房地產(chǎn)銷售公司合同備案審核辦法?

一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范房地產(chǎn)銷售公司合同備案審核流程，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性，保障公司及客戶的合法權益，提升公司運營效益，維護公司良好的市場形象。同時，契合公司“以客戶為中心，誠信經(jīng)營，追求卓越”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，在合同管理中體現(xiàn)扁平化管理優(yōu)勢，提高工作效率。2.適用范圍本辦法適用于房地產(chǎn)銷售公司全體員工涉及的各類銷售合同、合作合同等業(yè)務合同的備案審核工作，以及與合同備案審核相關的客戶溝通與對接事宜。3.基本原則-合法性原則：合同內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保公司的經(jīng)營活動在法律框架內(nèi)進行。-合規(guī)性原則：遵循公司內(nèi)部各項規(guī)章制度，保障公司整體運營的規(guī)范性和一致性。-準確性原則：合同條款應準確、清晰，避免模糊不清或有歧義的表述，確保各方權利義務明確。-效益性原則：合同的簽訂與履行應有利于提高公司的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-職責：負責合同的起草和初步審核，確保合同條款符合銷售業(yè)務實際情況，滿足客戶需求。對合同中涉及的銷售價格、付款方式、房屋信息等關鍵內(nèi)容的準確性負責。及時將起草好的合同提交給合同備案審核小組進行審核，并配合審核小組解答相關疑問。-體現(xiàn)扁平化管理：銷售部門內(nèi)部實行項目負責人制度，項目負責人直接對接合同備案審核小組，減少溝通層級，提高信息傳遞效率。2.合同備案審核小組-組成：由法務人員、財務人員、行政主管等相關人員組成。法務人員負責審查合同的合法性和合規(guī)性，從法律專業(yè)角度對合同條款進行把關；財務人員重點審核合同中的財務條款，如付款方式、稅務處理等；行政主管負責協(xié)調(diào)審核流程，確保審核工作的順利進行，并對合同格式、文件完整性等方面進行審核。-職責：全面審核合同內(nèi)容，對合同的合法性、合規(guī)性、準確性和效益性進行綜合評估，提出審核意見和修改建議。對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與銷售部門溝通反饋，督促銷售部門進行修改完善。審核通過的合同提交給公司管理層審批。3.公司管理層-職責：對合同備案審核小組提交的合同進行最終審批，從公司戰(zhàn)略、經(jīng)營目標等宏觀層面進行把控，決定合同是否簽訂。在審批過程中，充分考慮公司的運營效益和風險承受能力，確保合同的簽訂符合公司整體利益。三、管理流程1.合同起草-銷售部門根據(jù)銷售業(yè)務實際情況和客戶需求，按照公司統(tǒng)一的合同模板起草合同。在起草過程中，銷售代表應與客戶充分溝通，明確雙方權利義務，確保合同條款能夠準確反映交易內(nèi)容。-合同起草完成后，銷售代表對合同內(nèi)容進行初步自查，重點檢查合同條款的完整性、準確性以及是否符合公司銷售政策和相關法律法規(guī)要求。2.初步審核-銷售部門負責人對銷售代表起草的合同進行初步審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合理性、與銷售策略的一致性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與銷售代表溝通并要求修改。初步審核通過后，將合同提交給合同備案審核小組。3.專業(yè)審核-合同備案審核小組收到銷售部門提交的合同后，按照各自職責分工進行專業(yè)審核。法務人員對合同的法律風險進行評估，審查合同條款是否存在違反法律法規(guī)的情況，合同的違約責任、爭議解決條款等是否明確合理；財務人員審核合同中的財務條款，如付款方式、收款計劃、稅務處理等是否符合公司財務制度和相關稅收法規(guī)要求；行政主管對合同格式、文件完整性、簽約主體資格等方面進行審核。-審核過程中，審核小組成員應詳細記錄審核意見和發(fā)現(xiàn)的問題，并及時與銷售部門溝通反饋。銷售部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，修改完成后再次提交審核小組審核，直至審核通過。4.管理層審批-合同備案審核小組審核通過的合同，提交給公司管理層進行最終審批。管理層在審批過程中，綜合考慮公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營目標、市場風險等因素，對合同進行全面評估。如管理層提出修改意見，銷售部門應按照要求進行修改，修改后再次提交審批。5.合同簽訂與備案-經(jīng)公司管理層審批通過的合同，由銷售部門負責與客戶簽訂。合同簽訂后，銷售部門應及時將合同原件提交給行政主管進行備案。行政主管對備案合同進行編號、歸檔，并建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。6.合同履行與跟蹤-合同簽訂后，銷售部門負責跟蹤合同的履行情況，及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，確保雙方按照合同約定履行各自義務。在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，銷售部門應按照公司相關規(guī)定及時辦理手續(xù)，并將相關情況通知合同備案審核小組和行政主管。行政主管對合同變更、解除等情況進行記錄和備案。四、權利與義務1.員工權利-員工有權了解合同備案審核的流程和標準，在合同起草和審核過程中，可向合同備案審核小組咨詢相關法律、財務等專業(yè)問題。-對于審核小組提出的不合理審核意見，員工有權提出申訴，由公司管理層進行裁決。-員工有權對公司合同管理工作提出改進建議，公司將根據(jù)實際情況進行評估和采納。2.員工義務-員工應嚴格按照公司規(guī)定的合同備案審核流程開展工作，積極配合審核小組的審核工作，如實提供相關資料和信息。-對在合同簽訂和履行過程中知悉的公司商業(yè)秘密和客戶信息負有保密義務，不得泄露給任何第三方。-負責跟進所涉及合同的履行情況，及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。3.客戶權利-客戶有權要求公司提供清晰、準確的合同文本，并對合同條款進行詳細解釋。在合同簽訂前，客戶有充分的時間對合同內(nèi)容進行審查和咨詢。-客戶有權對合同中不合理的條款提出修改意見，公司應根據(jù)實際情況進行協(xié)商處理。4.客戶義務-客戶應如實提供與合同簽訂相關的資料和信息，確保所提供信息的真實性和完整性。-客戶應按照合同約定履行付款、接收房屋等義務，不得擅自變更或解除合同。如因特殊原因需要變更或解除合同，應按照合同約定和法律規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政主管負責對合同備案審核工作進行日常監(jiān)督，定期檢查合同備案情況、審核記錄等，確保審核工作按照規(guī)定流程和標準進行。-公司內(nèi)部審計部門定期對合同管理工作進行審計，審查合同的簽訂、履行、備案等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。-鼓勵員工和客戶對合同管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，公司將對舉報信息進行核實和處理，并對舉報人進行保密和保護。2.獎勵機制-對于在合同管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如成功避免重大法律風險、為公司節(jié)約成本、提高合同履行效率等，公司將給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出合理化建議并被公司采納，有效改進合同管理工作的員工，公司將給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對于違反合同備案審核制度，未按照規(guī)定流程和標準進行合同起草、審核、簽訂和備案的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。-因員工故意或重大過失導致合同出現(xiàn)法律糾紛、給公司造成經(jīng)濟損失的，員工應承擔相應的賠償責任，并根據(jù)公司規(guī)定給予嚴肅處理。-對于在合同簽訂和履行過程中存在欺詐、泄露商業(yè)秘密等違法行為的員工，公司將依法追究其法律責任。六、附則1.解釋權本辦法的解釋權歸房地產(chǎn)銷售公司所有。公司可根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況對本辦法進行修訂和完善。2.生效日期本辦法自發(fā)布之日起生效實施。公司全體員工應嚴格遵守本辦法的規(guī)定，確保合同備案審核工作的規(guī)范、有序進行。在本辦法實施前已簽訂的合同，按照原有的管理方式進