鄭州疫情文件管理辦法一、引言親愛的同事們，在鄭州疫情防控的特殊時(shí)期，各類疫情相關(guān)文件對(duì)于我們準(zhǔn)確掌握疫情動(dòng)態(tài)、落實(shí)防控措施、保障公司正常運(yùn)營(yíng)和員工健康安全至關(guān)重要。為了規(guī)范疫情文件的管理，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效傳遞和使用，我們制定了本管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并遵守，共同做好疫情防控期間的文件管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與鄭州疫情相關(guān)的文件管理，包括但不限于政府發(fā)布的疫情防控政策文件、公司內(nèi)部制定的疫情防控工作方案、通知、報(bào)告等。三、文件分類與定義（一）政府文件指鄭州市各級(jí)政府部門、疫情防控指揮機(jī)構(gòu)發(fā)布的關(guān)于疫情防控的政策、規(guī)定、通知、公告等文件。這些文件是我們開展疫情防控工作的重要依據(jù)，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性。（二）公司內(nèi)部文件1.防控方案類：公司根據(jù)政府要求和自身實(shí)際情況制定的疫情防控工作總體方案、應(yīng)急預(yù)案等，明確防控目標(biāo)、措施和責(zé)任分工。2.通知公告類：公司發(fā)布的關(guān)于疫情防控工作的具體通知、公告，如辦公場(chǎng)所防疫要求、員工健康監(jiān)測(cè)通知、核酸檢測(cè)安排等。3.報(bào)告總結(jié)類：公司向上級(jí)主管部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)送的疫情防控工作進(jìn)展報(bào)告、員工健康狀況統(tǒng)計(jì)報(bào)告、疫情應(yīng)急處置總結(jié)等。四、文件收集與整理（一）收集渠道1.政府文件主要通過(guò)鄭州市政府官方網(wǎng)站、疫情防控指揮機(jī)構(gòu)指定的信息發(fā)布平臺(tái)、政務(wù)微信公眾號(hào)等渠道獲取。我們鼓勵(lì)負(fù)責(zé)文件收集的同事定期關(guān)注這些渠道，確保及時(shí)獲取最新的疫情防控政策文件。2.公司內(nèi)部文件由各部門根據(jù)工作需要自行起草或轉(zhuǎn)發(fā)，并及時(shí)提交給行政部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。希望各部門在文件起草過(guò)程中，嚴(yán)格按照公司的文件格式和內(nèi)容要求進(jìn)行編寫，確保文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。（二）整理要求1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的疫情文件進(jìn)行分類整理，按照政府文件和公司內(nèi)部文件分別建立文件夾，并根據(jù)文件類型進(jìn)一步細(xì)分。例如，政府文件可分為政策法規(guī)類、通知公告類等；公司內(nèi)部文件可分為防控方案類、通知公告類、報(bào)告總結(jié)類等。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)和登記，記錄文件的名稱、文號(hào)、發(fā)布日期、來(lái)源、內(nèi)容摘要等信息，建立文件臺(tái)賬。這樣可以方便文件的查找和管理，提高工作效率。五、文件審核與發(fā)布（一）審核流程1.政府文件無(wú)需進(jìn)行內(nèi)部審核，但在轉(zhuǎn)發(fā)或引用時(shí)，要確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)文件收集的同事在獲取政府文件后，要仔細(xì)核對(duì)文件的來(lái)源和內(nèi)容，避免轉(zhuǎn)發(fā)虛假或過(guò)時(shí)的信息。2.公司內(nèi)部文件在發(fā)布前需要進(jìn)行審核。一般文件由起草部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及公司重大決策或?qū)ν獍l(fā)布的文件還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。審核的重點(diǎn)包括文件內(nèi)容是否符合政府疫情防控政策要求、是否與公司實(shí)際情況相適應(yīng)、是否存在表述不清或歧義等問(wèn)題。3.我們鼓勵(lì)審核人員認(rèn)真履行職責(zé)，提出合理的修改意見和建議，確保文件質(zhì)量。起草部門要根據(jù)審核意見及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修改完善，直至通過(guò)審核。（二）發(fā)布方式1.政府文件根據(jù)文件的性質(zhì)和適用范圍，通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、微信群、電子郵件等方式及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。對(duì)于重要的政府文件，要組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保員工了解文件的內(nèi)容和要求。2.公司內(nèi)部文件經(jīng)審核通過(guò)后，由行政部門統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括在公司內(nèi)部公告欄張貼、通過(guò)辦公系統(tǒng)發(fā)布、發(fā)送電子郵件等。希望各部門在收到文件后，及時(shí)組織員工學(xué)習(xí)，并按照文件要求抓好落實(shí)。六、文件存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.疫情文件采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文件存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)ｉT的云存儲(chǔ)平臺(tái)上，按照文件分類建立相應(yīng)的文件夾，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。2.紙質(zhì)文件由行政部門負(fù)責(zé)打印、裝訂，并存放于專門的文件柜中。文件柜要保持干燥、通風(fēng)，防止文件受潮、發(fā)霉或損壞。（二）保管期限1.政府文件按照政府相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，一般保存至疫情結(jié)束后一定期限。公司內(nèi)部文件的保管期限根據(jù)文件的重要性和用途確定，一般防控方案類文件保存至疫情結(jié)束后35年，通知公告類文件保存12年，報(bào)告總結(jié)類文件保存23年。2.在保管期限內(nèi)，要定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。七、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限公司員工因工作需要查閱疫情文件時(shí)，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱政府文件要嚴(yán)格遵守文件的保密規(guī)定，不得將文件內(nèi)容泄露給外部人員。我們希望大家在查閱文件時(shí)，愛護(hù)文件，不得隨意涂改、損壞文件。（二）借閱流程1.如需借閱疫情文件，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人在借閱期間要妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，歸還文件時(shí)要確保文件完好無(wú)損。八、文件銷毀（一）銷毀條件1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的疫情文件，可進(jìn)行銷毀處理。2.因文件內(nèi)容已過(guò)時(shí)、被新文件替代或存在錯(cuò)誤等原因，需要銷毀的文件。（二）銷毀流程1.行政部門定期對(duì)到期或需要銷毀的文件進(jìn)行清理和鑒定，列出銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件時(shí)，要采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程要有專人監(jiān)督，并做好記錄，記錄銷毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。九、文件安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)對(duì)文件存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，設(shè)置強(qiáng)密碼，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止文件丟失或損壞。2.對(duì)訪問(wèn)文件的人員進(jìn)行權(quán)限控制，根據(jù)工作需要分配不同的訪問(wèn)級(jí)別，確保文件信息不被非法獲取。（二）保密要求1.涉及員工個(gè)人健康信息、公司敏感數(shù)據(jù)等保密內(nèi)容的文件，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給外部人員。2.員工在處理疫情文件過(guò)程中，要增強(qiáng)保密意識(shí)，不得在公共場(chǎng)所談?wù)撐募?nèi)容，不得通過(guò)非公司指定的渠道傳播文件信息。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制行政部門負(fù)責(zé)對(duì)疫情文件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查文件的收集、整理、審核、發(fā)布、存儲(chǔ)、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的要求。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）考核辦法將疫情文件管理工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表