工會物資配送管理辦法總則目的為規(guī)范工會物資配送管理工作，提高物資配送效率和服務質量，確保工會物資安全、及時、準確地配送到需求單位和職工手中，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和工會工作的實際需要，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織開展的各類物資配送活動，包括但不限于節(jié)日慰問物資、職工福利物資、困難職工幫扶物資、活動獎品物資等的配送管理。基本原則1.合法性原則：物資配送活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和工會相關規(guī)定，確保配送工作合法合規(guī)。2.安全性原則：高度重視物資在運輸、儲存和交付過程中的安全，采取必要的防護措施，防止物資損壞、丟失和變質。3.及時性原則：根據(jù)物資需求計劃和配送要求，合理安排配送時間和路線，確保物資按時送達。4.準確性原則：準確記錄物資的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保配送物資與需求信息一致，避免出現(xiàn)差錯。5.經(jīng)濟性原則：在保證物資配送質量的前提下，合理控制配送成本，提高資源利用效率。管理職責工會物資管理部門1.負責制定和完善工會物資配送管理制度和流程。2.組織編制物資配送計劃，根據(jù)需求單位的申請和實際情況，合理安排物資配送任務。3.選擇合適的物資供應商和配送服務商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。4.對物資配送過程進行全程監(jiān)督和管理，及時協(xié)調解決配送過程中出現(xiàn)的問題。5.組織對物資配送工作進行績效評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷改進配送管理工作。需求單位1.根據(jù)實際需求，向工會物資管理部門提出物資申請，并提供準確的需求信息，包括物資品種、數(shù)量、規(guī)格、配送時間和地點等。2.負責對收到的物資進行驗收，檢查物資的品種、數(shù)量、質量等是否符合要求，并在驗收單上簽字確認。3.配合工會物資管理部門做好物資配送的相關工作，如提供必要的協(xié)助和支持等。物資供應商1.按照合作協(xié)議的要求，按時、按質、按量提供符合規(guī)定的物資。2.負責物資的包裝和標識，確保物資在運輸和儲存過程中不受損壞。3.提供物資的相關質量證明文件和售后服務。配送服務商1.按照合作協(xié)議的要求，負責物資的運輸和配送工作，確保物資安全、及時、準確地送達目的地。2.制定合理的配送方案和路線，優(yōu)化配送流程，提高配送效率。3.對運輸車輛和設備進行定期維護和保養(yǎng)，確保其性能良好，符合安全運輸要求。4.及時向工會物資管理部門反饋物資配送情況，如遇到特殊情況或問題，應及時溝通并采取相應的解決措施。物資申請與計劃申請流程1.需求單位根據(jù)實際需求，填寫《工會物資申請表》，詳細注明物資品種、數(shù)量、規(guī)格、用途、配送時間和地點等信息，并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，提交給工會物資管理部門。2.工會物資管理部門對需求單位提交的申請進行審核，根據(jù)物資庫存情況和預算安排，確定是否批準申請。對于符合要求的申請，予以批準；對于不符合要求的申請，應及時向需求單位說明原因。計劃編制1.工會物資管理部門根據(jù)需求單位的申請和物資庫存情況，編制物資配送計劃。計劃應包括物資品種、數(shù)量、供應商、配送時間、配送路線、配送方式等內容。2.物資配送計劃應提前制定，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調整。對于緊急需求的物資，應及時調整計劃，確保物資能夠及時配送。供應商與配送服務商選擇供應商選擇1.工會物資管理部門應建立供應商評估和選擇機制，對潛在供應商進行全面考察和評估，包括供應商的信譽、資質、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面。2.選擇供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、競爭性談判等方式，確定合適的供應商。3.與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。配送服務商選擇1.工會物資管理部門應建立配送服務商評估和選擇機制，對潛在配送服務商進行全面考察和評估，包括配送服務商的信譽、資質、運輸能力、配送網(wǎng)絡、服務質量、價格等方面。2.選擇配送服務商時，應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、競爭性談判等方式，確定合適的配送服務商。3.與選定的配送服務商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括配送范圍、配送時間、配送方式、運費標準、服務質量要求、違約責任等內容。物資采購與驗收物資采購1.工會物資管理部門根據(jù)物資配送計劃，與供應商簽訂采購合同，并按照合同約定支付貨款。2.供應商應按照合同約定的時間、地點和方式，將物資交付給工會物資管理部門或指定的接收單位。3.物資采購過程中，應嚴格遵守國家法律法規(guī)和工會相關規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。物資驗收1.物資到貨后，工會物資管理部門應組織需求單位和相關人員對物資進行驗收。驗收內容包括物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、質量、包裝等方面。2.驗收人員應認真核對物資的相關信息，檢查物資是否符合合同約定和質量標準。對于不符合要求的物資，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。3.驗收合格后，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并將驗收單及時反饋給工會物資管理部門。物資配送配送準備1.配送服務商應根據(jù)物資配送計劃，提前做好配送準備工作，包括安排運輸車輛和設備、制定配送方案和路線、組織配送人員等。2.工會物資管理部門應與配送服務商進行溝通協(xié)調，確保配送準備工作順利進行。同時，應向配送服務商提供物資的相關信息，如物資品種、數(shù)量、規(guī)格、重量、體積等，以便配送服務商合理安排運輸車輛和設備。配送過程管理1.配送服務商應按照配送方案和路線，按時、按質、按量將物資送達目的地。在配送過程中，應嚴格遵守交通法規(guī)和安全操作規(guī)程，確保物資運輸安全。2.工會物資管理部門應通過信息化手段或其他方式，對物資配送過程進行實時跟蹤和監(jiān)控，及時掌握物資配送情況。如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應及時與配送服務商溝通協(xié)調，采取相應的解決措施。3.配送服務商應及時向工會物資管理部門反饋物資配送情況，包括配送進度、到達時間、是否遇到問題等。對于遇到的問題，應及時提出解決方案，并按照工會物資管理部門的要求進行處理。交付與簽收1.物資送達目的地后，配送人員應與需求單位的接收人員進行交接，核對物資的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息，并要求接收人員在送貨單上簽字確認。2.需求單位的接收人員應認真檢查物資的外觀和質量，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、丟失或其他問題，應及時與配送人員溝通協(xié)商，并在送貨單上注明情況。3.配送人員應將簽收后的送貨單及時反饋給配送服務商和工會物資管理部門。物資庫存管理庫存設置1.工會物資管理部門應根據(jù)物資需求情況和配送周期，合理設置物資庫存。庫存設置應考慮物資的品種、數(shù)量、保質期、市場供應情況等因素，確保物資能夠滿足需求，同時避免庫存積壓。2.建立物資庫存管理制度，明確庫存管理的職責和流程，加強對物資庫存的日常管理和監(jiān)督。庫存盤點1.定期對物資庫存進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.盤點內容包括物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、質量、存放位置等方面。盤點人員應認真核對物資的相關信息，確保賬實相符。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如物資短缺、損壞、變質等，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。同時，應調整庫存賬目，確保庫存信息的準確性。庫存安全1.加強物資庫存的安全管理，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保物資安全。2.對庫存物資進行分類存放，合理規(guī)劃倉庫空間，便于物資的管理和查找。3.定期對倉庫進行清理和整理，保持倉庫整潔衛(wèi)生。監(jiān)督與評估監(jiān)督檢查1.工會物資管理部門應建立健全監(jiān)督檢查機制，定期對物資配送管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容包括物資申請、采購、驗收、配送、庫存管理等方面。2.加強對供應商和配送服務商的監(jiān)督管理，定期對其履約情況進行評估和考核。對于不符合要求的供應商和配送服務商，應及時采取相應的措施，如警告、整改、終止合作等。3.接受工會內部審計和外部審計的監(jiān)督檢查，積極配合審計工作，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改落實。績效評估1.建立物資配送管理績效評估指標體系，對物資配送管理工作的效率、質量、成本等方面進行全面評估。評估指標應包括物資配送及時率、物資驗收