房產檔案管理暫行辦法一、前言房產檔案作為公司房產管理工作的重要組成部分，記錄著公司各類房產從規(guī)劃、建設到使用、變更等一系列過程的詳細信息。它不僅是公司房產資產的重要憑證，也是公司進行房產決策、維護權益、解決糾紛的重要依據。隨著公司業(yè)務的不斷拓展，房產數(shù)量和種類日益增多，房產檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。為了規(guī)范公司房產檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保房產檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合公司實際運營情況，特制定本暫行辦法。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同做好公司房產檔案管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司所有與房產相關檔案的管理工作，包括但不限于公司自有房產、租賃房產以及參與開發(fā)建設房產項目所涉及的檔案資料。無論是公司總部還是各分支機構，在房產檔案管理過程中，都應遵循本辦法的規(guī)定。三、管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善房產檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。我們鼓勵檔案管理部門不斷優(yōu)化制度，使其更貼合公司實際需求。統(tǒng)籌協(xié)調公司房產檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的有序進行。對公司各部門及分支機構的房產檔案管理工作進行指導和培訓，提高整體檔案管理水平。希望各部門積極配合檔案管理部門的培訓工作，提升自身檔案管理能力。負責房產檔案信息化建設，建立和維護房產檔案數(shù)據庫，提高檔案管理的效率和便捷性。2.各業(yè)務部門在房產相關業(yè)務活動過程中，負責及時收集、整理本部門產生的房產檔案資料，并按照規(guī)定定期移交至檔案管理部門。大家要養(yǎng)成及時整理資料的好習慣，確保檔案資料的完整性。對所移交的房產檔案資料的真實性、準確性和完整性負責。在移交前，請務必仔細核對資料。根據工作需要，向檔案管理部門提出房產檔案查閱申請，并按照規(guī)定使用檔案資料。四、檔案收集1.收集范圍房產產權資料：包括房屋所有權證、土地使用權證、不動產權證書等相關產權證明文件。這些文件是公司房產權益的重要證明，大家務必妥善保管并及時移交。房產規(guī)劃建設資料：如項目規(guī)劃圖紙、設計方案、施工圖紙、竣工驗收報告等。這些資料記錄了房產從規(guī)劃到建成的全過程，對后續(xù)的維護和改造具有重要意義。房產租賃資料：租賃合同、租金支付記錄、租賃雙方往來函件等。租賃業(yè)務頻繁，相關資料較多，各部門要做好整理，確保不遺漏。房產變更資料：涉及房產面積變更、用途變更、產權變更等相關的文件、證明材料。一旦發(fā)生房產變更，要第一時間收集相關資料。其他與房產相關的資料：如房產評估報告、保險單據、維修記錄等。這些資料雖然類別不同，但都對房產管理有著重要作用。2.收集時間對于房產產權資料、規(guī)劃建設資料等一次性形成的資料，在相關業(yè)務辦理完畢后[X]個工作日內，由業(yè)務部門整理移交至檔案管理部門。希望大家嚴格按照時間要求移交，避免資料積壓。房產租賃資料、變更資料等持續(xù)性產生的資料，業(yè)務部門應在資料形成后的每月末集中整理，于次月[X]日前移交至檔案管理部門。其他零散產生的房產相關資料，業(yè)務部門應在資料形成后及時移交檔案管理部門。五、檔案整理1.分類按照房產檔案的來源、內容和用途，將其分為產權類、規(guī)劃建設類、租賃類、變更類、其他類等五大類。在大類下再根據實際情況細分小類，如產權類可細分為自有房產產權、租賃房產產權等小類。大家在整理時要嚴格按照分類標準進行，便于后續(xù)查找和管理。對于同一類別的檔案，按照時間順序進行排列，時間較早的在前，時間較近的在后。這樣可以清晰地展現(xiàn)房產相關事務的發(fā)展脈絡。2.編號為每一份房產檔案編制唯一的檔案編號，編號應包含房產類別代碼、年份、順序號等信息。例如，“CQ2024001”表示2024年歸檔的第一份產權類房產檔案。編號要清晰、規(guī)范，便于識別和檢索。在檔案封面、目錄及相關檢索工具上標注檔案編號，確保編號的一致性和準確性。3.編制目錄檔案整理完成后，要編制詳細的檔案目錄。目錄應包含檔案編號、檔案名稱、形成時間、頁數(shù)、保管期限等內容。目錄要簡潔明了，能夠準確反映檔案的基本信息。檔案目錄應采用電子和紙質兩種形式保存，電子目錄便于檢索和更新，紙質目錄作為備份，以防電子數(shù)據丟失。六、檔案歸檔1.歸檔要求移交歸檔的房產檔案資料應齊全完整，紙張質量良好，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。不符合要求的檔案資料，檔案管理部門有權要求業(yè)務部門重新整理或補充完善。希望大家在移交前認真檢查，確保符合歸檔要求。檔案管理部門接收檔案時，要與移交部門辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。交接清單應注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。2.歸檔方式采用紙質檔案和電子檔案相結合的歸檔方式。對于重要的原始文件，如產權證書、合同原件等，以紙質形式歸檔保存，并同時進行數(shù)字化處理，形成電子檔案。電子檔案要與紙質檔案內容一致，確保檔案信息的準確性。紙質檔案應按照分類和編號順序，裝入檔案盒，并在檔案盒上標注類別、年份、起止編號等信息。檔案盒要選用質量較好的材料，確保檔案的長期保存。電子檔案應存儲在專門的存儲設備中，并進行定期備份。備份存儲設備要異地存放，防止因自然災害等原因導致數(shù)據丟失。七、檔案保管1.保管環(huán)境設立專門的房產檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。檔案保管場所要保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度要符合相關標準要求。希望大家共同維護好保管環(huán)境，確保檔案的安全。對檔案保管場所進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理可能影響檔案安全的問題。如發(fā)現(xiàn)防火設施損壞、防蟲藥品失效等情況，要及時更換或維修。2.保管期限根據房產檔案的重要程度和實際需要，確定不同檔案的保管期限。一般來說，房產產權資料、規(guī)劃建設資料等重要檔案的保管期限為永久；房產租賃資料、變更資料等保管期限為[X]年；其他一般性資料保管期限為[X]年。保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。對保管期限已滿的檔案，由檔案管理部門組織相關業(yè)務部門進行鑒定，對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經公司領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀過程要有專人負責監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。八、檔案利用1.查閱申請公司內部人員因工作需要查閱房產檔案的，應填寫《房產檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案范圍、查閱時間等信息，經所在部門負責人審核同意后，提交檔案管理部門審批。希望大家在填寫申請表時，如實、準確地填寫相關信息。外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司房產檔案的，須持有效證件和相關證明材料，經公司相關領導批準后，方可查閱。2.查閱方式檔案管理部門根據審批通過的查閱申請，為查閱人員提供檔案查閱服務。查閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，如需借出檔案，須經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借出期間，借閱人要妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。查閱電子檔案的，檔案管理部門應設置相應的訪問權限，查閱人員通過公司內部網絡按照權限進行查閱。查閱人員不得擅自復制、傳播電子檔案信息。3.查閱記錄檔案管理部門要對每次檔案查閱情況進行記錄，包括查閱人員姓名、所在部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。查閱記錄要妥善保存，以便日后查詢和追溯。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對公司各部門及分支機構的房產檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。希望各部門積極配合監(jiān)督檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價將房產檔案管理工作納入公司對各部門及分支機構的績效考核體系，對檔案管理工作表