(yán)重違反規(guī)定，造成信息泄露、濫用等不良后果的用戶，將按照賓館的紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于罰款、降職、辭退等，同時(shí)追究相關(guān)法律責(zé)任。七、檔案信息的保密與安全1.保密制度-簽訂保密協(xié)議：賓館與所有可能接觸到行政檔案信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的權(quán)利和義務(wù)，以及違反保密規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。-保密培訓(xùn)：定期組織員工參加行政檔案信息保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能，使其了解保密法律法規(guī)和賓館的保密制度。-保密標(biāo)識：對涉及機(jī)密的行政檔案信息，應(yīng)在文件、存儲(chǔ)介質(zhì)等顯著位置標(biāo)注保密標(biāo)識，提醒員工注意保密。-保密審查：在行政檔案信息共享過程中，對擬共享的信息進(jìn)行保密審查，確保共享信息不涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等敏感內(nèi)容。2.安全措施-物理安全：加強(qiáng)對行政檔案存儲(chǔ)場所的物理安全防護(hù)，包括安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)施等，確保檔案信息的實(shí)體安全。-網(wǎng)絡(luò)安全：持續(xù)完善行政檔案信息共享平臺的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，定期進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。-數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對行政檔案信息進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。-應(yīng)急響應(yīng)：制定行政檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生信息安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保能夠快速、有效地應(yīng)對各類安全事件。八、附則1.制度解釋本規(guī)定由賓館行政檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋