行政檔案鑒定評估工作管理規(guī)定?

行政檔案鑒定評估工作管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)本高端賓館行政檔案管理，科學(xué)、準(zhǔn)確地鑒定和評估行政檔案的價值，確保檔案資源的有效利用，提高賓館管理效率和決策科學(xué)性，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本賓館內(nèi)所有行政檔案的鑒定評估工作，包括但不限于各類文件、報告、信函、會議記錄等形成的檔案。3.原則-真實(shí)性原則：鑒定評估過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，以原始記錄為依據(jù)。-全面性原則：綜合考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和潛在價值，對檔案進(jìn)行全面評估。-客觀性原則：依據(jù)明確的標(biāo)準(zhǔn)和方法，不受主觀因素干擾，客觀公正地開展鑒定評估工作。-實(shí)用性原則：以滿足賓館實(shí)際工作需要和未來發(fā)展需求為出發(fā)點(diǎn)，確定檔案的存毀和保管期限。二、組織與職責(zé)1.鑒定評估工作小組-組成：由賓館行政主管擔(dān)任組長，成員包括行政部門各層級代表、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理專業(yè)人員。-職責(zé)-制定和修訂行政檔案鑒定評估工作的計劃和方案。-組織實(shí)施檔案鑒定評估工作，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查。-依據(jù)評估結(jié)果，提出檔案存毀、保管期限調(diào)整等處理意見。-協(xié)調(diào)解決鑒定評估工作中出現(xiàn)的問題和爭議。2.行政主管職責(zé)-全面領(lǐng)導(dǎo)檔案鑒定評估工作，確保工作的順利開展。-審核鑒定評估工作小組提交的計劃、方案和處理意見，做出最終決策。3.行政部門職責(zé)-負(fù)責(zé)提供與行政工作相關(guān)的檔案資料，協(xié)助鑒定評估工作小組開展工作。-按照鑒定評估結(jié)果，對本部門的檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理、移交或銷毀等操作。4.業(yè)務(wù)部門職責(zé)-配合鑒定評估工作小組，對涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案提供專業(yè)意見和建議。-協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。5.檔案管理部門職責(zé)-負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、保管等。-參與鑒定評估工作，提供檔案管理方面的專業(yè)知識和技術(shù)支持。-根據(jù)鑒定評估結(jié)果，對檔案進(jìn)行分類存放、定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。三、鑒定評估內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性鑒定-來源核實(shí)：審查檔案的形成部門、時間、背景等信息，確認(rèn)檔案來源的可靠性。對于重要文件和關(guān)鍵檔案，需通過查閱相關(guān)記錄、詢問當(dāng)事人等方式進(jìn)行核實(shí)。-內(nèi)容審查：檢查檔案內(nèi)容是否存在篡改、偽造等情況。通過對比不同版本、核實(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)等方法，確保檔案內(nèi)容真實(shí)無誤。-簽字蓋章確認(rèn)：對需要簽字蓋章的檔案，檢查簽字和印章的真實(shí)性和完整性。對于電子檔案，要確認(rèn)電子簽名和加密措施的有效性。2.檔案的完整性鑒定-文件要素檢查：審核檔案是否包含應(yīng)有的文件要素，如文件標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。對于缺少關(guān)鍵要素的檔案，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或說明。-過程文件審查：對于涉及重要事項和業(yè)務(wù)流程的檔案，檢查是否涵蓋了決策、執(zhí)行、監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)文件，確保檔案能夠完整反映事件的全貌。-關(guān)聯(lián)檔案核對：核對與該檔案相關(guān)的其他檔案是否齊全，如會議記錄與相關(guān)決議、報告與批復(fù)等。對于存在關(guān)聯(lián)關(guān)系但缺失部分檔案的情況，要及時查找和補(bǔ)充。3.檔案的準(zhǔn)確性鑒定-數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，確保數(shù)據(jù)來源可靠、計算準(zhǔn)確、記錄規(guī)范。對于重要數(shù)據(jù)，要與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤。-文字表述準(zhǔn)確性：檢查檔案中的文字表述是否清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范，避免出現(xiàn)歧義、錯別字、語法錯誤等問題。對于專業(yè)術(shù)語的使用，要確保符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。-圖表準(zhǔn)確性：對檔案中的圖表進(jìn)行審查，確保圖表內(nèi)容與文字描述一致，圖表繪制規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對于涉及地圖、設(shè)計圖等特殊圖表的檔案，要請專業(yè)人員進(jìn)行審核。4.檔案的價值評估-歷史價值評估：考慮檔案對研究賓館發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等方面的作用。具有歷史價值的檔案，如賓館開業(yè)初期的文件、重要領(lǐng)導(dǎo)人的批示等，應(yīng)長期保存。-現(xiàn)實(shí)利用價值評估：根據(jù)檔案在當(dāng)前賓館管理、業(yè)務(wù)開展、決策支持等方面的利用情況，評估其現(xiàn)實(shí)價值。對于經(jīng)常被查閱和引用的檔案，應(yīng)重點(diǎn)保存。-潛在價值評估：預(yù)測檔案在未來可能產(chǎn)生的價值，如對賓館戰(zhàn)略規(guī)劃、市場拓展、法律糾紛等方面的潛在作用。對于具有潛在價值的檔案，要妥善保管，以備后續(xù)利用。四、鑒定評估流程1.準(zhǔn)備階段-制定計劃：鑒定評估工作小組根據(jù)賓館的實(shí)際情況和檔案管理要求，制定年度或階段性的鑒定評估工作計劃，明確工作目標(biāo)、范圍、方法、步驟和人員分工。-收集資料：檔案管理部門按照工作計劃，收集待鑒定評估的檔案資料，并進(jìn)行初步整理和分類。同時，收集與檔案相關(guān)的背景資料、業(yè)務(wù)資料、法律法規(guī)等，為鑒定評估工作提供參考。-培訓(xùn)人員：組織鑒定評估工作小組成員參加相關(guān)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案鑒定評估的標(biāo)準(zhǔn)、方法和技巧，提高成員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.鑒定評估階段-初步審查：鑒定評估工作小組成員按照分工，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件的初步審查。審查內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和價值等方面，并填寫《行政檔案鑒定評估初步審查表》，記錄審查意見和發(fā)現(xiàn)的問題。-綜合評估：在初步審查的基礎(chǔ)上，鑒定評估工作小組召開會議，對初步審查結(jié)果進(jìn)行綜合評估。成員之間充分交流意見，對存在爭議的檔案進(jìn)行深入討論，必要時邀請相關(guān)專家進(jìn)行論證。根據(jù)綜合評估結(jié)果，填寫《行政檔案鑒定評估綜合評估表》，提出檔案存毀、保管期限調(diào)整等初步處理意見。-審核批準(zhǔn)：鑒定評估工作小組將《行政檔案鑒定評估綜合評估表》及相關(guān)材料提交給賓館行政主管進(jìn)行審核批準(zhǔn)。行政主管對評估結(jié)果進(jìn)行全面審查，如有必要，可進(jìn)一步了解情況或組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查。經(jīng)行政主管批準(zhǔn)后，鑒定評估結(jié)果正式生效。3.處理階段-檔案存毀處理：根據(jù)鑒定評估結(jié)果，對確定銷毀的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)編制《行政檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等信息。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。對確定保存的檔案，按照保管期限和分類要求，進(jìn)行重新整理和存放。-保管期限調(diào)整：對于保管期限需要調(diào)整的檔案，檔案管理部門應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相應(yīng)修改，并做好標(biāo)識。同時，按照新的保管期限要求，對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。-結(jié)果公示：鑒定評估工作結(jié)束后，鑒定評估工作小組應(yīng)將鑒定評估結(jié)果在賓館內(nèi)部進(jìn)行公示，接受員工的監(jiān)督。公示期為[X]個工作日，如有員工對評估結(jié)果有異議，可在公示期內(nèi)向鑒定評估工作小組提出申訴，鑒定評估工作小組應(yīng)及時進(jìn)行復(fù)查和處理。五、檔案保管期限劃分1.永久保存-涉及賓館重大決策、重要?dú)v史事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動的檔案，如賓館章程、董事會決議、開業(yè)慶典資料、重大合同協(xié)議等。-賓館資質(zhì)文件、產(chǎn)權(quán)證書、重要人事任免文件等具有長期保存價值的檔案。-反映賓館發(fā)展歷程和文化傳承的檔案，如賓館歷史照片、影像資料、榮譽(yù)證書等。2.長期保存（[X]年以上）-年度工作計劃、總結(jié)、報告等綜合性文件，以及涉及賓館主要業(yè)務(wù)工作的重要文件。-重要會議記錄、紀(jì)要，包括董事會會議、管理層會議等。-財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等財務(wù)檔案。-員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)等相關(guān)資料。3.中期保存（[X]-[X]年）-一般性業(yè)務(wù)文件，如業(yè)務(wù)往來信函、工作聯(lián)系單、項目策劃書等。-部門工作計劃、總結(jié)，以及階段性業(yè)務(wù)報告。-培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等員工個人資料。-一般性合同協(xié)議，如辦公用品采購合同、短期服務(wù)協(xié)議等。4.短期保存（[X]年以下）-臨時性文件，如通知、啟事、便函等。-會議議程、發(fā)言稿等會議輔助資料。-一般性財務(wù)報銷憑證、票據(jù)等。-過期的宣傳資料、廣告材料等。六、鑒定評估記錄與檔案管理1.記錄要求-鑒定評估工作過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄每一個環(huán)節(jié)的工作情況，包括檔案審查情況、評估意見、處理結(jié)果等。記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保記錄的完整性和可追溯性。-填寫的各類鑒定評估表格應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。表格內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、名稱、形成時間、來源、鑒定評估意見、處理結(jié)果等信息。2.檔案管理-將鑒定評估過程中形成的所有記錄和資料，如工作計劃、審查表、評估表、申訴處理記錄等，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔，形成專門的鑒定評估檔案。-對鑒定評估檔案進(jìn)行分類存放，建立索引目錄，方便查詢和利用。同時，定期對鑒定評估檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-賓館行政主管定期對檔案鑒定評估工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保工作按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。檢查內(nèi)容包括鑒定評估工作的組織實(shí)施情況、檔案處理結(jié)果的執(zhí)行情況、鑒定評估記錄的完整性等。-審計部門對檔案鑒定評估工作進(jìn)行不定期審計，重點(diǎn)審查鑒定評估工作的合規(guī)性、公正性以及檔案處理過程中的財務(wù)合規(guī)性。2.外部監(jiān)督-接受上級主管部門、檔案管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)資料和信息。-對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)機(jī)構(gòu)。八、責(zé)任追究1.在檔案鑒定評估工作中，如發(fā)現(xiàn)工作人員存在以下行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：-故意隱瞞檔案真實(shí)情況，導(dǎo)致鑒定評估結(jié)果失實(shí)的。-違反鑒定評估程序和標(biāo)準(zhǔn)，擅自處理檔案的。-對檔案鑒定評估工作敷衍了事，造成檔案管理混亂的。-泄露檔案機(jī)密信息，給