學(xué)校電子文檔管理辦法總則目的為了加強(qiáng)學(xué)校電子文檔的管理，提高電子文檔的利用效率，確保電子文檔的安全性、完整性和可追溯性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各院系在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的電子文檔的管理。定義本辦法所稱電子文檔，是指以電子形式存在的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于辦公文檔、教學(xué)課件、科研報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。管理職責(zé)學(xué)校辦公室學(xué)校辦公室是學(xué)校電子文檔管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校電子文檔管理的規(guī)章制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各院系的電子文檔管理工作，組織開展電子文檔的歸檔和保管工作。各部門、各院系各部門、各院系是本部門、本院系電子文檔管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門、本院系電子文檔的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和安全管理工作，指定專人負(fù)責(zé)電子文檔的日常管理。信息技術(shù)中心信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)學(xué)校電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和技術(shù)支持，保障電子文檔管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提供電子文檔存儲(chǔ)和備份服務(wù)。電子文檔的收集與整理收集范圍學(xué)校各部門、各院系應(yīng)按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集本部門、本院系在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的電子文檔，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等；2.學(xué)校制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；3.教學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、學(xué)生成績(jī)等；4.科研項(xiàng)目中形成的科研報(bào)告、論文、專利等；5.人事管理中形成的教職工檔案、學(xué)生檔案等；6.財(cái)務(wù)管理中形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等；7.其他與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)相關(guān)的電子文檔。收集要求1.及時(shí)性：各部門、各院系應(yīng)在電子文檔形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集工作，確保電子文檔的完整性和及時(shí)性。2.完整性：收集的電子文檔應(yīng)包括文件的正文、附件、圖表、數(shù)據(jù)等全部?jī)?nèi)容，確保電子文檔的完整性。3.準(zhǔn)確性：收集的電子文檔應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。4.規(guī)范性：收集的電子文檔應(yīng)按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、命名，確保電子文檔的規(guī)范性。整理方法1.分類：各部門、各院系應(yīng)按照電子文檔的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的分類體系。2.編號(hào)：各部門、各院系應(yīng)按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定對(duì)電子文檔進(jìn)行編號(hào)，確保電子文檔的唯一性和可追溯性。3.命名：各部門、各院系應(yīng)按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定對(duì)電子文檔進(jìn)行命名，確保電子文檔的名稱準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、易懂。4.存儲(chǔ)：各部門、各院系應(yīng)將整理好的電子文檔存儲(chǔ)在學(xué)校指定的電子文檔管理系統(tǒng)中，確保電子文檔的安全性和可訪問(wèn)性。電子文檔的存儲(chǔ)與備份存儲(chǔ)要求1.安全性：學(xué)校應(yīng)建立安全可靠的電子文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，采取必要的安全措施，確保電子文檔的安全性。2.可靠性：學(xué)校應(yīng)建立可靠的電子文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，采取必要的備份措施，確保電子文檔的可靠性。3.可訪問(wèn)性：學(xué)校應(yīng)建立方便快捷的電子文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保電子文檔的可訪問(wèn)性。4.規(guī)范性：學(xué)校應(yīng)建立規(guī)范的電子文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定對(duì)電子文檔進(jìn)行分類、編號(hào)、命名，確保電子文檔的規(guī)范性。備份策略1.定期備份：學(xué)校應(yīng)定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，備份周期根據(jù)電子文檔的重要性和更新頻率確定。2.異地備份：學(xué)校應(yīng)將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、人為破壞等情況下，備份數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.多介質(zhì)備份：學(xué)校應(yīng)采用多種介質(zhì)對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，如磁帶、光盤、硬盤等，確保備份數(shù)據(jù)的可靠性。備份管理1.備份記錄：學(xué)校應(yīng)建立備份記錄，記錄備份的時(shí)間、內(nèi)容、介質(zhì)等信息，確保備份數(shù)據(jù)的可追溯性。2.備份檢查：學(xué)校應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.備份恢復(fù)：學(xué)校應(yīng)建立備份恢復(fù)機(jī)制，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)備份數(shù)據(jù)。電子文檔的利用與共享利用權(quán)限學(xué)校應(yīng)根據(jù)電子文檔的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等，對(duì)電子文檔的利用權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理，確保電子文檔的安全性和保密性。具體權(quán)限設(shè)置如下：1.公開級(jí)：可以供學(xué)校全體師生員工查閱和使用的電子文檔。2.內(nèi)部級(jí)：可以供學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門和人員查閱和使用的電子文檔。3.機(jī)密級(jí)：僅限于學(xué)校特定部門和人員查閱和使用的電子文檔。4.絕密級(jí)：僅限于學(xué)校極少數(shù)特定人員查閱和使用的電子文檔。利用流程1.申請(qǐng)：需要查閱和使用電子文檔的部門和人員，應(yīng)向電子文檔管理部門提出申請(qǐng)，填寫《電子文檔查閱申請(qǐng)表》。2.審批：電子文檔管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的權(quán)限和申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。3.查閱和使用：申請(qǐng)人在獲得審批同意后，應(yīng)按照電子文檔管理部門的要求，進(jìn)行查閱和使用。共享機(jī)制學(xué)校應(yīng)建立電子文檔共享機(jī)制，促進(jìn)電子文檔的共享和利用。具體措施如下：1.建立電子文檔共享平臺(tái)：學(xué)校應(yīng)建立電子文檔共享平臺(tái)，將公開級(jí)和內(nèi)部級(jí)的電子文檔上傳到平臺(tái)上，供學(xué)校全體師生員工查閱和使用。2.加強(qiáng)部門之間的協(xié)作：學(xué)校各部門、各院系應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作，共享電子文檔資源，提高工作效率和質(zhì)量。3.鼓勵(lì)師生員工參與：學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)師生員工積極參與電子文檔的共享和利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)提供支持。電子文檔的安全管理安全制度學(xué)校應(yīng)建立健全電子文檔安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的安全管理。具體制度如下：1.訪問(wèn)控制制度：學(xué)校應(yīng)建立訪問(wèn)控制制度，對(duì)電子文檔的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)電子文檔。2.數(shù)據(jù)加密制度：學(xué)校應(yīng)建立數(shù)據(jù)加密制度，對(duì)重要的電子文檔進(jìn)行加密處理，確保電子文檔的安全性。3.病毒防范制度：學(xué)校應(yīng)建立病毒防范制度，安裝殺毒軟件和防火墻，定期對(duì)電子文檔進(jìn)行病毒檢測(cè)和清除，確保電子文檔的安全性。4.應(yīng)急響應(yīng)制度：學(xué)校應(yīng)建立應(yīng)急響應(yīng)制度，制定應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生電子文檔安全事故時(shí)，能夠及時(shí)采取措施，減少損失。安全培訓(xùn)學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)師生員工的電子文檔安全培訓(xùn)，提高師生員工的安全意識(shí)和防范能力。具體措施如下：1.定期開展安全培訓(xùn)：學(xué)校應(yīng)定期組織師生員工開展電子文檔安全培訓(xùn)，普及電子文檔安全知識(shí)和技能。2.加強(qiáng)宣傳教育：學(xué)校應(yīng)通過(guò)校園網(wǎng)、宣傳欄等渠道，加強(qiáng)對(duì)電子文檔安全的宣傳教育，提高師生員工的安全意識(shí)。安全監(jiān)督學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文檔安全管理工作的監(jiān)督檢查，確保電子文檔安全管理制度的有效執(zhí)行。具體措施如下：1.定期檢查：學(xué)校應(yīng)定期對(duì)電子文檔的安全管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.不定期抽查：學(xué)校應(yīng)不定期對(duì)電子文檔的安全管理工作進(jìn)行抽查，確保電子文檔的安全性。電子文檔的鑒定與銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校應(yīng)制定電子文檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文檔的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保存：具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值、文化價(jià)值的電子文檔，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存：具有較長(zhǎng)時(shí)間保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.短期保存：具有較短時(shí)間保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)短期保存。4.銷毀：沒(méi)有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)及時(shí)銷毀。鑒定程序1.成立鑒定小組：學(xué)校應(yīng)成立電子文檔鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)電子文檔的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.開展鑒定工作：鑒定小組應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文檔進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.審批：鑒定意見(jiàn)應(yīng)報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷毀程序1.制定銷毀計(jì)劃：學(xué)校應(yīng)制定電子文檔銷毀計(jì)劃，明確銷毀的電子文檔的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。2.審批：銷毀計(jì)劃應(yīng)報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)