海航公務(wù)出差管理辦法一、總則（一）目的海航作為一家業(yè)務(wù)廣泛、布局多元的大型企業(yè)，員工因工作需要經(jīng)常出差。為了規(guī)范公司公務(wù)出差管理，確保出差活動高效、有序進(jìn)行，合理控制出差費用，同時保障員工在出差期間的工作與生活，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于海航集團(tuán)及下屬各分、子公司所有因公務(wù)需要出差的員工。（三）基本原則1.必要性原則：出差應(yīng)基于工作實際需求，確有必要前往異地開展業(yè)務(wù)、參加會議、培訓(xùn)等工作事項，避免不必要的出差。2.高效性原則：在出差安排上，要充分考慮工作任務(wù)的緊急程度和重要性，合理規(guī)劃行程，提高出差效率，確保工作目標(biāo)的順利達(dá)成。3.合規(guī)性原則：所有出差活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司的各項規(guī)章制度。二、出差審批流程（一）出差申請1.員工因公務(wù)需要出差時，應(yīng)至少提前[X]個工作日填寫《出差申請表》。在申請表中，需詳細(xì)注明出差的目的地、出差時間、出差事由、預(yù)計費用等信息。例如，如果是去參加行業(yè)研討會，要寫明研討會的名稱、主辦單位、會議主題等相關(guān)內(nèi)容。2.對于緊急出差情況，確實無法提前按要求申請的，員工應(yīng)在出差前通過電話、即時通訊工具等方式向直屬上級匯報出差事宜，獲得批準(zhǔn)后，在出差返回后的[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)辦出差申請手續(xù)。我們理解工作中可能會遇到突發(fā)狀況，希望大家在緊急情況下也能及時與上級溝通，確保出差工作的順利開展。（二）審批權(quán)限1.普通員工出差：由直屬上級審批，直屬上級需根據(jù)工作任務(wù)的實際情況，判斷出差的必要性和合理性。如果出差涉及跨部門合作項目，還需相關(guān)合作部門負(fù)責(zé)人會簽確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人出差：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)要從整體業(yè)務(wù)布局和部門工作安排的角度，綜合考量出差的必要性和行程安排的合理性。3.高級管理人員出差：需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。高級管理人員的出差往往對公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要影響，公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批有助于確保出差活動與公司整體發(fā)展方向保持一致。（三）審批流程1.員工提交《出差申請表》后，按照審批權(quán)限依次流轉(zhuǎn)至相關(guān)審批人。審批人應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。若因特殊情況無法及時審批，應(yīng)委托他人代為審批或提前告知申請人審批延遲的原因及預(yù)計審批時間。2.審批通過后，《出差申請表》將自動流轉(zhuǎn)至公司行政部門或相關(guān)統(tǒng)籌部門備案。備案的目的是方便公司對整體出差情況進(jìn)行統(tǒng)計和管理，同時也為后續(xù)的費用報銷等工作提供依據(jù)。希望大家嚴(yán)格按照審批流程執(zhí)行，這樣有助于提高公司整體的運營效率。三、行程安排與管理（一）交通安排1.交通工具選擇原則根據(jù)出差行程的遠(yuǎn)近、時間緊急程度以及工作需要，選擇合適的交通工具。我們鼓勵大家在選擇交通工具時，優(yōu)先考慮經(jīng)濟(jì)、便捷且符合工作要求的方式。一般情況下，長途出差（距離超過[X]公里）可選擇飛機(jī)、火車等交通工具；短途出差（距離在[X]公里以內(nèi)）可選擇汽車、高鐵等。對于緊急公務(wù)，在預(yù)算允許的情況下，可優(yōu)先選擇飛機(jī)出行。2.交通工具標(biāo)準(zhǔn)飛機(jī)：經(jīng)濟(jì)艙為默認(rèn)乘坐標(biāo)準(zhǔn)。如因工作需要乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需在出差申請中特別注明原因，并經(jīng)直屬上級及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意。例如，若需要在飛行途中與重要客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，且經(jīng)濟(jì)艙環(huán)境無法滿足需求，可申請乘坐商務(wù)艙?；疖嚕涸瓌t上乘坐火車硬席（硬座、硬臥）。如出差行程超過[X]小時，可申請乘坐火車軟臥或高鐵/動車一等座。汽車：乘坐長途大巴或公司安排的商務(wù)用車。如因工作需要租賃車輛，需提前在出差申請中說明租賃原因、租賃車型及預(yù)計費用，經(jīng)直屬上級審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一安排租賃事宜。（二）住宿安排1.住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差目的地的不同，制定差異化的住宿標(biāo)準(zhǔn)。住宿標(biāo)準(zhǔn)分為一線城市、二線城市、三線及以下城市等不同級別。例如，一線城市的住宿標(biāo)準(zhǔn)為每人每晚[X]元，二線城市為每人每晚[X]元，三線及以下城市為每人每晚[X]元。具體標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)市場行情和公司實際情況適時調(diào)整。同性員工兩人及以上一同出差，原則上應(yīng)安排雙人標(biāo)準(zhǔn)間或多人間住宿，以節(jié)約住宿費用。希望大家在住宿安排上，從公司整體利益出發(fā)，合理利用資源。2.住宿預(yù)訂員工應(yīng)盡量通過公司指定的預(yù)訂平臺或協(xié)議酒店進(jìn)行住宿預(yù)訂。公司與部分酒店簽訂了合作協(xié)議，通過協(xié)議酒店預(yù)訂可享受一定的優(yōu)惠價格，同時也便于公司進(jìn)行費用結(jié)算和管理。如因特殊情況無法通過指定平臺或協(xié)議酒店預(yù)訂，需在出差申請中注明原因，并保留好住宿發(fā)票及相關(guān)憑證，以備后續(xù)報銷審核。（三）行程變更1.出差期間，如因工作需要變更行程，員工應(yīng)及時向直屬上級匯報變更原因、變更后的行程安排以及預(yù)計增加的費用等情況，并獲得批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，員工需及時調(diào)整相關(guān)交通、住宿預(yù)訂，并按照新的行程安排執(zhí)行。若因行程變更導(dǎo)致額外費用產(chǎn)生，需在費用報銷時詳細(xì)說明情況，經(jīng)財務(wù)部門審核通過后予以報銷。我們理解工作中情況多變，希望大家在行程變更時及時與上級溝通，確保各項工作有序進(jìn)行。四、出差費用管理（一）費用報銷范圍1.交通費用：包括往返出差地的飛機(jī)票、火車票、汽車票、市內(nèi)交通費等。市內(nèi)交通費主要指在出差目的地乘坐公共交通、出租車等產(chǎn)生的費用。2.住宿費用：符合公司住宿標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的酒店住宿費。3.餐飲補(bǔ)貼：按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予的出差期間餐飲費用補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)和出差時間的不同而有所差異，例如，一線城市每人每天補(bǔ)貼[X]元，二線城市每人每天補(bǔ)貼[X]元等。4.其他費用：因公務(wù)需要產(chǎn)生的合理費用，如打印費、傳真費、郵寄費、辦公用品采購費等。但與工作無關(guān)的個人消費費用，如娛樂費用、旅游景點門票等，不予報銷。（二）費用報銷標(biāo)準(zhǔn)1.交通費用按照實際發(fā)生的金額報銷，但需符合公司規(guī)定的交通工具標(biāo)準(zhǔn)。對于超標(biāo)乘坐交通工具的部分，需員工自行承擔(dān)費用，除非提前獲得特殊審批。市內(nèi)交通費實行限額報銷制度，根據(jù)出差目的地的不同設(shè)定相應(yīng)的報銷限額。例如，一線城市每人每天市內(nèi)交通費報銷限額為[X]元，二線城市為[X]元等。員工應(yīng)盡量選擇經(jīng)濟(jì)實惠的市內(nèi)交通方式，如公共交通，如需乘坐出租車，應(yīng)保留好發(fā)票，并在發(fā)票背面注明出行事由、起止地點等信息。2.住宿費用在規(guī)定的住宿標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑發(fā)票據(jù)實報銷。如實際住宿費用超過標(biāo)準(zhǔn)，超出部分原則上由員工自行承擔(dān)。但因特殊原因（如會議統(tǒng)一安排住宿、當(dāng)?shù)嘏e辦大型活動導(dǎo)致酒店價格普遍上漲等）導(dǎo)致住宿費超標(biāo)，需在出差申請中提前說明情況，并經(jīng)直屬上級及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可按照實際發(fā)生金額報銷。3.餐飲補(bǔ)貼按照出差自然天數(shù)計算，以公司規(guī)定的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。補(bǔ)貼在出差返回后隨工資一并發(fā)放，無需提供餐飲發(fā)票。但如果公司已統(tǒng)一安排餐飲或由接待單位提供餐飲的，相應(yīng)天數(shù)的餐飲補(bǔ)貼將予以扣除。4.其他費用其他因公務(wù)產(chǎn)生的費用，需提供合法有效的發(fā)票，并經(jīng)直屬上級審核確認(rèn)與工作相關(guān)后，按照實際發(fā)生金額報銷。（三）費用報銷流程1.員工出差返回后的[X]個工作日內(nèi)，應(yīng)整理好出差期間的所有費用發(fā)票及相關(guān)憑證，按照公司財務(wù)部門要求填寫《出差費用報銷單》。在報銷單中，需詳細(xì)注明每筆費用的發(fā)生日期、事由、金額等信息，并將發(fā)票及憑證按照類別和時間順序粘貼整齊。2.《出差費用報銷單》填寫完成后，依次提交給直屬上級、財務(wù)部門進(jìn)行審核。直屬上級主要審核費用的真實性和與工作的相關(guān)性，財務(wù)部門主要審核發(fā)票的合法性、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性等。審核過程中如有疑問，審核人員應(yīng)及時與報銷人溝通核實。3.審核通過后的《出差費用報銷單》將提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部門將按照公司財務(wù)流程安排報銷款項支付。希望大家在費用報銷過程中，嚴(yán)格按照流程操作，確保報銷工作的順利進(jìn)行。五、出差期間的工作與安全管理（一）工作匯報1.出差期間，員工應(yīng)保持與公司的密切溝通，定期向直屬上級匯報工作進(jìn)展情況。匯報方式可以根據(jù)實際情況選擇電話、郵件、即時通訊工具等，匯報頻率根據(jù)工作任務(wù)的緊急程度和重要性確定，一般至少每周匯報一次。2.對于重要工作事項或遇到的重大問題，應(yīng)及時向直屬上級匯報，并按照上級指示妥善處理。我們鼓勵大家在出差期間積極主動地匯報工作，這樣有助于公司及時了解工作動態(tài)，給予必要的支持和指導(dǎo)。（二）安全管理1.員工在出差前，應(yīng)了解出差目的地的安全狀況、天氣情況等相關(guān)信息，做好必要的安全防范措施。例如，前往治安狀況相對復(fù)雜的地區(qū)出差，要注意保管好個人財物，避免單獨前往偏僻場所；在惡劣天氣條件下出差，要提前做好行程調(diào)整和防護(hù)準(zhǔn)備。2.出差期間，要嚴(yán)格遵守當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)和社會公德，注意個人言行舉止，維護(hù)公司的良好形象。如遇到安全事故或突發(fā)事件，應(yīng)保持冷靜，及時采取應(yīng)對措施，并第一時間向公司匯報。公司會為大家提供必要的支持和幫助，希望大家始終將安全放在首位。六、監(jiān)督與處罰（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司財務(wù)部門和審計部門將定期對員工的出差費用報銷情況進(jìn)行檢查和審計，確保費用報銷符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。同時，行政部門也會對出差審批流程、行程安排等進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.鼓勵員工對違反出差管理規(guī)定的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于實名舉報且經(jīng)查證屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵，并嚴(yán)格為舉報人保密。我們希望通過大家的共同監(jiān)督，營造一個公平、公正、合規(guī)的出差管理環(huán)境。（二）處罰措施1.對于未按照本辦法規(guī)定履行出差審批手續(xù)或擅自變更出差行程的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、扣發(fā)相關(guān)補(bǔ)貼或費用、績效扣分等處罰。2.對于在出差費用報銷過程中存在虛報、多報、偽造發(fā)票等違規(guī)行為的員工，公司將追回違規(guī)報銷的費用，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。希望大家能夠自覺遵守公司的規(guī)定，誠信出差、合規(guī)報銷。七、附則