設(shè)計(jì)印章使用管理辦法一、引言在公司的日常運(yùn)營(yíng)中，印章作為具有法律效力的重要憑證，其使用和管理至關(guān)重要。一枚印章往往代表著公司的意志和權(quán)益，無論是在合同簽訂、文件審批還是各類重要事務(wù)處理中，印章都起著關(guān)鍵作用。為了確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，避免因印章管理不善而給公司帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本設(shè)計(jì)印章使用管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)和合法權(quán)益。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有設(shè)計(jì)印章的使用與管理。這里所指的設(shè)計(jì)印章，包括但不限于公司專門用于設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)文件簽署的公章、合同章、設(shè)計(jì)專用章等各類印章。無論是公司總部，還是各分公司、辦事處，只要涉及設(shè)計(jì)印章的使用，均需按照本辦法執(zhí)行。三、印章的種類與用途1.公章用途：公章是公司權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。主要用于公司對(duì)外的重要文件、報(bào)告、證明等，涵蓋各類設(shè)計(jì)項(xiàng)目的整體匯報(bào)文件、與政府部門往來的重要函件等。使用場(chǎng)景示例：當(dāng)公司向政府部門提交關(guān)于重大設(shè)計(jì)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)，需加蓋公章以表明公司的正式申請(qǐng)意向。2.合同章用途：專門用于各類設(shè)計(jì)合同的簽訂。無論是與客戶簽訂設(shè)計(jì)服務(wù)合同，還是與供應(yīng)商簽訂設(shè)計(jì)材料采購(gòu)合同等，均需使用合同章。使用場(chǎng)景示例：在與客戶就一項(xiàng)大型建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目達(dá)成合作意向，簽訂詳細(xì)的設(shè)計(jì)服務(wù)合同時(shí)，需加蓋合同章，以確保合同的法律效力。3.設(shè)計(jì)專用章用途：主要用于設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)方案等專業(yè)性文件。它代表著公司在設(shè)計(jì)領(lǐng)域的專業(yè)認(rèn)可，表明該設(shè)計(jì)成果是經(jīng)過公司專業(yè)團(tuán)隊(duì)審核通過的。使用場(chǎng)景示例：當(dāng)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)完成一套完整的室內(nèi)設(shè)計(jì)方案，并準(zhǔn)備提交給客戶審核時(shí)，需在設(shè)計(jì)方案的每一頁上加蓋設(shè)計(jì)專用章。四、印章的刻制與啟用1.刻制流程因工作需要刻制設(shè)計(jì)印章時(shí)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中需詳細(xì)說明刻制印章的種類、用途、申請(qǐng)部門等信息。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交至公司行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無誤后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)的要求，到指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。在刻制過程中，要確保印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合國(guó)家規(guī)定及公司要求。例如，公章的尺寸、字體、圖案等都需嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.啟用流程印章刻制完成后，行政部門需對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的質(zhì)量、清晰度等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，行政部門需填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。經(jīng)公司管理層再次審批通過后，發(fā)布印章啟用通知，向公司各部門正式宣布該印章開始啟用。同時(shí)，行政部門需將印章啟用相關(guān)資料進(jìn)行存檔備案。五、印章的保管1.保管原則印章保管遵循“專人專管、責(zé)任明確”的原則。每一枚設(shè)計(jì)印章都必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或委托他人代管。2.保管設(shè)施印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，保險(xiǎn)柜或文件柜需具備一定的防盜、防火、防潮功能。保管場(chǎng)所應(yīng)保持安全、整潔，避免印章受到損壞或丟失。例如，要防止印章長(zhǎng)時(shí)間暴露在潮濕的環(huán)境中，導(dǎo)致印章生銹影響使用。3.交接規(guī)定當(dāng)印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的印章交接手續(xù)。交接雙方需填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、交接日期、交接雙方姓名等信息。交接過程需有監(jiān)交人在場(chǎng)，監(jiān)交人一般由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人需在交接登記表上簽字確認(rèn)。六、印章的使用1.使用申請(qǐng)公司員工因工作需要使用設(shè)計(jì)印章時(shí)，應(yīng)提前填寫《印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中需清晰注明使用印章的種類、文件名稱、使用原因、使用份數(shù)等信息。對(duì)于涉及重大設(shè)計(jì)項(xiàng)目或金額較大的合同等重要文件使用印章，還需附上相關(guān)文件的復(fù)印件或說明材料，以便審批人員了解具體情況。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)事項(xiàng)合理、文件內(nèi)容無誤后，簽字同意。2.審批流程經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后的申請(qǐng)表，提交至公司行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定的印章使用范圍。對(duì)于一般性的設(shè)計(jì)文件使用印章，行政部門負(fù)責(zé)人審批通過后即可使用。對(duì)于重大設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件、重要合同等，行政部門復(fù)核后需報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)文件的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行綜合考量，做出審批決定。3.使用登記印章保管人員在接到經(jīng)審批通過的《印章使用申請(qǐng)表》后，需對(duì)印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、申請(qǐng)人姓名、文件名稱、使用份數(shù)、審批人姓名等。登記工作應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保每一次印章使用都有記錄可查。同時(shí)，登記記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱。4.使用規(guī)范印章保管人員應(yīng)在指定的辦公場(chǎng)所內(nèi)使用印章，不得將印章帶出公司。如有特殊情況需要帶出公司使用，必須經(jīng)過公司管理層特別批準(zhǔn)，并安排專人陪同監(jiān)督使用。在加蓋印章時(shí)，要確保印章清晰、端正，印章內(nèi)容完整。對(duì)于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以防止文件被篡改。使用印章后，要及時(shí)將印章放回保險(xiǎn)柜或文件柜中妥善保管。七、印章的停用與銷毀1.停用條件當(dāng)公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞或印章樣式變更等原因，需要停止使用某枚設(shè)計(jì)印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。例如，公司對(duì)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行了重新整合，原有的部分設(shè)計(jì)印章不再適用于新的業(yè)務(wù)模式，此時(shí)需對(duì)相關(guān)印章進(jìn)行停用。2.停用流程由相關(guān)部門提出印章停用申請(qǐng)，填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，并報(bào)公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，行政部門發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門該印章已停止使用。同時(shí)，行政部門需將停用印章進(jìn)行封存保管。3.銷毀流程對(duì)于確定不再使用且無保存價(jià)值的印章，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀印章需填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，說明銷毀印章的名稱、原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)公司管理層審批通過后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定及公司要求，到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀。銷毀過程需有監(jiān)銷人在場(chǎng)，監(jiān)銷人一般由行政部門負(fù)責(zé)人或公司審計(jì)部門人員擔(dān)任。銷毀完成后，監(jiān)銷人需在銷毀證明上簽字確認(rèn)，并將銷毀相關(guān)資料存檔備案。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)計(jì)印章的使用和管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每季度一次。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用登記記錄、審批流程是否合規(guī)等。例如，檢查印章是否存放在規(guī)定的保險(xiǎn)柜中，使用登記記錄是否完整準(zhǔn)確等。2.不定期抽查公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)印章使用管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容與定期檢查類似，但更注重對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)文件印章使用情況的審查。通過不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)印章使用管理過程中可能存在的問題，防范風(fēng)險(xiǎn)。3.問題處理在檢查或抽查過程中，如發(fā)現(xiàn)印章使用管理存在問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。對(duì)于因