竣工文件歸檔管理辦法一、引言親愛的各位同事，竣工文件是我們項目建設(shè)全過程的重要記錄，它不僅反映了項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)的實際情況，更是日后項目維護(hù)、改造以及責(zé)任追溯的重要依據(jù)。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，項目數(shù)量日益增多，規(guī)范竣工文件的歸檔管理工作變得尤為迫切。為了確?？⒐の募耐暾浴?zhǔn)確性和系統(tǒng)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本《竣工文件歸檔管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行，共同做好竣工文件的歸檔管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目竣工文件的歸檔管理工作。無論是新建、改建還是擴(kuò)建項目，其產(chǎn)生的竣工文件均應(yīng)按照本辦法進(jìn)行歸檔。三、職責(zé)分工（一）項目部門1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視竣工文件的形成與積累工作，在項目實施過程中，指定專人負(fù)責(zé)竣工文件的收集、整理和初步審核工作。我們鼓勵項目負(fù)責(zé)人定期對竣工文件的整理情況進(jìn)行檢查，確保工作有序推進(jìn)。2.各專業(yè)技術(shù)人員需及時整理本專業(yè)在施工過程中形成的文件資料，保證資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。例如，施工圖紙的變更記錄要詳細(xì)準(zhǔn)確，施工日志要如實記錄每日工作情況等。希望大家養(yǎng)成及時整理資料的好習(xí)慣，避免資料堆積或遺漏。3.在項目竣工前，項目部門應(yīng)完成竣工文件的組卷工作，并向檔案管理部門提交歸檔申請。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定竣工文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為項目部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。我們會定期組織培訓(xùn)課程，希望大家積極參加，提升自身的檔案管理知識和技能。2.對項目部門提交的竣工文件進(jìn)行最終審核和驗收，對不符合要求的文件，及時反饋給項目部門進(jìn)行整改。在審核過程中，我們會秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，同時也希望項目部門能夠積極配合，共同做好歸檔工作。3.負(fù)責(zé)竣工文件的接收、保管和利用工作，確保檔案的安全和有效利用。（三）其他相關(guān)部門1.設(shè)計部門應(yīng)提供項目的設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等，確保設(shè)計文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.物資部門應(yīng)整理并提供項目物資采購的相關(guān)文件，如物資清單、質(zhì)量證明文件等。3.財務(wù)部門應(yīng)提供項目的財務(wù)決算文件，包括項目預(yù)算、決算報告等。各部門之間要加強(qiáng)溝通協(xié)作，確保竣工文件的全面性。四、竣工文件的內(nèi)容竣工文件應(yīng)包括項目從立項到竣工驗收全過程中形成的各種文件資料，主要內(nèi)容如下：（一）項目前期文件1.項目立項文件：項目建議書、可行性研究報告及批復(fù)等，這些文件是項目啟動的重要依據(jù)，要確保其完整性。2.建設(shè)用地文件：土地使用證、征地拆遷文件等，反映了項目用地的合法性和相關(guān)情況。3.勘察設(shè)計文件：勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知等，記錄了項目的設(shè)計思路和變更過程。（二）施工文件1.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等，體現(xiàn)了施工過程中的技術(shù)指導(dǎo)和操作規(guī)范。2.工程質(zhì)量控制文件：原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄等，是工程質(zhì)量的重要證明材料。3.施工進(jìn)度及安全管理文件：施工進(jìn)度計劃、安全事故報告及處理記錄等，反映了項目施工的進(jìn)度和安全情況。（三）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃與細(xì)則：明確監(jiān)理工作的目標(biāo)、范圍和方法。2.工程質(zhì)量監(jiān)理文件：監(jiān)理工程師通知單、工程質(zhì)量評估報告等，對工程質(zhì)量起到監(jiān)督和評估作用。3.進(jìn)度與投資控制文件：工程進(jìn)度計劃審核意見、工程計量與支付證書等，保障項目按計劃推進(jìn)和資金合理使用。（四）竣工驗收文件1.竣工驗收報告：由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等共同簽署，確認(rèn)項目是否達(dá)到竣工驗收標(biāo)準(zhǔn)。2.竣工圖：準(zhǔn)確反映項目竣工后的實際情況，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等各專業(yè)竣工圖。繪制竣工圖時要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實際施工情況進(jìn)行，確保圖紙的準(zhǔn)確性。3.工程質(zhì)量保修書：明確施工單位在質(zhì)量保修期內(nèi)的保修責(zé)任和義務(wù)。五、竣工文件的整理要求（一）文件收集1.各部門和崗位人員要按照職責(zé)分工，及時收集本部門或本崗位在項目實施過程中形成的文件資料。收集過程中要注意文件的完整性，避免遺漏重要文件。例如，施工過程中的一些臨時性通知、會議紀(jì)要等也應(yīng)妥善收集。2.對于外來文件，如設(shè)計單位的變更通知、供應(yīng)商的產(chǎn)品說明書等，要及時登記并納入收集范圍。（二）文件整理1.分類：按照項目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進(jìn)行分類。在每一大類下，再根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如施工文件可細(xì)分為施工技術(shù)文件、工程質(zhì)量控制文件等。2.組卷：根據(jù)文件的相互聯(lián)系和數(shù)量，組成若干保管單位。組卷時要遵循文件的自然形成規(guī)律，便于保管和利用。一般同一專業(yè)、同一施工階段的文件組成一卷。例如，基礎(chǔ)施工階段的相關(guān)文件可組成一卷。3.排列：卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定順序排列，一般文字材料在前，圖紙在后；批復(fù)在前，請示在后。對于既有文字材料又有圖紙的項目，文字材料和圖紙應(yīng)分別組卷。4.編目：對卷內(nèi)文件進(jìn)行編號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表。編號要連續(xù)，卷內(nèi)目錄應(yīng)包含文件編號、文件題名、日期、頁次等內(nèi)容，備考表要注明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、破損情況等。（三）竣工圖編制1.竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖，并按要求加蓋竣工圖章。竣工圖章應(yīng)包含施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期等內(nèi)容。2.凡施工過程中未發(fā)生變更的，可在原施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；發(fā)生一般性變更且能在原施工圖上修改的，應(yīng)直接在原施工圖上進(jìn)行修改，并注明修改依據(jù)，然后加蓋竣工圖章；發(fā)生重大變更或原施工圖不再適用的，應(yīng)重新繪制竣工圖，并在圖上注明變更依據(jù)。重新繪制的竣工圖應(yīng)與實際情況完全相符。六、竣工文件的歸檔流程（一）歸檔申請項目竣工后，項目部門應(yīng)及時向檔案管理部門提交竣工文件歸檔申請。申請中應(yīng)注明項目名稱、竣工日期、文件整理情況等內(nèi)容。（二）審核驗收1.檔案管理部門收到歸檔申請后，對竣工文件進(jìn)行審核驗收。審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等方面。2.對于不符合要求的竣工文件，檔案管理部門應(yīng)及時向項目部門反饋，并提出整改意見。項目部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，重新提交審核。（三）檔案接收經(jīng)審核驗收合格的竣工文件，檔案管理部門予以接收，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)將接收的竣工文件進(jìn)行妥善保管，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全。2.對竣工文件進(jìn)行科學(xué)分類和編號，建立檔案檢索目錄，方便查詢和利用。七、竣工文件的利用（一）利用申請公司內(nèi)部人員因工作需要查閱竣工文件的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。（二）查閱服務(wù)1.檔案管理部門收到查閱申請后，對申請人的資格和申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，為申請人提供查閱服務(wù)。2.在查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、拆散檔案，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）歸還檔案查閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、獎懲措施（一）獎勵1.對在竣工文件歸檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。例如，能夠嚴(yán)格按照本辦法要求及時、準(zhǔn)確整理和歸檔竣工文件，為公司檔案管理工作做出積極貢獻(xiàn)的。2.獎勵方式包括頒發(fā)榮譽證書、給予一定的物質(zhì)獎勵等，以鼓勵大家積極做好竣工文件歸檔管理工作。（二）懲罰1.對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致竣工文件缺失、損壞或歸檔不及時的部門或個