廣西工會采購管理辦法一、引言親愛的各位同事，工會作為我們職工利益的代表者和維護(hù)者，在豐富大家工作生活、提升職工福利等方面發(fā)揮著重要作用。而采購工作則是工會開展各項活動、提供服務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。為了確保工會采購工作規(guī)范、透明、高效地進(jìn)行，切實保障工會資金的合理使用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及工會系統(tǒng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我們廣西工會的實際情況，特制定本采購管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同推動工會采購工作順利開展，為我們?nèi)w職工謀取更多福利。二、適用范圍本辦法適用于廣西工會各級組織使用工會經(jīng)費進(jìn)行的各類采購活動。這里所說的采購活動，涵蓋了從辦公用品、活動物資的購置，到服務(wù)項目的委托等各種情形。無論是區(qū)總工會，還是各基層工會，只要是使用工會經(jīng)費開展采購，都要遵循本辦法的規(guī)定。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：我們的采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及工會相關(guān)制度。這不僅是對法律的尊重，更是保障工會采購活動能夠持續(xù)健康進(jìn)行的基礎(chǔ)。在采購過程中，每一個環(huán)節(jié)，從采購計劃的制定到合同的簽訂與執(zhí)行，都要符合法律要求。希望大家在日常工作中，時刻保持法律意識，遇到不確定的情況及時咨詢相關(guān)法律專業(yè)人士。2.公開透明原則：采購信息要盡可能公開，讓每一位職工都能了解采購的基本情況。從采購項目的需求發(fā)布，到采購結(jié)果的公示，都要做到清晰明了。我們鼓勵職工積極參與監(jiān)督，這樣不僅能保證采購過程的公正性，也能增強大家對工會工作的信任。比如，在發(fā)布采購需求時，要詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，讓供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確了解我們的需求。3.公平競爭原則：為所有符合條件的供應(yīng)商提供平等參與競爭的機(jī)會。在選擇供應(yīng)商的過程中，不能偏袒任何一方，要依據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行客觀評價。這樣才能促使供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時也能為工會節(jié)約采購成本。我們希望大家在采購工作中，秉持公平公正的態(tài)度，對待每一個供應(yīng)商，營造良好的市場競爭環(huán)境。4.誠實信用原則：無論是工會采購人員，還是供應(yīng)商，都要誠實守信。工會要如實發(fā)布采購信息，按時履行合同義務(wù)；供應(yīng)商要如實提供產(chǎn)品或服務(wù)信息，保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。只有雙方都堅守誠信，才能建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，保障采購工作的順利進(jìn)行。希望大家在工作中，將誠信作為基本準(zhǔn)則，共同維護(hù)良好的采購秩序。四、采購組織與職責(zé)1.成立采購工作小組：為了更好地開展采購工作，各級工會應(yīng)成立專門的采購工作小組。小組成員應(yīng)包括工會財務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表以及熟悉采購流程的人員等。采購工作小組的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)制定采購計劃、組織采購活動、對供應(yīng)商進(jìn)行評價等。比如，在制定采購計劃時，要充分考慮工會的實際需求，結(jié)合預(yù)算情況，合理確定采購項目和采購數(shù)量。2.明確各成員職責(zé)：組長職責(zé)：采購工作小組組長通常由工會領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌采購工作，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，對重大采購決策進(jìn)行把關(guān)。希望組長能夠充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，確保采購工作朝著正確的方向進(jìn)行。財務(wù)人員職責(zé)：財務(wù)人員要參與采購預(yù)算的編制與審核，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，并做好財務(wù)核算工作。在審核采購預(yù)算時，要嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要的開支。業(yè)務(wù)部門代表職責(zé)：業(yè)務(wù)部門代表要根據(jù)實際工作需求，提出采購項目的詳細(xì)要求，協(xié)助對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗收。例如，在采購活動物資時，業(yè)務(wù)部門代表要明確物資的種類、規(guī)格、用途等，確保采購的物資符合活動要求。采購專員職責(zé)：采購專員負(fù)責(zé)具體的采購操作，包括尋找供應(yīng)商、發(fā)布采購信息、組織開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等工作。采購專員要熟悉采購流程，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，確保采購工作高效完成。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：每年年初，各級工會應(yīng)根據(jù)自身工作計劃和實際需求，編制工會采購預(yù)算。在編制預(yù)算時，要充分考慮各項活動的開展情況，以及可能需要采購的物品和服務(wù)。例如，計劃舉辦職工運動會，就要將運動器材、獎品等采購項目納入預(yù)算。預(yù)算編制要細(xì)化到具體項目和金額，做到準(zhǔn)確合理。希望各部門提前規(guī)劃，積極配合財務(wù)部門做好預(yù)算編制工作。2.預(yù)算審核與批準(zhǔn)：編制好的采購預(yù)算要提交給工會領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行審核，審核通過后報上級工會備案。審核過程中，要重點關(guān)注預(yù)算的合理性、必要性以及是否符合工會的整體發(fā)展規(guī)劃。只有經(jīng)過批準(zhǔn)的采購預(yù)算，才能作為當(dāng)年采購活動的依據(jù)。希望大家認(rèn)真對待預(yù)算審核工作，確保預(yù)算的科學(xué)性和嚴(yán)肅性。3.預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如果遇到特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。例如，因工作需要新增采購項目，或者原采購項目的金額發(fā)生較大變化等。預(yù)算調(diào)整要說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額以及對整體預(yù)算的影響等。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整采購預(yù)算。希望大家嚴(yán)格遵守預(yù)算調(diào)整程序，維護(hù)預(yù)算的權(quán)威性。六、采購方式1.公開招標(biāo)：對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜或者對社會影響較大的項目，一般應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式。公開招標(biāo)要按照國家相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序進(jìn)行，在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，吸引符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。通過公開招標(biāo)，可以充分競爭，選擇到最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商和最合理的價格。在招標(biāo)過程中，要嚴(yán)格遵守開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)的規(guī)定，確保招標(biāo)活動的公平公正。希望負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，熟練掌握招標(biāo)流程，做好每一個細(xì)節(jié)。2.邀請招標(biāo)：當(dāng)采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大時，可以采用邀請招標(biāo)的方式。邀請招標(biāo)要向三家以上具備承擔(dān)招標(biāo)項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。在邀請招標(biāo)過程中，同樣要保證招標(biāo)程序的規(guī)范和公正，對所有被邀請的供應(yīng)商一視同仁。希望在選擇邀請對象時，要充分考慮供應(yīng)商的實力和信譽，確保能夠選擇到合適的合作伙伴。3.競爭性談判：對于技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的，以及重新招標(biāo)未能成立的項目，可以采用競爭性談判的方式。競爭性談判要成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判，確定最終的采購價格和供應(yīng)商。在談判過程中，要注意保密，避免泄露其他供應(yīng)商的信息。希望談判小組成員具備良好的溝通能力和談判技巧，能夠為工會爭取到最優(yōu)的采購條件。4.詢價采購：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購的方式。詢價采購要向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商。在詢價過程中，要確保詢價單的內(nèi)容明確、準(zhǔn)確，對供應(yīng)商的報價進(jìn)行認(rèn)真審核。希望負(fù)責(zé)詢價采購的人員多了解市場行情，做到心中有數(shù)，確保采購價格合理。5.單一來源采購：符合下列情形之一的貨物或者服務(wù)，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在采購過程中做好記錄，說明采用單一來源采購的理由。希望在使用單一來源采購方式時，要謹(jǐn)慎操作，確保符合相關(guān)規(guī)定。七、采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并提交給采購工作小組。采購申請表要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。希望大家在填寫采購申請表時，認(rèn)真準(zhǔn)確，為采購工作提供良好的基礎(chǔ)。2.采購審批：采購工作小組對采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購項目的必要性、預(yù)算的合理性等。審核通過后，提交工會領(lǐng)導(dǎo)審批。工會領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)整體工作安排和預(yù)算情況，做出是否批準(zhǔn)采購的決定。希望采購工作小組和工會領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真履行審核審批職責(zé)，確保采購項目符合工會實際需求。3.選擇采購方式：根據(jù)采購項目的特點和金額等因素，按照本辦法規(guī)定的采購方式選擇原則，確定具體的采購方式。如果對采購方式的選擇存在疑問，可以咨詢相關(guān)專業(yè)人士或者上級工會。希望大家熟練掌握采購方式的選擇標(biāo)準(zhǔn)，確保選擇合適的采購方式。4.組織采購活動：公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)：按照招標(biāo)程序，發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書，發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。在這個過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序的要求，確保招標(biāo)活動的公平公正。希望負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的人員認(rèn)真細(xì)致，做好每一個環(huán)節(jié)的工作。競爭性談判：成立談判小組，制定談判文件，邀請供應(yīng)商參加談判。在談判過程中，要與供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、商務(wù)等方面進(jìn)行充分溝通，確定最終的采購價格和供應(yīng)商。希望談判小組成員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和溝通能力，為工會爭取到最優(yōu)的采購條件。詢價采購：向供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商。在詢價過程中，要注意詢價單的內(nèi)容明確、準(zhǔn)確，對供應(yīng)商的報價進(jìn)行認(rèn)真審核。希望負(fù)責(zé)詢價采購的人員多了解市場行情，確保采購價格合理。單一來源采購：與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格和相關(guān)條款。在協(xié)商過程中，要做好記錄，說明采用單一來源采購的理由。希望在與單一來源供應(yīng)商協(xié)商時，要爭取最有利的采購條件。5.簽訂采購合同：確定供應(yīng)商后，采購工作小組要與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，要經(jīng)過工會法律顧問的審核，確保合同的合法性和有效性。希望大家重視合同簽訂工作，認(rèn)真審核合同條款，避免合同糾紛。6.采購驗收：供應(yīng)商按照合同約定提供產(chǎn)品或服務(wù)后，采購工作小組要組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求，服務(wù)是否達(dá)到約定的標(biāo)準(zhǔn)等。驗收合格后，填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認(rèn)。如果驗收不合格，要及時與供應(yīng)商溝通，按照合同約定處理。希望驗收人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)符合要求。7.采購付款：根據(jù)合同約定和驗收報告，財務(wù)人員辦理采購付款手續(xù)。付款時，要嚴(yán)格按照財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確、手續(xù)完備。希望財務(wù)人員認(rèn)真履行職責(zé)，做好采購付款的審核工作。八、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面進(jìn)行審核。只有符合條件的供應(yīng)商才能進(jìn)入工會的供應(yīng)商庫。在審核供應(yīng)商資質(zhì)時，要查看供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等證件是否齊全有效。希望負(fù)責(zé)供應(yīng)商準(zhǔn)入審核的人員認(rèn)真細(xì)致，確保進(jìn)入供應(yīng)商庫的供應(yīng)商具備良好的條件。2.供應(yīng)商評價：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商可以優(yōu)先考慮合作，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商要及時溝通整改，整改仍不合格的要從供應(yīng)商庫中剔除。希望大家積極參與供應(yīng)商評價工作，為工會選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商提供依據(jù)。3.建立供應(yīng)商檔案：對每一個與工會有過合作的供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作項目、合同履行情況、評價結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案要及時更新，以便隨時了解供應(yīng)商的情況。希望負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案管理的人員認(rèn)真做好檔案記錄和更新工作，為采購工作提供參考。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：工會內(nèi)部要建立健全采購監(jiān)督機(jī)制，采購工作小組要定期向工會領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受工會領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督。同時，工會財務(wù)、審計等部門要對采購活動進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，重點檢查采購程序是否合規(guī)、采購資金使用是否合理、采購合同履行情況等。希望各部門積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，共同維護(hù)采購工作的規(guī)范進(jìn)行。2.職工監(jiān)督：鼓勵職工對工會采購活動進(jìn)行監(jiān)督，職工可以通過工會內(nèi)部的意見箱、電子郵箱等方式提出意見和建議。對于職工反映的問題，工會要及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向職工反饋。希望廣大職工積極參與監(jiān)督，共同促進(jìn)工會采購工作的公開透明。3.外部監(jiān)督：接受上級工會和相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查。對上級工會和政府部門提出的整改意見，要認(rèn)真落實，及時反饋整改情況。希望大家認(rèn)識到外部監(jiān)督的重要性，積極配合相關(guān)部門的工作，不斷完善采購管理工作。十、責(zé)任追究1.對采購人員的責(zé)任追究：如果采購人員在采購過程中存在違規(guī)違紀(jì)行為，如收受賄賂、與供應(yīng)商串通損害工會利益、不按照規(guī)定程序進(jìn)行采購等，要視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。希望采購人員嚴(yán)格要求自己，遵守職業(yè)道德和法律法規(guī)，廉潔自律，認(rèn)