律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在建立科學(xué)、有效的律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，全面識(shí)別、分析和評(píng)估業(yè)務(wù)外包過程中可能面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)，為事務(wù)所管理層決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，保障事務(wù)所業(yè)務(wù)的穩(wěn)定、安全運(yùn)行，維護(hù)事務(wù)所及客戶的合法權(quán)益。2.適用范圍本規(guī)定適用于律師事務(wù)所所有業(yè)務(wù)外包活動(dòng)，包括但不限于法律文件整理、案件信息調(diào)研、部分非核心法律咨詢服務(wù)等外包業(yè)務(wù)。涉及外包的所有部門、人員以及外包供應(yīng)商均應(yīng)遵守本規(guī)定。3.基本原則-全面性原則：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)外包的全過程，包括外包決策、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、服務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控、項(xiàng)目驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保無遺漏。-客觀性原則：以客觀事實(shí)和數(shù)據(jù)為依據(jù)，避免主觀臆斷和偏見，保證風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果的真實(shí)性和可靠性。-動(dòng)態(tài)性原則：由于業(yè)務(wù)外包環(huán)境和情況不斷變化，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)持續(xù)進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素并調(diào)整評(píng)估結(jié)果。-重要性原則：重點(diǎn)關(guān)注對(duì)事務(wù)所業(yè)務(wù)有重大影響的風(fēng)險(xiǎn)因素，合理分配評(píng)估資源，提高評(píng)估效率。4.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)本律師事務(wù)所秉持“專業(yè)、誠(chéng)信、高效、創(chuàng)新”的企業(yè)文化，在業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過程中，充分考慮外包活動(dòng)是否符合事務(wù)所的價(jià)值觀。以誠(chéng)信為基礎(chǔ)，評(píng)估外包供應(yīng)商的信譽(yù)和道德水準(zhǔn)；以專業(yè)為導(dǎo)向，考察其專業(yè)能力是否能滿足事務(wù)所業(yè)務(wù)需求；以高效為目標(biāo)，分析外包活動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)流程效率的影響；以創(chuàng)新為動(dòng)力，鼓勵(lì)探索新的外包模式和合作方式，同時(shí)確保風(fēng)險(xiǎn)可控。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組-組成：由事務(wù)所合伙人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政主管、財(cái)務(wù)人員以及資深律師代表。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和調(diào)整業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估計(jì)劃；組織實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，包括收集信息、開展調(diào)查、分析風(fēng)險(xiǎn)等；對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行審議和決策，提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建議；監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況。2.業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)識(shí)別本部門業(yè)務(wù)外包需求，提供詳細(xì)的業(yè)務(wù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；協(xié)助風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組收集與外包業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括供應(yīng)商的基本情況、過往合作案例等；參與對(duì)供應(yīng)商的實(shí)地考察和評(píng)估工作；在業(yè)務(wù)外包過程中，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的日常工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，及時(shí)反饋發(fā)現(xiàn)的問題。3.行政主管-職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作順利進(jìn)行；對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)文件、合同條款等進(jìn)行審核，確保符合法律法規(guī)和事務(wù)所的規(guī)定；負(fù)責(zé)建立和維護(hù)外包供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評(píng)估結(jié)果等。4.財(cái)務(wù)人員-職責(zé)：參與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，從財(cái)務(wù)角度分析外包業(yè)務(wù)的成本效益，包括外包費(fèi)用的合理性、預(yù)算控制、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等；對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行評(píng)估，分析其償債能力、盈利能力等指標(biāo)，判斷其財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。5.資深律師代表-職責(zé)：從法律專業(yè)角度對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審查外包合同條款的合法性、完整性和有效性；對(duì)可能涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和提示，提供法律意見和建議；協(xié)助處理外包過程中出現(xiàn)的法律糾紛。三、管理流程1.外包需求提出-業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作實(shí)際情況，提出業(yè)務(wù)外包需求，填寫《業(yè)務(wù)外包需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、范圍、目標(biāo)、時(shí)間要求等。-將申請(qǐng)表提交給風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組進(jìn)行初步審核，評(píng)估該外包需求是否符合事務(wù)所的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商候選名單。-對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察其資質(zhì)證書、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)能力、信譽(yù)口碑等方面。-對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商，組織實(shí)地考察，了解其辦公環(huán)境、人員配備、業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量控制體系等實(shí)際情況。-要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的項(xiàng)目方案和報(bào)價(jià)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、費(fèi)用明細(xì)等。-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組綜合各方面信息，從多個(gè)維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，可采用打分制或綜合評(píng)價(jià)法，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。3.合同談判與簽訂-根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。談判內(nèi)容包括服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付、保密條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵條款。-資深律師代表參與合同談判，確保合同條款符合法律法規(guī)和事務(wù)所的利益。-談判達(dá)成一致后，起草正式的外包合同，經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組審核通過后，由事務(wù)所授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。4.服務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控-業(yè)務(wù)部門按照合同要求，向供應(yīng)商提供必要的支持和協(xié)助，確保外包業(yè)務(wù)順利開展。-建立定期溝通機(jī)制，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解外包業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，解決出現(xiàn)的問題。-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組定期對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、成本等方面的情況，填寫《外包業(yè)務(wù)監(jiān)控報(bào)告》。-如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求供應(yīng)商限期整改。5.項(xiàng)目驗(yàn)收-外包項(xiàng)目完成后，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)人員按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。-供應(yīng)商提交項(xiàng)目成果報(bào)告和相關(guān)資料，業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核和評(píng)估，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專家參與驗(yàn)收。-驗(yàn)收通過后，出具《項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；如驗(yàn)收不通過，要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。四、權(quán)利與義務(wù)1.事務(wù)所權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定的服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間提供高質(zhì)量的服務(wù)。-有權(quán)對(duì)供應(yīng)商的工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，獲取與外包業(yè)務(wù)相關(guān)的信息和資料。-當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為或服務(wù)質(zhì)量問題時(shí)，有權(quán)要求其采取補(bǔ)救措施或承擔(dān)違約責(zé)任。-有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，在符合合同約定的情況下，調(diào)整外包業(yè)務(wù)的范圍或終止合作。2.事務(wù)所義務(wù)-按照合同約定及時(shí)向供應(yīng)商支付服務(wù)費(fèi)用。-為供應(yīng)商提供開展外包業(yè)務(wù)所需的必要支持和協(xié)助，包括提供相關(guān)文件、資料、信息等。-對(duì)供應(yīng)商在合作過程中提供的商業(yè)秘密和敏感信息予以保密。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用。-有權(quán)要求事務(wù)所提供開展外包業(yè)務(wù)所需的支持和協(xié)助，確保工作順利進(jìn)行。-在履行合同過程中，有權(quán)對(duì)事務(wù)所提出的不合理要求進(jìn)行合理抗辯。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照合同約定的服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間，為事務(wù)所提供專業(yè)、高效的服務(wù)。-遵守事務(wù)所的相關(guān)規(guī)定和保密要求，對(duì)在合作過程中獲取的事務(wù)所商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密。-定期向事務(wù)所匯報(bào)外包業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)反饋出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)。-接受事務(wù)所的監(jiān)督和檢查，對(duì)提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-建立內(nèi)部監(jiān)督體系，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組定期對(duì)業(yè)務(wù)外包活動(dòng)進(jìn)行檢查和評(píng)估，檢查內(nèi)容包括供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、合同執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施落實(shí)情況等。-鼓勵(lì)事務(wù)所員工對(duì)業(yè)務(wù)外包過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。-定期對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審查外包業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)收支、內(nèi)部控制等方面的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如提出創(chuàng)新性的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法、成功識(shí)別重大風(fēng)險(xiǎn)并避免損失等，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)長(zhǎng)期合作且服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，在后續(xù)合作中給予優(yōu)先選擇、價(jià)格優(yōu)惠等獎(jiǎng)勵(lì)措施。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于在業(yè)務(wù)外包過程中存在違規(guī)行為的部門或個(gè)人，如違反保密規(guī)定、與供應(yīng)商勾結(jié)謀取私利等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。