物業(yè)軟件合同管理辦法總則目的為加強本公司物業(yè)軟件合同的管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及物業(yè)管理行業(yè)的標準和規(guī)范，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司與供應商、合作伙伴等就物業(yè)軟件的采購、開發(fā)、維護、升級等事宜所簽訂的各類合同。管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行等活動必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.效益性原則：合同管理應注重經(jīng)濟效益，確保公司以合理的成本獲得優(yōu)質(zhì)的物業(yè)軟件服務。3.全過程管理原則：對合同從簽訂前的準備、簽訂、履行到終止的全過程進行全面管理。4.權(quán)責明確原則：明確各部門和人員在合同管理中的職責和權(quán)限，確保合同管理工作的有效開展。合同管理機構(gòu)及職責合同管理部門公司設立專門的合同管理部門（以下簡稱“合同管理部”），負責統(tǒng)籌管理公司的物業(yè)軟件合同。其主要職責包括：1.制定和完善公司的合同管理制度和流程。2.對合同的簽訂、履行、變更、解除等進行審核和監(jiān)督。3.建立合同檔案，對合同進行分類、編號、歸檔和保管。4.組織合同的評審和風險評估。5.處理合同糾紛和爭議。使用部門物業(yè)軟件的使用部門（以下簡稱“使用部門”）負責提出軟件需求，參與合同的簽訂和履行過程。其主要職責包括：1.明確軟件的功能、性能、技術(shù)要求等需求，并形成書面文件。2.參與供應商的選擇和評估。3.對合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時反饋軟件使用過程中出現(xiàn)的問題。4.協(xié)助合同管理部處理合同糾紛和爭議。法務部門公司的法務部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律咨詢和支持。其主要職責包括：1.審查合同條款是否符合法律法規(guī)的要求，防范法律風險。2.參與合同的談判和起草，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛和爭議的法律事務。財務部門財務部門負責合同的資金管理和財務審核。其主要職責包括：1.審核合同的價款、支付方式、結(jié)算時間等財務條款。2.按照合同約定進行資金支付和結(jié)算。3.對合同的執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督和分析。合同簽訂管理供應商選擇1.使用部門根據(jù)軟件需求，提出供應商的選擇標準和要求。2.合同管理部組織相關(guān)部門對潛在供應商進行調(diào)查和評估，包括供應商的資質(zhì)、信譽、技術(shù)實力、服務質(zhì)量等方面。3.采用公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式選擇合適的供應商。4.對選定的供應商進行實地考察，了解其實際情況。合同起草1.合同管理部根據(jù)公司的需求和供應商的情況，起草合同文本。合同文本應包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的基本信息。軟件的名稱、功能、性能、技術(shù)要求等。合同價款及支付方式。軟件的交付時間、地點和方式。軟件的驗收標準和方法。售后服務和技術(shù)支持的內(nèi)容和方式。合同的變更、解除和終止條件。違約責任和爭議解決方式。保密條款和知識產(chǎn)權(quán)條款。2.合同起草過程中，應充分征求使用部門、法務部門和財務部門的意見和建議，確保合同條款的合理性和合法性。合同審核1.合同起草完成后，合同管理部將合同文本提交給使用部門、法務部門和財務部門進行審核。2.使用部門主要審核合同的軟件需求是否明確、合理，是否符合公司的實際情況。3.法務部門主要審核合同的合法性，包括合同條款是否符合法律法規(guī)的要求，是否存在法律風險等。4.財務部門主要審核合同的財務條款，包括合同價款、支付方式、結(jié)算時間等是否合理、可行。5.各部門審核后，應提出書面審核意見，合同管理部根據(jù)審核意見對合同進行修改和完善。合同簽訂1.經(jīng)過審核和修改后的合同文本，由合同管理部提交給公司領(lǐng)導審批。2.公司領(lǐng)導審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂合同。3.合同簽訂后，合同管理部應及時將合同副本分發(fā)給使用部門、法務部門和財務部門等相關(guān)部門。合同履行管理合同交底合同簽訂后，合同管理部應組織相關(guān)部門進行合同交底，向使用部門、法務部門和財務部門等介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務、履行期限和方式等，確保各部門對合同有全面、準確的了解。履行跟蹤1.使用部門應按照合同約定的時間、地點和方式接收軟件，并進行初步驗收。如發(fā)現(xiàn)軟件存在問題，應及時向供應商提出整改要求。2.使用部門應定期對軟件的使用情況進行檢查和評估，及時反饋軟件使用過程中出現(xiàn)的問題和需求變更情況。3.合同管理部應定期對合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，檢查供應商是否按照合同約定提供軟件和服務，是否存在違約行為。4.財務部門應按照合同約定的支付方式和時間進行資金支付，確保合同的順利履行。變更管理1.在合同履行過程中，如因公司業(yè)務需求變化、技術(shù)發(fā)展等原因需要對合同進行變更，使用部門應提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和對合同履行的影響。2.合同管理部組織相關(guān)部門對變更申請進行評估和審核，確定變更的可行性和合理性。3.經(jīng)審核同意后，合同管理部與供應商協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、價款、履行期限等條款。4.合同變更協(xié)議簽訂后，合同管理部應及時將變更情況通知相關(guān)部門，并按照變更后的合同履行。驗收管理1.軟件交付使用后，使用部門應按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收。驗收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、技術(shù)要求等是否符合合同約定。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在問題，使用部門應要求供應商限期整改，直至達到驗收標準。3.驗收合格后，使用部門應出具驗收報告，作為合同履行完畢的依據(jù)。合同終止與歸檔管理合同終止1.合同履行完畢后，合同自動終止。2.如因不可抗力、一方違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，合同管理部應及時與對方協(xié)商解除合同，并簽訂解除協(xié)議。3.合同終止后，合同管理部應組織相關(guān)部門對合同的履行情況進行總結(jié)和評估，分析合同管理中存在的問題和不足，提出改進措施和建議。合同歸檔1.合同履行完畢或終止后，合同管理部應及時將合同及相關(guān)文件進行整理和歸檔。合同檔案應包括合同文本、合同附件、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等。2.合同檔案應按照合同的類別、簽訂時間等進行分類、編號和保管，建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。3.合同檔案的保管期限按照公司的檔案管理制度執(zhí)行，一般不少于合同履行完畢后[X]年。合同風險管理風險識別合同管理部應組織相關(guān)部門對合同簽訂和履行過程中可能存在的風險進行識別，包括法律風險、技術(shù)風險、財務風險、供應商風險等。風險評估對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。風險應對1.對于法律風險，應加強合同的合法性審查，簽訂合法有效的合同，防范法律糾紛。2.對于技術(shù)風險，應要求供應商提供技術(shù)支持和售后服務，確保軟件的穩(wěn)定運行。3.對于財務風險，應合理確定合同價款和支付方式，加強資金管理和財務監(jiān)督。4.對于供應商風險，應選擇信譽良好、技術(shù)實力強的供應商，并在合同中明確供應商的違約責任和賠償責任。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查合同管理部應定期對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督