公文暫存歸檔管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司公文暫存與歸檔管理工作，保證公文的完整、安全和有效利用，提高公司行政管理效率和工作質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類公文，包括但不限于上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的文件、本公司制發(fā)的文件、與其他單位往來的文件等。管理原則公文暫存與歸檔管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存、方便利用的原則，確保公文管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。公文暫存管理暫存范圍1.正在辦理過程中的公文，包括待簽批、待審核、待會(huì)簽的文件。2.短期內(nèi)需頻繁查閱、使用的公文。3.因特殊原因暫時(shí)無法確定是否歸檔的公文。暫存要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門公文的暫存管理工作，建立暫存公文登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公文的名稱、文號(hào)、來源、日期、暫存原因等信息。2.暫存公文應(yīng)分類存放，按照文件的性質(zhì)、時(shí)間、重要程度等進(jìn)行合理排序，便于查找和管理。3.暫存公文應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，做好防火、防潮、防蟲、防盜等防護(hù)措施，確保公文的安全。暫存期限暫存公文的期限一般不超過[X]個(gè)月。對(duì)于超過暫存期限仍需繼續(xù)暫存的公文，應(yīng)報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在登記臺(tái)賬中注明延長暫存期限的原因。暫存公文的清理各部門應(yīng)定期對(duì)暫存公文進(jìn)行清理，對(duì)于已辦理完畢且無需繼續(xù)暫存的公文，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理；對(duì)于已超過暫存期限且無保存價(jià)值的公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。公文歸檔管理歸檔范圍1.反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的公文。2.公司在工作活動(dòng)中形成的各種會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司的重要人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的公文。歸檔要求1.公文應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔，一般應(yīng)在文件生效后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)。2.歸檔的公文應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，文件的字跡應(yīng)清晰、工整，簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)完備。3.歸檔的公文應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，編制文件目錄和備考表，以便于查找和利用。4.電子公文的歸檔應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子公文的真實(shí)性、完整性和可讀性。歸檔流程1.各部門的公文承辦人員在文件辦理完畢后，應(yīng)將文件整理好，交本部門檔案管理人員進(jìn)行初步審核。2.部門檔案管理人員對(duì)文件進(jìn)行審核，檢查文件的齊全完整性、手續(xù)完備性等，對(duì)于不符合歸檔要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回承辦人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.經(jīng)審核合格的文件，由部門檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并編制文件目錄和備考表。4.部門檔案管理人員將整理好的文件移交公司綜合檔案室進(jìn)行歸檔。公司綜合檔案室對(duì)移交的文件進(jìn)行再次審核，對(duì)于符合歸檔要求的文件，予以接收并辦理歸檔手續(xù)；對(duì)于不符合歸檔要求的文件，應(yīng)退回部門重新整理。歸檔時(shí)間公司綜合檔案室應(yīng)在每年的[X]月底前完成上一年度公文的歸檔工作。歸檔文件的保管1.公司綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類、存放，采用先進(jìn)的保管設(shè)備和技術(shù)，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度應(yīng)控制在[X]%至[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。公文檢索與利用檢索方式1.公司綜合檔案室應(yīng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。2.手工檢索工具包括文件目錄、分類索引、專題索引等，應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)。3.計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確、全面的檢索功能，能夠根據(jù)用戶的需求提供相關(guān)的檔案信息。利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公司綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出檔案庫房。利用方式1.檔案利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄等。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。3.摘錄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)注明摘錄的出處和日期，并經(jīng)檔案管理人員審核簽字。利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用目的等信息。檔案保密管理保密范圍公司檔案中涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的，應(yīng)列為保密檔案進(jìn)行管理。保密措施1.公司綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案保密制度，對(duì)保密檔案進(jìn)行專門管理，采取必要的保密措施，確保保密檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的敏感信息。在檔案的整理、保管、利用等過程中，應(yīng)采取加密、限制訪問等措施，防止檔案信息的泄露。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍，確保國家機(jī)密的安全。保密期限保密檔案的保密期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況確定。在保密期限內(nèi)，檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自解密或公開。保密檔案的解密保密檔案在保密期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以進(jìn)行解密處理。解密后的檔案應(yīng)按照普通檔案進(jìn)行管理。檔案鑒定與銷毀鑒定組織公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面、客觀、公正的評(píng)估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素。鑒定程序1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)公司檔案進(jìn)行全面檢查和評(píng)估，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.對(duì)于經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、文號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀工作的安全、徹底。銷毀記錄檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門公文暫存與歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.各部門公文暫存與歸檔管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.公文暫存與歸檔的齊全完整性、手續(xù)完備性等情況。3.檔案保管條件和安全防護(hù)措施的落實(shí)情況。4.檔案檢索與利用情況。5.檔案保密管理情況。檢查方式監(jiān)督檢查可以采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行[X]次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。檢查結(jié)果處