公文密級文件管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司公文密級文件的管理，確保公司機(jī)密信息的安全，維護(hù)公司的利益和正常運營秩序，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及密級文件的產(chǎn)生、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理活動。公司全體員工在處理密級文件時，均需嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定。定義密級文件是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、敏感信息等，一旦泄露可能會給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或其他不利影響的各類公文、資料、報告、合同等文件。根據(jù)文件的保密程度，將密級文件分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。1.絕密級文件：是指包含最重要的公司機(jī)密信息，泄露后會使公司遭受特別嚴(yán)重的損害的文件。2.機(jī)密級文件：是指包含重要的公司機(jī)密信息，泄露后會使公司遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。3.秘密級文件：是指包含一般的公司機(jī)密信息，泄露后會使公司遭受一定損害的文件。密級文件的確定定密原則密級文件的確定應(yīng)遵循“以公司利益為核心，準(zhǔn)確界定、合理劃分”的原則。根據(jù)文件內(nèi)容的重要性、敏感程度以及泄露后可能產(chǎn)生的影響，科學(xué)、合理地確定文件的密級。定密流程1.文件起草部門或人員在起草文件時，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容初步判斷其密級，并在文件首頁右上角標(biāo)明相應(yīng)的密級標(biāo)識。2.對于難以確定密級的文件，起草部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，并征求公司保密管理部門的意見后確定密級。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同確定密級。4.密級文件確定后，應(yīng)填寫《密級文件登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、密級、產(chǎn)生時間、起草部門等信息，并報公司保密管理部門備案。密級調(diào)整密級文件的密級不是一成不變的，應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場環(huán)境變化以及文件內(nèi)容的時效性等因素，適時進(jìn)行調(diào)整。1.當(dāng)文件所涉及的機(jī)密信息已經(jīng)公開或失去保密價值時，應(yīng)及時解密。解密程序由原確定密級的部門或人員提出申請，經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后，在文件上注明解密時間和原因。2.當(dāng)文件的保密程度發(fā)生變化，需要提高或降低密級時，由原確定密級的部門或人員提出申請，經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后，在文件上重新標(biāo)明新的密級。密級文件的收發(fā)與傳遞收文管理1.公司行政部門負(fù)責(zé)密級文件的接收工作。在接收密級文件時，應(yīng)嚴(yán)格檢查文件的封裝是否完好，是否有破損、開封等異常情況。2.對收到的密級文件，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、密級、來文單位、收文時間等信息，并填寫《密級文件收文登記表》。3.行政部門應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和要求，及時將密級文件分送相關(guān)部門或人員處理。在分送過程中，應(yīng)確保文件的安全，避免文件丟失、損壞或泄露。發(fā)文管理1.發(fā)文部門在發(fā)出密級文件前，應(yīng)再次檢查文件的密級標(biāo)識是否準(zhǔn)確無誤，并對文件進(jìn)行封裝。2.對于絕密級文件，應(yīng)采用專人送達(dá)或通過機(jī)要通信等安全可靠的方式傳遞。3.對于機(jī)密級和秘密級文件，可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵政快遞等方式傳遞，但應(yīng)采取必要的加密措施，確保文件的安全。4.發(fā)文部門應(yīng)填寫《密級文件發(fā)文登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、密級、發(fā)文時間、接收單位等信息。傳遞要求1.傳遞密級文件時，必須使用符合保密要求的包裝材料，并在包裝上標(biāo)明文件的密級。2.傳遞密級文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自拆封、查閱文件內(nèi)容。在傳遞過程中，應(yīng)確保文件始終在自己的視線范圍內(nèi)，防止文件丟失、被盜或被搶。3.如需通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞密級文件，應(yīng)使用公司指定的加密軟件進(jìn)行加密處理，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。密級文件的使用與復(fù)制使用管理1.公司員工因工作需要使用密級文件時，應(yīng)填寫《密級文件使用申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，向文件保管部門借閱。2.文件保管部門應(yīng)嚴(yán)格審核借閱申請，對于不符合借閱條件的，應(yīng)予以拒絕。對于符合借閱條件的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，在《密級文件借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、文件名稱、文號、密級、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的使用范圍和用途使用密級文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或挪作他用。在使用過程中，應(yīng)妥善保管文件，不得隨意丟棄、損壞或泄露文件內(nèi)容。4.借閱人員使用完畢后，應(yīng)及時將密級文件歸還文件保管部門。文件保管部門應(yīng)檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告公司保密管理部門，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。復(fù)制管理1.因工作需要復(fù)制密級文件時，應(yīng)填寫《密級文件復(fù)制申請表》，經(jīng)文件原產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人和公司保密管理部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制密級文件應(yīng)在公司內(nèi)部指定的場所進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)操作。復(fù)制過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)，不得擅自多復(fù)制。3.復(fù)制的密級文件應(yīng)與原件具有相同的密級標(biāo)識，并按照原件的管理要求進(jìn)行管理。4.復(fù)制完畢后，應(yīng)及時銷毀復(fù)制過程中產(chǎn)生的廢頁、殘頁等，防止文件信息泄露。密級文件的保存保存場所公司應(yīng)設(shè)立專門的密級文件保管室，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等設(shè)施，確保密級文件的安全。保管室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，實行24小時專人值守。保存要求1.密級文件應(yīng)按照密級分類存放，不同密級的文件應(yīng)分開保管。2.密級文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，并加鎖保管。文件柜的鑰匙應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.保管人員應(yīng)定期對密級文件進(jìn)行清查盤點，確保文件的數(shù)量、狀態(tài)與《密級文件登記表》記錄一致。如發(fā)現(xiàn)文件有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告公司保密管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.對于超過保管期限的密級文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。密級文件的銷毀銷毀原則密級文件的銷毀應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、確保安全、集中銷毀”的原則，防止文件信息泄露。銷毀程序1.文件保管部門定期對超過保管期限或已失去保密價值的密級文件進(jìn)行清理，填寫《密級文件銷毀申請表》，詳細(xì)列出需要銷毀的文件名稱、文號、密級、數(shù)量等信息。2.《密級文件銷毀申請表》經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司保密管理部門審批。3.公司保密管理部門對《密級文件銷毀申請表》進(jìn)行審核，對于符合銷毀條件的，批準(zhǔn)銷毀；對于不符合銷毀條件的，應(yīng)說明理由并退回文件保管部門。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的密級文件，應(yīng)由文件保管部門和公司保密管理部門共同組織銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件被徹底銷毀。5.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《密級文件銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司保密管理部門備案。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制公司保密管理部門負(fù)責(zé)對公司密級文件的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期組織開展保密檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正密級文件管理中存在的問題。檢查內(nèi)容1.密級文件的定密是否準(zhǔn)確、規(guī)范。2.密級文件的收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。3.密級文件保管場所的安全設(shè)施是否齊全、有效。4.員工對保密規(guī)定的遵守情況。檢查方式1.定期檢查：公司保密管理部門每季度組織一次全面的保密檢查，對公司各部門的密級文件管理情況進(jìn)行檢查。2.不定期檢查：根據(jù)工作需要，公司保密管理部門可以隨時對某些部門或環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期檢查。3.專項檢查：針對特定的保密問題或重要的保密事項，公司保密管理部門可以組織專項檢查。問題處理對于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司保密管理部門應(yīng)及時下達(dá)《保密整改通知書》，要求相關(guān)部門或人員限期整改。對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。責(zé)任追究責(zé)任界定公司員工在密級文件管理過程中，因故意或過失導(dǎo)致文件信息泄露、丟失、損壞等情況的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。處罰措施1.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育、警告等處分，并責(zé)令其