培訓(xùn)機構(gòu)公章管理辦法前言在我們培訓(xùn)機構(gòu)的日常運營中，公章是具有極高法律效力和重要象征意義的物品。它代表著機構(gòu)的意志，是各項決策、業(yè)務(wù)往來、文件簽署等關(guān)鍵事務(wù)的重要標(biāo)識。每一次公章的使用，都可能帶來重大的責(zé)任和影響，關(guān)乎機構(gòu)的聲譽、財務(wù)狀況、法律責(zé)任等諸多方面。因此，為確保公章使用的規(guī)范性、安全性和合法性，同時提高工作效率，維護機構(gòu)的合法權(quán)益，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本公章管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格遵守，共同守護好我們機構(gòu)的這一重要象征和關(guān)鍵事務(wù)處理工具。一、適用范圍本辦法適用于本培訓(xùn)機構(gòu)所使用的各類公章，包括但不限于機構(gòu)全稱公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印章等。無論是機構(gòu)總部各部門，還是下屬的各個教學(xué)點、分支機構(gòu)，在涉及上述公章的管理與使用時，均需遵循本辦法之規(guī)定。二、管理原則1.合法性原則：公章的刻制、使用和保管等所有環(huán)節(jié)，都必須嚴(yán)格依據(jù)國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)管理規(guī)定執(zhí)行。任何與法律相悖的使用行為，都將給機構(gòu)帶來嚴(yán)重的法律風(fēng)險，我們絕不能觸碰法律紅線。2.專人負(fù)責(zé)原則：每一枚公章都應(yīng)明確指定專人進行保管和使用登記，確保責(zé)任落實到具體個人。這樣既能在出現(xiàn)問題時迅速追溯責(zé)任人，也能促使保管人員認(rèn)真履行職責(zé)。我們鼓勵保管人員以高度的責(zé)任心對待這份工作，意識到自己手中所握公章的重要性。3.分級審批原則：根據(jù)公章使用事項的重要程度和風(fēng)險大小，實行分級審批制度。一般性事務(wù)，可由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項，則需更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。通過這種方式，既保證決策的科學(xué)性，又能提高工作效率。希望大家在申請使用公章時，按照要求準(zhǔn)確提交審批申請。4.登記備案原則：對公章的刻制、啟用、變更、注銷以及每一次使用情況，都要進行詳細(xì)的登記備案。這些記錄將成為我們回顧工作、查詢事務(wù)的重要依據(jù)，務(wù)必做到真實、準(zhǔn)確、完整。三、公章的刻制與啟用1.刻制申請：因工作需要新刻制公章時，由需求部門填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的原因、名稱、規(guī)格、用途等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。行政部門在收到申請后，對申請內(nèi)容進行審核，確認(rèn)符合機構(gòu)需求和相關(guān)規(guī)定后，報機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。只有獲得機構(gòu)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，方可進入刻制流程。2.刻制流程：公章的刻制必須選擇經(jīng)公安機關(guān)備案的正規(guī)刻章機構(gòu)。行政部門負(fù)責(zé)與刻章機構(gòu)聯(lián)系，按照審批通過的申請內(nèi)容進行公章刻制。在刻制過程中，行政人員要與刻章機構(gòu)保持溝通，確保公章的規(guī)格、樣式等符合相關(guān)規(guī)定和機構(gòu)要求?？讨仆瓿珊?，行政人員需仔細(xì)核對公章的各項信息，確認(rèn)無誤后領(lǐng)取公章。3.啟用備案：新公章啟用前，行政部門要發(fā)布《公章啟用通知》，明確新公章的名稱、啟用時間、使用范圍等信息，并向全體員工公示。同時，將公章的印模、啟用通知等相關(guān)資料進行存檔備案。這樣，大家在日后工作中就能清晰知曉新公章的相關(guān)情況，避免出現(xiàn)誤用。四、公章的保管1.保管人員指定：機構(gòu)全稱公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印章等重要公章，分別由行政部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，無不良記錄。保管人員一經(jīng)確定，不得隨意更換。如因特殊情況需要更換，需提前向上級主管部門報告，并辦理交接手續(xù)。2.保管設(shè)施要求：公章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保險柜或文件柜的鑰匙或密碼由保管人員專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。同時，保管場所應(yīng)保持安全、整潔，確保公章存放環(huán)境適宜。希望保管人員定期檢查保管設(shè)施的運行情況，確保公章的安全存放。3.日常保管職責(zé)：保管人員要妥善保管公章，確保公章隨時可用且狀態(tài)良好。每天上班后，要檢查公章是否完好無損，保險柜或文件柜是否正常關(guān)閉；下班前，要將公章妥善存放，鎖好保險柜或文件柜。不得將公章隨意放置在桌面等不安全的地方，避免丟失或被盜用。在日常工作中，保管人員如有事離開崗位，需將公章妥善委托他人代管，并做好交接記錄。五、公章的使用（一）一般使用流程1.使用申請：因工作需要使用公章時，使用人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項、用章文件名稱及內(nèi)容摘要、用章份數(shù)、申請用章日期等信息。對于涉及重大事項或經(jīng)濟合同等重要文件用章，還需附上相關(guān)文件的復(fù)印件或內(nèi)容摘要。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公章保管部門。2.審核審批：公章保管部門收到《公章使用申請表》后，要對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括用章事項是否符合機構(gòu)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際，申請材料是否齊全，審批流程是否完整等。對于一般性用章事項，由保管部門負(fù)責(zé)人審批；對于重要事項，如涉及對外投資、重大合同簽訂、擔(dān)保等，需報機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。審核審批人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，確保用章事項合法、合規(guī)、合理。3.登記用章：經(jīng)審核審批同意后，公章保管人員在《公章使用登記簿》上進行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請部門、申請人、用章日期、用章事項、文件名稱及文號、用章份數(shù)、批準(zhǔn)人等。登記完成后，保管人員方可在相關(guān)文件上加蓋公章。蓋章時，要確保公章清晰、完整，位置正確。每次用章完畢后，保管人員要及時將公章放回保險柜或文件柜妥善保管。4.文件存檔：用章后的文件，由使用人負(fù)責(zé)按照機構(gòu)檔案管理制度進行存檔。存檔文件應(yīng)包括用章申請表、用章文件原件或復(fù)印件等相關(guān)資料。這樣便于日后查閱和追溯用章事項。希望大家在文件存檔時，認(rèn)真整理資料，確保檔案的完整性。（二）特殊情況處理1.緊急用章：如遇緊急情況，無法按照正常審批流程辦理用章手續(xù)時，使用人應(yīng)先通過電話或其他即時通訊方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告用章事項，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后，可先使用公章。但事后要及時補辦《公章使用申請表》及相關(guān)審批手續(xù)，并在申請表上注明“緊急用章”字樣及緊急情況說明。2.異地用章：因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章時，由使用部門提前提出申請，說明異地用章的原因、事項、時間、地點等信息，經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可采取以下兩種方式之一辦理：一是由公章保管人員攜帶公章到異地用章現(xiàn)場，監(jiān)督用章過程；二是經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，委托異地分支機構(gòu)或相關(guān)人員代為用章。委托用章時，要明確委托權(quán)限和責(zé)任，并要求受托人在用章后及時將用章文件及相關(guān)資料寄回機構(gòu)存檔。同時，機構(gòu)要對異地用章情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保用章合法、合規(guī)。六、公章的變更與注銷1.變更申請：當(dāng)機構(gòu)名稱、法定代表人等信息發(fā)生變更，或因公章?lián)p壞、磨損等原因需要更換公章時，由相關(guān)部門填寫《公章變更申請表》，說明變更原因、原公章情況、擬變更公章內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。行政部門審核后，報機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。2.變更流程：獲得機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，行政部門按照公章刻制的相關(guān)規(guī)定，重新刻制公章。新公章刻制完成后，發(fā)布《公章變更通知》，向全體員工及相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位告知新公章的啟用和原公章的作廢情況，并將新公章的印模、變更通知等資料存檔備案。同時，收回原公章，按照規(guī)定進行處理。3.注銷申請：因機構(gòu)撤銷、合并等原因不再需要使用公章時，由原公章保管部門填寫《公章注銷申請表》，說明注銷原因、公章名稱等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。行政部門審核后，報機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。4.注銷處理：經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)將需注銷的公章交由公安機關(guān)指定的機構(gòu)進行銷毀，并取得銷毀證明。銷毀證明及相關(guān)申請資料要存檔備案。同時，行政部門要發(fā)布《公章注銷通知》，向全體員工及相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位告知公章注銷情況。七、監(jiān)督與責(zé)任追究1.內(nèi)部監(jiān)督：機構(gòu)行政部門和審計部門負(fù)責(zé)對公章管理和使用情況進行定期或不定期檢查。檢查內(nèi)容包括公章保管是否符合要求，使用流程是否規(guī)范，登記記錄是否完整準(zhǔn)確等。每次檢查后，要形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。希望各部門積極配合監(jiān)督檢查工作，共同提升公章管理水平。2.責(zé)任追究：對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管公章，或在公章使用過程中弄虛作假、玩忽職守等行為，將視情節(jié)輕重，對責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等相應(yīng)的紀(jì)律處分。如因上述行為給機構(gòu)造成經(jīng)濟損失或法律責(zé)任的，責(zé)任人要依法承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪