科技公司采購管理辦法一、引言親愛的同事們，在咱們科技公司的運(yùn)營中，采購管理至關(guān)重要。它就像公司運(yùn)轉(zhuǎn)的“糧草官”，為我們的研發(fā)、生產(chǎn)和日常辦公提供必需的物資和服務(wù)。隨著公司業(yè)務(wù)不斷拓展，采購規(guī)模日益增大，為了確保采購工作高效、透明、合規(guī)，我們制定了本采購管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，共同為公司的發(fā)展把好采購這一關(guān)。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及采購物資及服務(wù)的部門和人員。無論是研發(fā)部門采購實(shí)驗(yàn)設(shè)備，還是行政部門采購辦公用品，亦或是生產(chǎn)部門采購原材料，都需按照本辦法執(zhí)行。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：我們的采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國民法典》中關(guān)于合同訂立、履行的規(guī)定，以及《政府采購法》等相關(guān)法規(guī)。同時(shí)，要符合行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保每一項(xiàng)采購都在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商要一視同仁，不得因供應(yīng)商規(guī)模大小、地域差異等因素而區(qū)別對(duì)待。在采購過程中，要確保競爭的公平性，讓所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求成本效益的最大化。通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高公司資金的使用效率。4.誠實(shí)守信原則：無論是與供應(yīng)商溝通，還是在合同履行過程中，我們都要秉持誠實(shí)守信的原則。如實(shí)提供公司的需求信息，嚴(yán)格履行合同約定，樹立公司良好的商業(yè)信譽(yù)。四、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定和完善公司采購管理制度、流程，并推動(dòng)執(zhí)行。收集、整理和分析市場信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇和管理。組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括招標(biāo)、詢價(jià)、談判等，簽訂采購合同，并跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，處理與供應(yīng)商的糾紛。2.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出采購申請(qǐng)，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評(píng)估，參與技術(shù)談判和驗(yàn)收工作。負(fù)責(zé)對(duì)采購物資或服務(wù)的使用和管理，及時(shí)反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。參與采購合同的審核，對(duì)合同中的付款條款等進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和核算，監(jiān)督采購資金的流向。4.法務(wù)部門對(duì)采購合同進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。為采購過程中出現(xiàn)的法律問題提供咨詢和建議，處理與采購相關(guān)的法律糾紛。五、采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交付時(shí)間等信息。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。審核通過后，提交至采購部門。2.采購預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核。核對(duì)預(yù)算金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合公司整體財(cái)務(wù)規(guī)劃。如預(yù)算超支，需求部門需說明原因，并按公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)。審核通過后，財(cái)務(wù)部門在《采購申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。組織相關(guān)部門（需求部門、技術(shù)部門等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測試。根據(jù)考察和測試結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對(duì)評(píng)估合格的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商名單。4.采購方式確定招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對(duì)公司業(yè)務(wù)影響重大的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)方式。按照國家相關(guān)招標(biāo)法律法規(guī)的要求，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作。詢價(jià)采購：對(duì)于通用物資或服務(wù)，且市場價(jià)格較為透明的項(xiàng)目，采用詢價(jià)方式。向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購部門根據(jù)報(bào)價(jià)情況進(jìn)行比較分析，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。競爭性談判采購：對(duì)于技術(shù)要求較高、需求不太明確的項(xiàng)目，采用競爭性談判方式。與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就技術(shù)方案、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行協(xié)商，最終確定供應(yīng)商。單一來源采購：在符合法律法規(guī)規(guī)定的情形下，如只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等，采用單一來源采購方式。但需提供充分的理由和相關(guān)證明材料，按公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。5.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購合同條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。法務(wù)部門對(duì)合同草案進(jìn)行法律審核，確保合同條款合法有效，無法律漏洞。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商代表簽訂合同。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。6.合同執(zhí)行與跟進(jìn)采購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交付物資或提供服務(wù)。供應(yīng)商在交付物資前，應(yīng)提前通知采購部門和需求部門。需求部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與采購部門溝通，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于服務(wù)類采購項(xiàng)目，需求部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，填寫《服務(wù)質(zhì)量評(píng)估表》。如發(fā)現(xiàn)服務(wù)不符合合同要求，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商整改，整改仍不合格的，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。7.采購付款供應(yīng)商交付物資或提供服務(wù)并經(jīng)驗(yàn)收合格后，向采購部門提交付款申請(qǐng)及相關(guān)發(fā)票等憑證。采購部門核對(duì)付款申請(qǐng)與合同約定是否一致，確認(rèn)無誤后，將付款申請(qǐng)及相關(guān)憑證提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定安排付款。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理供應(yīng)商應(yīng)向公司提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（已完成三證合一的提供統(tǒng)一社會(huì)信用代碼證）、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、行業(yè)資質(zhì)證書等相關(guān)資質(zhì)證明文件。填寫《供應(yīng)商基本信息登記表》，詳細(xì)說明企業(yè)概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、銷售業(yè)績等情況。經(jīng)公司相關(guān)部門評(píng)估合格后，方可進(jìn)入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，成為合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核?？己酥芷跒槊考径纫淮?，每年進(jìn)行一次綜合評(píng)價(jià)。產(chǎn)品質(zhì)量考核：根據(jù)驗(yàn)收情況，統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商交付物資的不合格率。如不合格率超過一定比例，按照合同約定進(jìn)行處理。交貨期考核：記錄供應(yīng)商每次交貨的實(shí)際時(shí)間與合同約定時(shí)間的差異，計(jì)算交貨及時(shí)率。對(duì)于交貨不及時(shí)的供應(yīng)商，及時(shí)溝通了解原因，并督促改進(jìn)。價(jià)格考核：定期對(duì)市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，與供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比分析，評(píng)估供應(yīng)商價(jià)格的合理性。如發(fā)現(xiàn)價(jià)格過高，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求調(diào)整價(jià)格。服務(wù)考核：收集需求部門對(duì)供應(yīng)商售后服務(wù)的反饋意見，包括響應(yīng)速度、解決問題的能力等方面。對(duì)服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，要求其限期整改。根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，在后續(xù)采購中給予優(yōu)先考慮、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，視情節(jié)輕重，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.供應(yīng)商溝通與合作采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃等信息，同時(shí)向供應(yīng)商反饋公司的需求變化和對(duì)其的考核評(píng)價(jià)情況。鼓勵(lì)供應(yīng)商提出合理化建議，共同探討降低成本、提高質(zhì)量的方法和措施。對(duì)于提出有效建議并為公司帶來效益的供應(yīng)商，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。建立供應(yīng)商合作發(fā)展機(jī)制，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展技術(shù)研發(fā)、供應(yīng)鏈優(yōu)化等項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)互利共贏。七、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請(qǐng)、采購預(yù)算審核表、供應(yīng)商評(píng)估表、采購方式審批表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)記錄等與采購活動(dòng)相關(guān)的所有文件資料。2.檔案整理與歸檔采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作。在采購項(xiàng)目完成后，及時(shí)將相關(guān)文件資料按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)電子文件資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)紙質(zhì)文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，標(biāo)注檔案編號(hào)、項(xiàng)目名稱、起止時(shí)間等信息，存放在專門的檔案柜中。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和采購部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。如需借閱采購檔案，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需注明借閱期限。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，及時(shí)歸還檔案。4.檔案保管期限采購檔案的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購合同等重要文件的保管期限為合同履行完畢后至少五年，其他文件資料的保管期限為三年。保管期滿后，經(jīng)公司檔案管理部門鑒定，確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。八、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司建立采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門等對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向采購部門提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反采購管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審計(jì)采購項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購預(yù)算的編制與執(zhí)行、采購方式的選擇、供應(yīng)商的選擇與評(píng)估、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購物資的驗(yàn)收與使用等方面