保存管理辦法正式實(shí)施一、引言親愛(ài)的各位同事：大家好！在公司長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中，各類(lèi)資料、物品等的保存管理一直是至關(guān)重要的工作環(huán)節(jié)。為了進(jìn)一步規(guī)范公司的保存管理工作，確保公司資產(chǎn)的安全、完整，提高運(yùn)營(yíng)效率，經(jīng)過(guò)多輪的研討、修訂，并充分參考相關(guān)法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們正式推出了本《保存管理辦法》。作為在這個(gè)領(lǐng)域有著二十年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員，我深知科學(xué)、合理的保存管理對(duì)于公司發(fā)展的重要性。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同為公司的穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及全體員工，涵蓋公司各類(lèi)文件資料、辦公用品、固定資產(chǎn)、庫(kù)存商品等的保存管理工作。無(wú)論是紙質(zhì)文檔，還是電子數(shù)據(jù)；無(wú)論是日常辦公使用的桌椅電腦，還是待銷(xiāo)售的產(chǎn)品庫(kù)存，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、文件資料保存管理（一）紙質(zhì)文件資料1.分類(lèi)與編號(hào)我們鼓勵(lì)大家在日常工作中，就對(duì)紙質(zhì)文件資料進(jìn)行合理分類(lèi)。一般可按照部門(mén)、業(yè)務(wù)類(lèi)型、時(shí)間等維度進(jìn)行分類(lèi)。例如，銷(xiāo)售部門(mén)的文件可分為客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等類(lèi)別。分類(lèi)完成后，要對(duì)每類(lèi)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，方便后續(xù)查找與管理。比如，以部門(mén)代碼+類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)的形式進(jìn)行編號(hào)，銷(xiāo)售部門(mén)客戶(hù)資料2024年的第一份文件編號(hào)可為“XSKH2024001”。2.存儲(chǔ)方式各部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的文件柜用于存放紙質(zhì)文件資料。文件柜要保持干燥、通風(fēng)，避免文件受潮、發(fā)霉。文件應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序整齊排列在文件柜中，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速查找。希望大家養(yǎng)成良好的習(xí)慣，每次使用完文件后，及時(shí)歸位。3.保存期限不同類(lèi)型的文件資料保存期限有所不同。一般來(lái)說(shuō)，涉及公司重要決策、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件，保存期限為長(zhǎng)期，即公司存續(xù)期間；一般性的業(yè)務(wù)往來(lái)文件、通知等，保存期限為35年；臨時(shí)性的文件，如會(huì)議議程、一次性的工作安排等，保存期限為12年。具體的保存期限可參考公司制定的《文件資料保存期限表》。到期后的文件，需按照規(guī)定流程進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀流程當(dāng)文件資料達(dá)到保存期限，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由文件保管部門(mén)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀工作應(yīng)選擇有資質(zhì)的銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保文件信息的安全。銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)應(yīng)提供銷(xiāo)毀證明，由文件保管部門(mén)留存?zhèn)浒?。（二）電子文件資料1.存儲(chǔ)平臺(tái)公司統(tǒng)一使用[電子存儲(chǔ)平臺(tái)名稱(chēng)]作為電子文件資料的存儲(chǔ)平臺(tái)。各部門(mén)應(yīng)按照平臺(tái)的操作規(guī)范，將電子文件上傳至相應(yīng)的文件夾中。平臺(tái)設(shè)置了不同的權(quán)限級(jí)別，員工根據(jù)工作需要獲取相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性。2.命名規(guī)范電子文件的命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容。命名格式建議為：日期+主題+作者姓名。例如，“20240115銷(xiāo)售部季度工作總結(jié)張三”。這樣的命名方式便于快速識(shí)別和查找文件。3.備份機(jī)制為防止數(shù)據(jù)丟失，公司建立了完善的電子文件備份機(jī)制。每天晚上系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)電子存儲(chǔ)平臺(tái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地的數(shù)據(jù)中心。同時(shí)，各部門(mén)重要的電子文件，建議員工定期手動(dòng)備份至移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，并妥善保管。4.清理與更新隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，一些電子文件可能不再具有保存價(jià)值，或者內(nèi)容已經(jīng)過(guò)時(shí)。希望大家定期對(duì)自己負(fù)責(zé)的電子文件進(jìn)行清理與更新，刪除無(wú)用文件，及時(shí)修改更新文件內(nèi)容，確保電子文件資料的準(zhǔn)確性和有效性。對(duì)于需要?jiǎng)h除的電子文件，應(yīng)按照平臺(tái)的操作流程進(jìn)行，避免誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。四、辦公用品保存管理（一）采購(gòu)與入庫(kù)1.采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，每月制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定公司月度辦公用品采購(gòu)清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行采購(gòu)。2.入庫(kù)驗(yàn)收辦公用品采購(gòu)到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員要對(duì)照采購(gòu)清單，對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》，將辦公用品入庫(kù)存儲(chǔ)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，辦理退換貨手續(xù)。（二）存儲(chǔ)與保管1.倉(cāng)庫(kù)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，用于存放各類(lèi)辦公用品。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥，設(shè)置合理的貨架和貨位，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類(lèi)存放。例如，將筆、紙等書(shū)寫(xiě)用品放在一個(gè)區(qū)域，文件夾、檔案袋等裝訂用品放在另一個(gè)區(qū)域，方便查找和管理。2.庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)管理人員要建立詳細(xì)的辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄每筆辦公用品的入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存數(shù)量。定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄不符，應(yīng)及時(shí)查找原因，并進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，根據(jù)庫(kù)存情況，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋，以便合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免缺貨或積壓。（三）領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用申請(qǐng)員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。對(duì)于一些特殊辦公用品，如高檔繪圖工具、專(zhuān)業(yè)軟件等，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。2.發(fā)放管理倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批通過(guò)的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照先進(jìn)先出的原則，為員工發(fā)放辦公用品。發(fā)放時(shí)，要在庫(kù)存臺(tái)賬上做好記錄，減少相應(yīng)的庫(kù)存數(shù)量。同時(shí)，提醒領(lǐng)用員工妥善保管和合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。五、固定資產(chǎn)保存管理（一）定義與分類(lèi)1.定義固定資產(chǎn)是指公司為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營(yíng)管理而持有的，使用壽命超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)年度的有形資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備、辦公家具等。2.分類(lèi)根據(jù)固定資產(chǎn)的性質(zhì)和用途，可將其分為以下幾類(lèi)：房屋及建筑物類(lèi)：包括公司自有或租賃的辦公大樓、生產(chǎn)廠房、倉(cāng)庫(kù)等。機(jī)器設(shè)備類(lèi)：用于生產(chǎn)加工、檢測(cè)檢驗(yàn)等的各類(lèi)機(jī)械設(shè)備。運(yùn)輸工具類(lèi)：公司用于貨物運(yùn)輸、人員接送等的車(chē)輛。電子設(shè)備類(lèi)：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器等。辦公家具類(lèi)：辦公桌、椅、文件柜、會(huì)議桌椅等。（二）購(gòu)置與入賬1.購(gòu)置流程各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)提前提交《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)置固定資產(chǎn)的原因、名稱(chēng)、規(guī)格、預(yù)算等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程要嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)制度執(zhí)行，確保采購(gòu)的固定資產(chǎn)質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。2.入賬管理固定資產(chǎn)購(gòu)置到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行入賬處理，建立固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、規(guī)格、購(gòu)置日期、使用部門(mén)、折舊年限等信息。（三）使用與維護(hù)1.使用管理固定資產(chǎn)由使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常使用和管理。使用部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的保管，確保固定資產(chǎn)的安全完整。員工在使用固定資產(chǎn)時(shí)，要嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。如發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給部門(mén)負(fù)責(zé)人和設(shè)備管理部門(mén)。2.維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)制定固定資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保固定資產(chǎn)的正常運(yùn)行。對(duì)于大型機(jī)器設(shè)備、關(guān)鍵電子設(shè)備等，要建立詳細(xì)的維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、維修人員等信息。同時(shí)，鼓勵(lì)使用部門(mén)和員工積極參與固定資產(chǎn)的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，延長(zhǎng)固定資產(chǎn)的使用壽命。（四）折舊與清查1.折舊計(jì)提財(cái)務(wù)部門(mén)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司規(guī)定的折舊政策，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊計(jì)提。折舊方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。在固定資產(chǎn)的使用壽命內(nèi)，按月計(jì)提折舊，并計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用。通過(guò)合理計(jì)提折舊，準(zhǔn)確反映固定資產(chǎn)的價(jià)值損耗，為公司的成本核算和財(cái)務(wù)決策提供依據(jù)。2.清查盤(pán)點(diǎn)公司定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查工作由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭，聯(lián)合使用部門(mén)和設(shè)備管理部門(mén)共同進(jìn)行。清查過(guò)程中，要對(duì)固定資產(chǎn)的數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等進(jìn)行逐一核對(duì)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤(pán)盈、盤(pán)虧或毀損等情況，要及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（五）處置與報(bào)廢1.處置流程當(dāng)固定資產(chǎn)因技術(shù)更新、使用期滿(mǎn)、損壞無(wú)法修復(fù)等原因需要處置時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》，說(shuō)明處置原因、固定資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格、購(gòu)置日期、已使用年限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行處置。處置方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢等。2.報(bào)廢管理對(duì)于已達(dá)到報(bào)廢條件的固定資產(chǎn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢的固定資產(chǎn)由設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)清理，并填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢清單》，注明報(bào)廢固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、處置方式等信息，交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。報(bào)廢固定資產(chǎn)的殘值收入應(yīng)及時(shí)足額入賬，沖減相關(guān)成本費(fèi)用。六、庫(kù)存商品保存管理（一）入庫(kù)管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存商品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員要按照公司制定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面。對(duì)于不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的商品，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通，辦理退換貨手續(xù)，確保入庫(kù)商品的質(zhì)量合格。2.入庫(kù)操作驗(yàn)收合格的商品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《庫(kù)存商品入庫(kù)單》，記錄商品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息。同時(shí)，將商品按照分類(lèi)和存儲(chǔ)要求，放置到相應(yīng)的貨架或貨位上，并在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入入庫(kù)信息，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)布局根據(jù)庫(kù)存商品的特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局。將不同類(lèi)型、不同規(guī)格的商品分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，方便查找和管理。對(duì)于易燃、易爆、易腐蝕等特殊商品，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)安全。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)管理人員要定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，要對(duì)庫(kù)存商品的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)差異，要及時(shí)查找原因，并進(jìn)行調(diào)整。通過(guò)定期盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)掌握庫(kù)存商品的實(shí)際情況，避免出現(xiàn)庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象。3.庫(kù)存養(yǎng)護(hù)為保證庫(kù)存商品的質(zhì)量，要做好庫(kù)存養(yǎng)護(hù)工作。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施。對(duì)于有保質(zhì)期要求的商品，要按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)貨，并定期檢查商品的保質(zhì)期，臨近保質(zhì)期的商品要及時(shí)進(jìn)行處理，避免造成損失。（三）出庫(kù)管理1.出庫(kù)申請(qǐng)銷(xiāo)售部門(mén)或其他使用部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用庫(kù)存商品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《庫(kù)存商品出庫(kù)申請(qǐng)表》，注明商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到倉(cāng)庫(kù)辦理出庫(kù)手續(xù)。2.出庫(kù)操作倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批通過(guò)的《庫(kù)存商品出庫(kù)申請(qǐng)表》，按照先進(jìn)先出的原則，為領(lǐng)用部門(mén)發(fā)放商品。發(fā)放時(shí)，要在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入出庫(kù)信息，減少相應(yīng)的庫(kù)存數(shù)量，并在《庫(kù)存商品出庫(kù)單》上簽字確認(rèn)。同時(shí)，提醒領(lǐng)用部門(mén)對(duì)商品進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)量和質(zhì)量無(wú)誤。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司成立保存管理監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)各部門(mén)的保存管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文件資料的分類(lèi)、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀情況，辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存情況，固定資產(chǎn)的使用、維護(hù)、處置情況，庫(kù)存商品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)情況等。檢查頻率為每季度一次，檢查結(jié)束后，形成檢查報(bào)告，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常監(jiān)督各部門(mén)負(fù)責(zé)人作為本部門(mén)保存管理工作的第一責(zé)任人，要加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)保存管理工作的日常監(jiān)督。鼓勵(lì)員工積極參與保存管理工作的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)