園林公司公章管理辦法總則目的園林行業(yè)業(yè)務(wù)廣泛，涉及項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、養(yǎng)護以及各類商務(wù)合作等諸多環(huán)節(jié)。公章作為公司對外行使權(quán)力、確認(rèn)法律關(guān)系、承擔(dān)法律責(zé)任的象征，其使用的規(guī)范性、安全性至關(guān)重要。為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本園林公司及其下屬各部門、分支機構(gòu)、項目部等在經(jīng)營管理活動中涉及公章使用的相關(guān)事宜。公司各類公章，包括但不限于公司行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等，均依照本辦法進行管理。管理原則1.合法性原則：公章的刻制、使用和管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保公司行為的法律效力和合規(guī)性。2.安全性原則：采取有效措施確保公章的存放安全、使用安全，防止公章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生，降低公司法律風(fēng)險。3.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的公章使用流程和審批制度，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作要求，保證公章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。4.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管、使用登記等工作，確保責(zé)任落實到人。公章的刻制與啟用刻制規(guī)定1.公司各類公章的刻制，必須由公司相關(guān)管理部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由指定人員到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。嚴(yán)禁任何部門或個人私自刻制公章。2.刻制公章時，應(yīng)按照公安機關(guān)規(guī)定的樣式、規(guī)格和材質(zhì)進行制作，確保公章的質(zhì)量和規(guī)范性。新刻制的公章應(yīng)與公司名稱、經(jīng)營范圍等信息相符。啟用流程1.新刻制的公章刻制完成后，由保管人員填寫《公章啟用申請表》，注明公章名稱、刻制時間、啟用時間等信息，并附上公章印模。2.《公章啟用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，正式啟用。同時，將公章啟用信息在公司內(nèi)部進行公告，告知全體員工。3.對新啟用的公章，應(yīng)在公司公章檔案中進行詳細(xì)登記，包括公章名稱、編號、刻制單位、啟用時間、保管人等信息，以便日后查詢和管理。公章的保管保管人員1.公司行政公章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人指定專人保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保公章的安全。2.保管人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如因工作調(diào)動等原因需要更換保管人員，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《公章交接登記表》，注明交接時間、交接人員、公章名稱及印模等信息，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)備案。保管設(shè)施1.公章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮等性能。保管人員應(yīng)妥善保管保險柜或文件柜的鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.存放公章的場所應(yīng)配備必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，確保公章存放環(huán)境的安全。保管責(zé)任1.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章管理規(guī)定，妥善保管公章，不得擅自將公章帶出保管場所。如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。2.保管人員應(yīng)定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.保管人員對公章的使用情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，對不符合規(guī)定的用章申請應(yīng)予以拒絕，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。公章的使用一般使用流程1.申請：因工作需要使用公章的部門或個人，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事項、用章文件名稱、份數(shù)、用章時間等信息，并附上相關(guān)文件資料。2.審核：《公章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交給相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。對于重大事項或涉及金額較大的用章申請，還需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人審批。3.登記：經(jīng)審批通過的《公章使用申請表》，由公章保管人員進行登記，記錄用章日期、申請人、用章事項、批準(zhǔn)人等信息。4.用章：公章保管人員在確認(rèn)用章申請符合規(guī)定后，在指定位置加蓋公章，并在《公章使用登記表》上加蓋公章印模。用章過程應(yīng)在保管人員的監(jiān)督下進行，確保用章的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。5.存檔：用章完畢后，公章保管人員應(yīng)將《公章使用申請表》及相關(guān)文件資料一并存檔，以備查閱。特殊情況處理1.緊急用章：如遇緊急情況，無法按照正常流程辦理用章審批手續(xù)的，可通過電話、短信等方式向公司領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)同意后，可先行用章。但事后必須及時補辦相關(guān)審批手續(xù)。2.異地用章：因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司指定人員攜帶公章前往異地用章。用章過程應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行，并及時將用章情況反饋給公司。3.電子公章使用：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，公司在符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下，可使用電子公章。電子公章的使用應(yīng)遵循相關(guān)電子簽名法的要求，確保電子公章的真實性、完整性和不可抵賴性。電子公章的申請、審批、使用流程與實體公章基本一致，由專門的電子公章管理系統(tǒng)進行記錄和管理。禁止使用情形1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等空白文件上加蓋公章。特殊情況下，如確需在空白文件上加蓋公章，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并明確使用范圍和有效期限。2.對涉及公司重大利益、可能產(chǎn)生法律風(fēng)險的事項，如未經(jīng)充分的法律審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批，不得擅自加蓋公章。3.不得將公章用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項，嚴(yán)禁為他人提供公章?lián)；蜻M行其他違規(guī)使用。公章使用的監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門、法務(wù)部門應(yīng)定期對公章使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括公章保管情況、用章審批流程、用章登記記錄等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.各部門負(fù)責(zé)人對本部門公章使用情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)定期對本部門用章情況進行自查，確保用章的合規(guī)性。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供公章管理的相關(guān)資料和信息。2.對因公章使用引發(fā)的投訴、舉報等情況，公司應(yīng)認(rèn)真調(diào)查處理，并及時將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。責(zé)任追究1.對違反本辦法規(guī)定，擅自刻制公章、盜用公章、冒用公章、違規(guī)使用公章等行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.因公章保管不善導(dǎo)致公章丟失、損壞等情況