貿(mào)易公司合同章使用范圍補(bǔ)充說明制度

一、總則1.目的：為進(jìn)一步規(guī)范本貿(mào)易公司合同章的使用，明確其使用范圍，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)營情況及相關(guān)法律法規(guī)，特制定本補(bǔ)充說明制度。本制度旨在確保合同章使用既符合公司經(jīng)營需要，又遵循嚴(yán)格的管理規(guī)范，避免因合同章使用不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍：本制度適用于貿(mào)易公司全體員工以及涉及合同章使用的相關(guān)業(yè)務(wù)場景中的顧客（在與顧客產(chǎn)生合同關(guān)系需使用合同章時(shí)適用）。3.指導(dǎo)原則：以公司“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化為指引，秉持“以客戶為中心，以市場為導(dǎo)向”的經(jīng)營理念。在合同章使用過程中，注重扁平化管理原則，減少不必要的層級(jí)審批，提高運(yùn)營效益。同時(shí)，要兼顧安全生產(chǎn)相關(guān)要求，確保合同涉及的業(yè)務(wù)操作符合安全規(guī)范；關(guān)注員工的權(quán)益保障，體現(xiàn)人文關(guān)懷；并結(jié)合績效考核制度，對(duì)合同章使用過程中的相關(guān)人員表現(xiàn)進(jìn)行有效評(píng)估。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政主管：作為合同章管理的主要負(fù)責(zé)人，行政主管負(fù)責(zé)制定和完善合同章使用范圍的具體規(guī)定，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對(duì)涉及重大合同的合同章使用申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，協(xié)調(diào)解決合同章使用過程中出現(xiàn)的跨部門問題。2.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同章使用的合法性進(jìn)行審查，參與制定合同章使用范圍的補(bǔ)充規(guī)定，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。對(duì)擬使用合同章的合同文本進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，為合同章使用提供專業(yè)法律意見。3.業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)部門員工在開展業(yè)務(wù)過程中，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，按照規(guī)定流程申請(qǐng)使用合同章。對(duì)所申請(qǐng)使用合同章的合同內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保合同內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況和公司利益。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的合同章使用申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確保申請(qǐng)的合理性和必要性。4.財(cái)務(wù)部門：在涉及合同款項(xiàng)收付等財(cái)務(wù)相關(guān)事宜時(shí)，對(duì)合同章使用進(jìn)行監(jiān)督。審核合同中涉及的財(cái)務(wù)條款，確保合同款項(xiàng)的支付、結(jié)算等安排符合公司財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)管理要求。協(xié)助行政主管和法務(wù)部門對(duì)合同章使用涉及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行審查和評(píng)估。三、管理流程1.合同章使用申請(qǐng)：員工在需要使用合同章時(shí)，應(yīng)首先填寫《合同章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同名稱、合同對(duì)方、合同金額、合同主要內(nèi)容摘要、使用合同章的具體原因等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性和必要性。2.法務(wù)審查：申請(qǐng)表及合同文本提交至法務(wù)部門，法務(wù)人員對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查。重點(diǎn)審查合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合公司利益以及是否與法律法規(guī)相抵觸等內(nèi)容。法務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審查，并出具書面審查意見。若合同存在法律問題，法務(wù)部門應(yīng)提出修改建議，要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改后重新提交審查。3.財(cái)務(wù)審核：對(duì)于涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合同，在法務(wù)審查通過后，需提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等內(nèi)容是否符合公司財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)管理要求。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的合理時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。若財(cái)務(wù)條款存在問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改建議。4.審批流程：-對(duì)于一般業(yè)務(wù)合同，經(jīng)法務(wù)審查和財(cái)務(wù)審核通過后，申請(qǐng)表提交至行政主管進(jìn)行審批。行政主管根據(jù)公司整體運(yùn)營情況和合同章使用規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)使用合同章。-對(duì)于重大業(yè)務(wù)合同（重大合同的界定根據(jù)公司實(shí)際情況，如合同金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、涉及重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域或?qū)景l(fā)展具有重大影響等），在行政主管審批后，還需提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。高層領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮公司戰(zhàn)略、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)等因素，做出審批決定。5.合同章使用登記：經(jīng)審批通過后，行政主管安排專人負(fù)責(zé)合同章的使用登記工作。登記內(nèi)容包括合同章使用日期、合同名稱、合同編號(hào)、使用部門、使用人、合同對(duì)方、合同金額等詳細(xì)信息。登記工作應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢和追溯。6.合同章使用操作：合同章保管人員在收到審批通過的申請(qǐng)表和登記信息后，在合同指定位置加蓋合同章。蓋章過程應(yīng)確保印章清晰、完整，符合印章使用規(guī)范。蓋章完成后，合同章保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將合同原件及相關(guān)申請(qǐng)資料進(jìn)行妥善歸檔。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利：員工有權(quán)按照公司規(guī)定申請(qǐng)使用合同章，以開展正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)。在申請(qǐng)過程中，員工有權(quán)獲得法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的專業(yè)指導(dǎo)和支持，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、符合公司利益。員工對(duì)合同章使用過程中涉及的自身權(quán)益問題，有權(quán)向行政主管或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映，并獲得合理的解釋和處理。2.員工義務(wù)：員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定的合同章使用流程，如實(shí)填寫申請(qǐng)表，提供準(zhǔn)確、完整的合同信息。對(duì)所申請(qǐng)使用合同章的合同內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保合同履行過程中符合公司利益和法律法規(guī)要求。在合同章使用過程中，員工應(yīng)保守公司商業(yè)秘密和合同涉及的相關(guān)機(jī)密信息，不得泄露給外部無關(guān)人員。3.公司權(quán)利：公司有權(quán)對(duì)合同章的使用進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，確保合同章使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。對(duì)于違反合同章使用制度的員工，公司有權(quán)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，適時(shí)調(diào)整合同章使用范圍和相關(guān)管理制度。4.公司義務(wù)：公司有義務(wù)為員工提供關(guān)于合同章使用制度的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保員工了解制度內(nèi)容和使用流程。公司應(yīng)建立健全合同章使用的監(jiān)督和反饋機(jī)制，及時(shí)處理員工在合同章使用過程中遇到的問題和困難，保障員工的合法權(quán)益。同時(shí)，公司應(yīng)根據(jù)績效考核制度，對(duì)在合同章使用管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制：行政主管負(fù)責(zé)對(duì)合同章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查合同章使用登記記錄、合同文本及相關(guān)申請(qǐng)資料，確保制度執(zhí)行到位。法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)合同章使用的合法性和財(cái)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向行政主管反饋。公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同章使用情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審查合同章使用是否符合制度規(guī)定，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等問題，并出具審計(jì)報(bào)告。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：對(duì)于在合同章使用管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如嚴(yán)格遵守制度、及時(shí)發(fā)現(xiàn)并避免合同章使用風(fēng)險(xiǎn)等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。對(duì)于提出合理建議并有效改進(jìn)合同章使用管理制度或流程的員工，公司將根據(jù)建議的實(shí)際效果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制：對(duì)于違反合同章使用制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，如擅自使用合同章、偽造合同章使用申請(qǐng)等行為，公司將視情況解除勞動(dòng)合同，并依法追究相關(guān)法律責(zé)任。因員工違反合同章使用制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸貿(mào)易公司行政主管部門所有。行政主管部門有權(quán)根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)營情況和法律法規(guī)變化，對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行修訂和解釋。2.制度生效：本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。公司