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文檔簡介
竣工驗(yàn)收合同管理辦法一、引言在我們的業(yè)務(wù)開展過程中,竣工驗(yàn)收合同管理至關(guān)重要。它關(guān)乎項(xiàng)目的最終成果交付、質(zhì)量保障以及各方權(quán)益的維護(hù)。一份完善的竣工驗(yàn)收合同管理辦法,不僅能確保項(xiàng)目順利收尾,還能為公司避免潛在的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。希望大家通過深入了解并嚴(yán)格執(zhí)行本辦法,共同為公司項(xiàng)目的成功交付保駕護(hù)航。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的合同管理工作,涵蓋各類工程項(xiàng)目、產(chǎn)品交付項(xiàng)目等,只要存在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)且簽訂相關(guān)合同的,均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、竣工驗(yàn)收合同管理的目標(biāo)與原則(一)目標(biāo)1.確保項(xiàng)目按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求完成竣工驗(yàn)收,保障項(xiàng)目質(zhì)量符合預(yù)期。2.明確各方在竣工驗(yàn)收過程中的權(quán)利和義務(wù),避免因責(zé)任不清引發(fā)的糾紛。3.規(guī)范竣工驗(yàn)收合同的簽訂、履行、變更、終止等流程,提高合同管理的效率和效益。4.維護(hù)公司的合法權(quán)益,確保公司在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的利益最大化。(二)原則1.合法合規(guī)原則:所有竣工驗(yàn)收合同的管理活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)政策的規(guī)定。我們鼓勵(lì)大家在合同管理過程中,時(shí)刻保持對(duì)法律法規(guī)的敬畏之心,積極關(guān)注政策動(dòng)態(tài),確保我們的行為合法合規(guī)。2.公平公正原則:在合同的簽訂、履行和爭議解決過程中,要秉持公平公正的態(tài)度,充分考慮各方的合理利益,不偏袒任何一方。希望大家在處理竣工驗(yàn)收合同事務(wù)時(shí),能夠以公正的視角看待問題,營造良好的合作氛圍。3.全面履行原則:合同各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定全面履行各自的義務(wù),確保項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。我們強(qiáng)調(diào)每一位參與人員都要認(rèn)真對(duì)待合同條款,積極履行自身職責(zé),共同推動(dòng)項(xiàng)目的圓滿完成。4.預(yù)防為主原則:加強(qiáng)對(duì)竣工驗(yàn)收合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防范,通過完善合同條款、規(guī)范管理流程等措施,將風(fēng)險(xiǎn)化解在萌芽狀態(tài)。希望大家在日常工作中,提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題,為項(xiàng)目的順利驗(yàn)收提供有力保障。四、竣工驗(yàn)收合同簽訂管理(一)合同起草1.責(zé)任主體:一般情況下,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況起草竣工驗(yàn)收合同草案。對(duì)于重大項(xiàng)目或復(fù)雜合同,可邀請(qǐng)法務(wù)部門、技術(shù)專家等共同參與起草工作,確保合同條款的完整性和準(zhǔn)確性。2.內(nèi)容要求:合同草案應(yīng)明確項(xiàng)目概況,包括項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、內(nèi)容、規(guī)模等;詳細(xì)約定竣工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)、程序、時(shí)間節(jié)點(diǎn);明確各方在竣工驗(yàn)收過程中的權(quán)利和義務(wù),特別是驗(yàn)收責(zé)任主體、驗(yàn)收方式、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的出具等內(nèi)容;約定質(zhì)量保修條款,包括保修范圍、保修期限、保修責(zé)任等;明確違約責(zé)任和爭議解決方式,確保在出現(xiàn)問題時(shí)有明確的處理依據(jù)。我們希望大家在起草合同時(shí),務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,充分考慮各種可能出現(xiàn)的情況,為后續(xù)的合同履行奠定良好基礎(chǔ)。(二)合同審核1.內(nèi)部審核流程:合同草案起草完成后,首先由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門進(jìn)行內(nèi)部審核,重點(diǎn)審核合同條款是否符合項(xiàng)目實(shí)際需求、技術(shù)要求是否明確、商務(wù)條款是否合理等。審核通過后,提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核,法務(wù)部門主要從法律法規(guī)的角度審查合同的合法性、合規(guī)性,對(duì)合同條款的完整性、準(zhǔn)確性以及風(fēng)險(xiǎn)防范措施等提出專業(yè)意見。同時(shí),涉及財(cái)務(wù)方面的條款,應(yīng)送財(cái)務(wù)部門審核,確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)稅收政策。2.審核反饋與修改:各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作,并將審核意見及時(shí)反饋給起草部門。起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同草案進(jìn)行認(rèn)真修改,如有不同意見,應(yīng)與審核部門進(jìn)行充分溝通協(xié)商,達(dá)成一致后再次提交審核。希望大家在審核過程中,認(rèn)真負(fù)責(zé),積極提出建設(shè)性意見,共同完善合同條款。(三)合同簽訂1.簽訂主體資格審查:在簽訂竣工驗(yàn)收合同前,必須對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格審查,確保對(duì)方具有簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力。審查內(nèi)容包括對(duì)方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)文件,核實(shí)其真實(shí)性、有效性和經(jīng)營范圍是否與項(xiàng)目相符。我們要謹(jǐn)慎對(duì)待合同簽訂主體,避免與不具備相應(yīng)資格的主體簽訂合同,從而引發(fā)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。2.簽訂程序:經(jīng)審核通過的合同,由公司法定代表人或其授權(quán)代理人與合同對(duì)方簽訂。簽訂合同時(shí),應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全,合同文本一式多份,雙方各執(zhí)相應(yīng)份數(shù),并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。希望大家在簽訂合同時(shí),嚴(yán)格按照程序操作,確保合同簽訂的有效性和規(guī)范性。五、竣工驗(yàn)收合同履行管理(一)項(xiàng)目執(zhí)行與準(zhǔn)備1.項(xiàng)目執(zhí)行:合同簽訂后,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的內(nèi)容和要求,全面開展項(xiàng)目建設(shè)或產(chǎn)品生產(chǎn)工作,確保項(xiàng)目能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的管理,定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。我們鼓勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極主動(dòng)地推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展,確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備:在項(xiàng)目具備竣工驗(yàn)收條件前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前組織相關(guān)部門和人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,包括整理項(xiàng)目資料、準(zhǔn)備驗(yàn)收所需的設(shè)備和工具、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行自查自糾等。項(xiàng)目資料應(yīng)真實(shí)、完整、規(guī)范,涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、變更記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備清單等與項(xiàng)目相關(guān)的所有資料。希望大家重視驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,提前梳理各項(xiàng)工作,確保驗(yàn)收工作能夠順利開展。(二)竣工驗(yàn)收組織與實(shí)施1.驗(yàn)收通知:項(xiàng)目達(dá)到竣工驗(yàn)收條件后,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式,向合同對(duì)方發(fā)出竣工驗(yàn)收通知,告知對(duì)方驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和要求等信息。通知應(yīng)采用書面形式,并確保對(duì)方能夠及時(shí)收到。我們要確保驗(yàn)收通知的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,避免因通知不到位而影響驗(yàn)收工作的正常進(jìn)行。2.驗(yàn)收組織:根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和規(guī)模,成立專門的竣工驗(yàn)收小組,成員包括公司內(nèi)部相關(guān)部門的代表、技術(shù)專家、質(zhì)量管理人員等,必要時(shí)可邀請(qǐng)外部第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收工作。竣工驗(yàn)收小組應(yīng)制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案,明確驗(yàn)收程序、方法和標(biāo)準(zhǔn),確保驗(yàn)收工作的科學(xué)性和公正性。希望大家積極參與驗(yàn)收工作,充分發(fā)揮各自的專業(yè)優(yōu)勢(shì),為項(xiàng)目驗(yàn)收提供客觀、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。3.驗(yàn)收實(shí)施:在驗(yàn)收過程中,驗(yàn)收小組應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收方案和合同約定的標(biāo)準(zhǔn),對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面檢查和測(cè)試,包括對(duì)項(xiàng)目實(shí)體質(zhì)量、技術(shù)性能、資料完整性等方面的檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)詳細(xì)記錄并要求項(xiàng)目實(shí)施方限期整改。整改完成后,應(yīng)進(jìn)行復(fù)查,直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。我們要求驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中,要認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)格把關(guān),確保驗(yàn)收結(jié)果的真實(shí)性和可靠性。(三)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告出具1.報(bào)告編制:驗(yàn)收工作完成后,由竣工驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)編制竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。報(bào)告應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的驗(yàn)收情況,包括項(xiàng)目概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果、存在問題及整改建議等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)語言簡潔、條理清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,并由驗(yàn)收小組全體成員簽字確認(rèn)。希望大家在編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告時(shí),能夠客觀公正地記錄驗(yàn)收情況,為項(xiàng)目的最終評(píng)價(jià)提供有力依據(jù)。2.報(bào)告審核與存檔:竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制完成后,先提交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門進(jìn)行審核,審核通過后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔,作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要資料保存。我們強(qiáng)調(diào)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的審核和存檔工作的重要性,確保報(bào)告的質(zhì)量和安全性。六、竣工驗(yàn)收合同變更管理(一)變更條件在項(xiàng)目實(shí)施過程中,如遇以下情況,可考慮對(duì)竣工驗(yàn)收合同進(jìn)行變更:1.項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生重大變化,且該變化是由于不可抗力、政策調(diào)整或業(yè)主提出合理要求等原因?qū)е碌摹?.因技術(shù)進(jìn)步、設(shè)計(jì)優(yōu)化等原因,需要對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)方案、工藝流程等進(jìn)行調(diào)整,且該調(diào)整不會(huì)對(duì)項(xiàng)目的整體質(zhì)量和進(jìn)度產(chǎn)生不利影響。3.其他經(jīng)合同雙方協(xié)商一致,認(rèn)為需要變更合同的情況。我們希望大家在面對(duì)可能的變更情況時(shí),要保持謹(jǐn)慎態(tài)度,充分評(píng)估變更對(duì)項(xiàng)目的影響。(二)變更程序1.變更申請(qǐng):由提出變更的一方填寫《竣工驗(yàn)收合同變更申請(qǐng)表》,詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等方面的影響,并附上相關(guān)的證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核同意后,提交給合同對(duì)方。2.變更協(xié)商與審批:合同對(duì)方收到變更申請(qǐng)后,應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估和協(xié)商,達(dá)成一致意見后,雙方簽訂《竣工驗(yàn)收合同變更協(xié)議》。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、變更后的項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用調(diào)整等事項(xiàng)。變更協(xié)議簽訂后,按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批,審批通過后方可生效。我們鼓勵(lì)雙方在變更協(xié)商過程中,要充分溝通,尋求雙方都能接受的解決方案。3.變更實(shí)施與監(jiān)控:變更協(xié)議生效后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員按照變更協(xié)議的要求實(shí)施變更。在變更實(shí)施過程中,要加強(qiáng)對(duì)變更內(nèi)容的監(jiān)控和管理,確保變更工作按照計(jì)劃進(jìn)行,不影響項(xiàng)目的整體進(jìn)度和質(zhì)量。希望大家在變更實(shí)施過程中,密切關(guān)注變更情況,及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。七、竣工驗(yàn)收合同終止管理(一)終止條件出現(xiàn)以下情形之一的,竣工驗(yàn)收合同可以終止:1.項(xiàng)目已按照合同約定完成全部建設(shè)內(nèi)容,通過竣工驗(yàn)收,雙方的權(quán)利和義務(wù)已履行完畢。2.因不可抗力等原因?qū)е马?xiàng)目無法繼續(xù)實(shí)施,且經(jīng)雙方協(xié)商一致同意終止合同。3.合同一方嚴(yán)重違反合同約定,導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行,另一方有權(quán)解除合同。4.法律法規(guī)規(guī)定的其他可以終止合同的情形。我們要明確合同終止的條件,在符合條件時(shí),妥善處理合同終止相關(guān)事宜。(二)終止程序1.終止通知:當(dāng)出現(xiàn)合同終止情形時(shí),由提出終止的一方書面通知對(duì)方,說明終止合同的原因、依據(jù)和終止時(shí)間等內(nèi)容。通知應(yīng)采用書面形式,并按照合同約定的送達(dá)方式送達(dá)對(duì)方。2.清算與結(jié)算:合同終止后,雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行清算和結(jié)算工作,包括對(duì)項(xiàng)目已完成工作量的確認(rèn)、費(fèi)用的結(jié)算、質(zhì)量保修責(zé)任的劃分等。清算和結(jié)算工作應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成,雙方應(yīng)簽署清算結(jié)算協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。我們要求在清算與結(jié)算過程中,要認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù),確保雙方的利益得到妥善處理。3.資料交接與歸檔:清算和結(jié)算工作完成后,雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行項(xiàng)目資料的交接,確保項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí),按照公司檔案管理規(guī)定,對(duì)合同及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。希望大家重視資料交接與歸檔工作,為項(xiàng)目的后續(xù)查詢和管理提供便利。八、竣工驗(yàn)收合同風(fēng)險(xiǎn)管理(一)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.合同條款風(fēng)險(xiǎn):合同條款存在漏洞、表述不清、權(quán)利義務(wù)不對(duì)等、違約責(zé)任不明確等問題,可能導(dǎo)致在合同履行過程中出現(xiàn)爭議和糾紛。2.項(xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn):項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)未能達(dá)到合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),可能引發(fā)質(zhì)量整改、索賠等問題,影響公司的聲譽(yù)和利益。3.進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn):項(xiàng)目未能按照合同約定的時(shí)間完成竣工驗(yàn)收,可能導(dǎo)致公司承擔(dān)違約責(zé)任,同時(shí)也會(huì)影響后續(xù)項(xiàng)目的開展。4.市場風(fēng)險(xiǎn):市場環(huán)境發(fā)生變化,如原材料價(jià)格波動(dòng)、市場需求變化等,可能對(duì)項(xiàng)目的成本和收益產(chǎn)生影響。5.法律風(fēng)險(xiǎn):法律法規(guī)政策的調(diào)整可能導(dǎo)致合同部分條款無效或不具有可操作性,增加公司的法律風(fēng)險(xiǎn)。我們希望大家在日常工作中,要善于識(shí)別這些風(fēng)險(xiǎn),提前做好防范措施。(二)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.可能性評(píng)估:對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn),評(píng)估其發(fā)生的可能性大小,可采用高、中、低三個(gè)等級(jí)進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.影響程度評(píng)估:評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生,對(duì)公司的項(xiàng)目目標(biāo)、經(jīng)濟(jì)利益、聲譽(yù)等方面可能產(chǎn)生的影響程度,同樣采用高、中、低三個(gè)等級(jí)進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.風(fēng)險(xiǎn)排序:根據(jù)可能性評(píng)估和影響程度評(píng)估的結(jié)果,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序,確定重點(diǎn)關(guān)注和防范的風(fēng)險(xiǎn)。我們鼓勵(lì)大家定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)防范策略。(三)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.合同條款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):加強(qiáng)合同起草和審核工作,確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰,明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。對(duì)于重要合同條款,可咨詢法務(wù)部門或?qū)I(yè)律師的意見。2.項(xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):在項(xiàng)目實(shí)施過程中,加強(qiáng)質(zhì)量控制,嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工或生產(chǎn),定期進(jìn)行質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。建立質(zhì)量問題預(yù)警機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決質(zhì)量隱患。3.進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,并加強(qiáng)對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的跟蹤和監(jiān)控。建立進(jìn)度協(xié)調(diào)機(jī)制,及時(shí)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的進(jìn)度問題。對(duì)于可能影響進(jìn)度的因素,提前制定應(yīng)對(duì)措施。4.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):加強(qiáng)市場調(diào)研和分析,及時(shí)掌握市場動(dòng)態(tài),合理調(diào)整項(xiàng)目預(yù)算和成本控制措施。在合同中約定價(jià)格調(diào)整條款,以應(yīng)對(duì)原材料價(jià)格波動(dòng)等市場風(fēng)險(xiǎn)。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):關(guān)注法律法規(guī)政策的變化,及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修訂和完善。加強(qiáng)與法務(wù)部門的溝通協(xié)作,定期進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn),提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。我們要求大家針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn),采取有效的應(yīng)對(duì)措施,降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。九、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查主體公司成立專門的竣工驗(yàn)收合同管理監(jiān)督檢查小組,成員包括法務(wù)部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員,負(fù)責(zé)對(duì)公司竣工驗(yàn)收合同管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。(二)監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同管理制度的執(zhí)行情況,包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.合同文本的規(guī)范性,合同條款是否完整、準(zhǔn)確,是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作的組織和實(shí)施情況,驗(yàn)收程序是否合規(guī),驗(yàn)收結(jié)果是否真實(shí)可靠。4.合同檔案管理情況,合同及相關(guān)資料是否及時(shí)歸檔,檔案資料是否完整、準(zhǔn)確。我們希望監(jiān)督檢查小組能夠認(rèn)真履行職責(zé),確
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