晉中市局采購(gòu)管理辦法晉中市[公司名稱]采購(gòu)管理辦法一、前言在公司的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，采購(gòu)環(huán)節(jié)至關(guān)重要，它直接關(guān)系到公司的成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量以及業(yè)務(wù)的順利開展。為了規(guī)范公司的采購(gòu)管理工作，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本《晉中市[公司名稱]采購(gòu)管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于晉中市[公司名稱]及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在晉中市范圍內(nèi)進(jìn)行的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購(gòu)項(xiàng)目。三、采購(gòu)原則1.公開透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)盡量公開，采購(gòu)流程要清晰明確，確保所有潛在供應(yīng)商都能了解采購(gòu)要求和流程，避免暗箱操作。我們鼓勵(lì)供應(yīng)商積極參與公平競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)公司內(nèi)部人員也應(yīng)將采購(gòu)活動(dòng)置于公開監(jiān)督之下。2.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：給予所有符合條件的供應(yīng)商平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不得歧視任何供應(yīng)商。在評(píng)選供應(yīng)商和確定采購(gòu)結(jié)果時(shí)，應(yīng)依據(jù)事先公布的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行客觀公正的評(píng)價(jià)。希望大家在采購(gòu)過(guò)程中嚴(yán)格維護(hù)公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，為公司選擇最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。3.公正原則：在采購(gòu)活動(dòng)中，無(wú)論是對(duì)供應(yīng)商的選擇、合同的簽訂，還是采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要秉持公正的態(tài)度，不偏袒任何一方。采購(gòu)人員要以公司利益為出發(fā)點(diǎn)，公正地處理采購(gòu)事務(wù)。4.誠(chéng)實(shí)信用原則：公司與供應(yīng)商在采購(gòu)活動(dòng)中都應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，如實(shí)提供相關(guān)信息，嚴(yán)格履行合同約定。公司內(nèi)部人員要做到言行一致，對(duì)供應(yīng)商做出的承諾要切實(shí)履行，同時(shí)也要求供應(yīng)商遵守商業(yè)道德，誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)。四、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)管理委員會(huì)組成：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。職責(zé)：審議和批準(zhǔn)公司采購(gòu)戰(zhàn)略、政策和制度，確保采購(gòu)工作與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，包括但不限于采購(gòu)金額較大、對(duì)公司業(yè)務(wù)有重大影響的項(xiàng)目。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的重大爭(zhēng)議和問(wèn)題，保障采購(gòu)工作的順利推進(jìn)。2.采購(gòu)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行具體的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門提交的采購(gòu)需求，結(jié)合市場(chǎng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量。尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商，建立并維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商的供貨能力和產(chǎn)品質(zhì)量。組織采購(gòu)談判，與供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量收貨。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，會(huì)同使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保物資符合要求。3.需求部門職責(zé)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購(gòu)部門提交采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行技術(shù)談判，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的采購(gòu)項(xiàng)目，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見，確保采購(gòu)的物資或服務(wù)滿足實(shí)際工作需要。參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。對(duì)超出預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)，需按規(guī)定流程進(jìn)行審批。參與采購(gòu)合同的審核，重點(diǎn)審查合同中的付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)，按照合同約定及時(shí)支付貨款，并對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和核算。5.質(zhì)量檢驗(yàn)部門職責(zé)：制定采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，確保檢驗(yàn)工作有章可循。對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，出具準(zhǔn)確的檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于不合格的物資，及時(shí)提出處理意見。協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評(píng)估，為選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商提供質(zhì)量方面的依據(jù)。五、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的相關(guān)信息，如名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、質(zhì)量要求等，并說(shuō)明采購(gòu)的必要性和預(yù)算情況?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門。對(duì)于金額較大或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響的采購(gòu)申請(qǐng)，還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合公司的庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況以及采購(gòu)預(yù)算，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審核批準(zhǔn)后實(shí)施。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等，建立潛在供應(yīng)商名單。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)?？疾靸?nèi)容主要包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。根據(jù)考察和檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，選擇符合要求的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商名錄應(yīng)定期更新和維護(hù)。4.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容主要包括采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員要充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判結(jié)果需形成談判記錄，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核。談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過(guò)后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。5.合同執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。在合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商盡快解決問(wèn)題、追究供應(yīng)商違約責(zé)任等，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給需求部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。需求部門應(yīng)密切配合采購(gòu)部門，做好接收貨物的準(zhǔn)備工作，如安排存儲(chǔ)空間、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。6.驗(yàn)收與入庫(kù)采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息?！度霂?kù)單》需經(jīng)采購(gòu)部門、需求部門和倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。同時(shí)，將不合格情況記錄在案，作為對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)的依據(jù)。7.付款與結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收合格的《入庫(kù)單》，審核付款申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。在付款過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門要嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度和審批流程，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。對(duì)于不符合付款條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)退回采購(gòu)部門并說(shuō)明原因。采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，核對(duì)采購(gòu)金額、已付款金額、未付款金額等信息，確保雙方賬目一致。如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。六、采購(gòu)方式1.公開招標(biāo)對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對(duì)公司業(yè)務(wù)影響重大的項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式。通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，選擇中標(biāo)供應(yīng)商。公開招標(biāo)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的招標(biāo)管理規(guī)定執(zhí)行，確保招標(biāo)過(guò)程的公開、公平、公正。2.邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于一些技術(shù)含量較高、有特定要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式。采購(gòu)部門向符合條件的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量一般不少于三家。在邀請(qǐng)招標(biāo)過(guò)程中，也要保證招標(biāo)程序的公正性和透明度。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判當(dāng)采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)難以確定，或者時(shí)間緊迫需要盡快采購(gòu)時(shí)，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式。采購(gòu)部門與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過(guò)多輪報(bào)價(jià)和協(xié)商，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。在競(jìng)爭(zhēng)性談判過(guò)程中，要明確談判的程序和規(guī)則，確保所有供應(yīng)商在公平的環(huán)境下進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)。4.單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的，如某些專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的。必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，說(shuō)明采用該方式的理由，并報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)批準(zhǔn)。5.詢價(jià)采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，采購(gòu)部門根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇供應(yīng)商。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)，確保價(jià)格的合理性。七、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入供應(yīng)商應(yīng)向公司提交相關(guān)資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績(jī)證明等，以證明其具備供貨能力和資質(zhì)。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并組織實(shí)地考察或樣品檢驗(yàn)。經(jīng)審核和考察合格的供應(yīng)商，方可列入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、履行合同情況等方面。評(píng)價(jià)方式可以采用定量與定性相結(jié)合的方法，制定詳細(xì)的評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購(gòu)中可以給予優(yōu)先考慮，如增加采購(gòu)份額、延長(zhǎng)合同期限等；對(duì)于評(píng)價(jià)為良好的供應(yīng)商，鼓勵(lì)其繼續(xù)保持并改進(jìn)；對(duì)于評(píng)價(jià)為合格的供應(yīng)商，要督促其改進(jìn)不足之處；對(duì)于評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)暫?；蛉∠涔┴涃Y格。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰我們鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予價(jià)格優(yōu)惠、增加合作機(jī)會(huì)等。對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、多次不能按時(shí)交貨、違反合同約定等情況的供應(yīng)商，應(yīng)堅(jiān)決予以淘汰。同時(shí)，將淘汰的供應(yīng)商信息記錄在案，避免再次與其合作。八、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部各部門應(yīng)相互監(jiān)督，對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，任何部門和個(gè)人都有權(quán)向采購(gòu)管理委員會(huì)或公司監(jiān)察部門舉報(bào)。采購(gòu)管理委員會(huì)要定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)情況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.審