律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包管理規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包活動，確保外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，有效控制風(fēng)險，提升事務(wù)所整體運營效益，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，更好地為客戶提供專業(yè)法律服務(wù)。2.適用范圍本規(guī)定適用于律師事務(wù)所所有業(yè)務(wù)外包活動，包括但不限于法律文件整理、案件資料收集、法律咨詢熱線接聽、部分非核心法律業(yè)務(wù)流程等外包給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或個人的行為。涉及的人員包括事務(wù)所全體員工以及參與外包業(yè)務(wù)的外部合作方。3.基本原則遵循合法合規(guī)原則，外包活動必須符合國家法律法規(guī)以及律師行業(yè)的相關(guān)規(guī)定。秉持專業(yè)匹配原則，選擇具備相應(yīng)專業(yè)能力和資質(zhì)的外包商。堅持風(fēng)險可控原則，對業(yè)務(wù)外包過程中的各類風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和監(jiān)控。貫徹成本效益原則，確保外包業(yè)務(wù)在合理成本范圍內(nèi)提升事務(wù)所運營效益。同時，體現(xiàn)人文關(guān)懷，在合作中尊重外包商及相關(guān)人員的權(quán)益。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念融入本所秉持專業(yè)、誠信、創(chuàng)新、共贏的企業(yè)文化。在業(yè)務(wù)外包管理中，強調(diào)與外包商建立長期穩(wěn)定、相互信任的合作關(guān)系，共同為客戶提供高質(zhì)量、個性化的法律服務(wù)。經(jīng)營理念注重以客戶需求為導(dǎo)向，通過外包業(yè)務(wù)的合理開展，優(yōu)化服務(wù)流程，提升服務(wù)水平，實現(xiàn)事務(wù)所的可持續(xù)發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.決策層事務(wù)所管理層組成決策小組，負(fù)責(zé)對重大業(yè)務(wù)外包項目進(jìn)行決策。包括審批外包戰(zhàn)略規(guī)劃、重大外包合同等，確保外包活動符合事務(wù)所整體發(fā)展戰(zhàn)略和利益。2.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門作為業(yè)務(wù)外包的需求提出方，負(fù)責(zé)明確本部門外包業(yè)務(wù)的具體需求，制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與外包商的選擇與評估，對交付成果進(jìn)行驗收，反饋業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，確保外包業(yè)務(wù)與本部門業(yè)務(wù)緊密銜接并滿足工作要求。3.行政主管部門行政主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全所業(yè)務(wù)外包工作。制定和完善業(yè)務(wù)外包管理制度與流程，組織外包商的篩選、招標(biāo)等工作，審核外包合同條款，監(jiān)控外包項目的執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決外包過程中的糾紛與問題。4.財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)外包項目進(jìn)行成本核算與預(yù)算控制。審核外包費用的支付申請，評估外包項目的成本效益，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和風(fēng)險預(yù)警，確保外包業(yè)務(wù)在預(yù)算范圍內(nèi)合理開展。5.合規(guī)與風(fēng)控部門合規(guī)與風(fēng)控部門負(fù)責(zé)對外包活動進(jìn)行法律合規(guī)審查，識別和評估外包業(yè)務(wù)中的法律風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險和操作風(fēng)險。制定風(fēng)險應(yīng)對措施，監(jiān)督外包商遵守法律法規(guī)和事務(wù)所規(guī)定，定期對外包項目進(jìn)行風(fēng)險檢查與評估。三、管理流程1.需求提出與評估業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出業(yè)務(wù)外包需求，詳細(xì)說明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、范圍、質(zhì)量要求、時間安排等。行政主管部門組織相關(guān)人員對需求進(jìn)行評估，分析外包的必要性和可行性，確定是否符合事務(wù)所戰(zhàn)略和資源配置要求。2.外包商選擇行政主管部門發(fā)布外包項目信息，通過多種渠道收集潛在外包商信息，建立外包商候選名單。組織業(yè)務(wù)部門、合規(guī)與風(fēng)控部門等對候選外包商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括外包商的資質(zhì)信譽、專業(yè)能力、服務(wù)經(jīng)驗、價格水平、質(zhì)量控制體系、信息安全保障等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的外包商，簽訂外包合同。3.合同簽訂與管理行政主管部門與選定的外包商就外包業(yè)務(wù)的具體條款進(jìn)行談判，起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格與付款方式、保密條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵內(nèi)容。合同簽訂后，行政主管部門負(fù)責(zé)合同的存檔與管理，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時提醒相關(guān)部門履行合同義務(wù)。4.項目執(zhí)行與監(jiān)控外包項目啟動后，業(yè)務(wù)部門與外包商密切溝通，提供必要的支持與指導(dǎo)，確保外包工作順利開展。行政主管部門定期對外包項目的執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量情況進(jìn)行檢查與監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。合規(guī)與風(fēng)控部門不定期對外包項目進(jìn)行合規(guī)檢查，確保外包活動合法合規(guī)。5.成果驗收外包項目完成后，業(yè)務(wù)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對交付成果進(jìn)行驗收。驗收過程應(yīng)形成書面記錄，如驗收合格，簽署驗收報告；如存在問題，及時要求外包商整改，直至達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。財務(wù)部門根據(jù)驗收報告進(jìn)行費用結(jié)算。6.項目總結(jié)與評價項目結(jié)束后，行政主管部門組織業(yè)務(wù)部門等對整個外包項目進(jìn)行總結(jié)與評價。分析外包過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，評估外包商的表現(xiàn)，為后續(xù)外包項目提供參考。對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，可考慮建立長期合作關(guān)系；對存在嚴(yán)重問題的外包商，納入黑名單，不再合作。四、權(quán)利與義務(wù)1.事務(wù)所權(quán)利有權(quán)要求外包商按照合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，獲取與外包業(yè)務(wù)相關(guān)的信息資料。對外包商的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)意見和要求。在發(fā)現(xiàn)外包商存在違約行為或可能影響業(yè)務(wù)質(zhì)量和事務(wù)所利益的情況時，有權(quán)采取相應(yīng)措施，包括暫停合作、解除合同等。2.事務(wù)所義務(wù)按照合同約定及時向外包商支付服務(wù)費用，提供開展外包業(yè)務(wù)所需的必要協(xié)助和支持，包括提供相關(guān)文件、資料、信息等。保守外包商在合作過程中提供的商業(yè)秘密和敏感信息，尊重外包商的合法權(quán)益。3.外包商權(quán)利有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的服務(wù)費用，要求事務(wù)所提供開展業(yè)務(wù)所需的合理協(xié)助和支持。在合同履行過程中，對事務(wù)所提出的不合理要求有權(quán)提出異議，并要求合理解決。4.外包商義務(wù)嚴(yán)格按照合同約定的服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時間要求開展外包業(yè)務(wù)，確保服務(wù)質(zhì)量。保守事務(wù)所的商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息，不得泄露給第三方。定期向事務(wù)所匯報業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，接受事務(wù)所的監(jiān)督檢查，對事務(wù)所提出的問題及時整改。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制行政主管部門定期對外包項目進(jìn)行全面檢查，包括業(yè)務(wù)進(jìn)度、質(zhì)量、費用使用等方面。合規(guī)與風(fēng)控部門不定期進(jìn)行合規(guī)審查，檢查外包活動是否符合法律法規(guī)和事務(wù)所規(guī)定。建立外包商服務(wù)質(zhì)量反饋機(jī)制，鼓勵事務(wù)所員工和客戶對外包商的服務(wù)進(jìn)行評價和反饋，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。2.獎勵機(jī)制對于在業(yè)務(wù)外包過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，如服務(wù)質(zhì)量高、工作效率快、為事務(wù)所節(jié)約成本或帶來顯著效益等，事務(wù)所將給予一定的獎勵，包括但不限于增加合作項目、提高費用標(biāo)準(zhǔn)、頒發(fā)榮譽證書等。對積極參與外包項目管理，為保障外包業(yè)務(wù)順利開展做出突出貢獻(xiàn)的事務(wù)所員工，給予績效加分、獎金、晉升等獎勵。3.懲罰機(jī)制若外包商違反合同約定，如未按時完成任務(wù)、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、泄露機(jī)密信息等，事務(wù)所將根據(jù)合同約定要求外包商承擔(dān)違約責(zé)任，包括扣除部分或全部服務(wù)費用、要求整改、暫停合作直至解除合同等。對于在業(yè)務(wù)外包管理中存在失職、違規(guī)行為的事務(wù)所員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分、罰款、降職降薪等處罰，構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)