供貨合同延續(xù)管理辦法一、前言在公司的日常運(yùn)營(yíng)中，供貨合同的延續(xù)管理至關(guān)重要。一份良好的供貨合同延續(xù)管理辦法，不僅有助于維持與供應(yīng)商之間穩(wěn)定、可靠的合作關(guān)系，保障公司物資供應(yīng)的順暢，還能有效控制成本、降低風(fēng)險(xiǎn)，為公司的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。我們?cè)谶^(guò)往的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，積累了豐富的供貨合作經(jīng)驗(yàn)，也深知合同延續(xù)環(huán)節(jié)若處理不當(dāng)可能帶來(lái)的諸多問題。因此，為了進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化供貨合同延續(xù)管理工作，結(jié)合公司實(shí)際情況及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行，共同為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司與所有供應(yīng)商簽訂的各類供貨合同的延續(xù)管理工作，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等物資的供應(yīng)合同。無(wú)論是長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，還是新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商，只要涉及合同延續(xù)事宜，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)供貨合同延續(xù)的發(fā)起、洽談及初步評(píng)估工作。在合同到期前的合理時(shí)間內(nèi)，對(duì)供應(yīng)商的供貨表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)估，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定是否有必要延續(xù)合同，并與供應(yīng)商就延續(xù)合同的條款進(jìn)行初步溝通和協(xié)商。整理和匯總與合同延續(xù)相關(guān)的資料，包括供應(yīng)商的基本信息、過(guò)往合同執(zhí)行情況、評(píng)估報(bào)告等，提交給評(píng)審小組進(jìn)行審核。跟進(jìn)合同延續(xù)的審批流程，確保各項(xiàng)手續(xù)及時(shí)辦理，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)反饋公司的決策和要求。在合同延續(xù)后，負(fù)責(zé)將新合同錄入公司的合同管理系統(tǒng)，并與相關(guān)部門進(jìn)行交接，確保合同的有效執(zhí)行。2.質(zhì)量部門參與對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的評(píng)估工作，提供專業(yè)的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告和意見。在合同延續(xù)評(píng)估過(guò)程中，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商在過(guò)往合作中提供的產(chǎn)品是否符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是否存在質(zhì)量問題及改進(jìn)情況。協(xié)助采購(gòu)部門與供應(yīng)商就質(zhì)量條款進(jìn)行洽談，確保延續(xù)合同中的質(zhì)量要求明確、可衡量，保障公司所采購(gòu)物資的質(zhì)量穩(wěn)定性。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審查，評(píng)估其財(cái)務(wù)穩(wěn)定性和信用風(fēng)險(xiǎn)。在合同延續(xù)評(píng)估時(shí)，分析供應(yīng)商的財(cái)務(wù)報(bào)表，關(guān)注其償債能力、盈利能力和資金流動(dòng)性等指標(biāo)，判斷供應(yīng)商是否有能力持續(xù)履行供貨合同。參與價(jià)格條款的審核，對(duì)延續(xù)合同中的價(jià)格合理性進(jìn)行評(píng)估。結(jié)合市場(chǎng)行情、成本變動(dòng)等因素，分析供應(yīng)商提出的價(jià)格是否符合公司的成本控制目標(biāo)，提出合理的價(jià)格調(diào)整建議。負(fù)責(zé)審核合同中的付款條款，確保公司的資金安全和支付安排合理。對(duì)付款方式、付款期限等條款進(jìn)行仔細(xì)審查，避免因付款問題引發(fā)的糾紛和風(fēng)險(xiǎn)。4.評(píng)審小組由采購(gòu)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)供貨合同延續(xù)進(jìn)行綜合評(píng)審。根據(jù)各部門提交的評(píng)估報(bào)告和資料，從公司整體利益出發(fā)，全面考慮供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)、市場(chǎng)環(huán)境、公司需求等因素，做出是否延續(xù)合同以及延續(xù)合同條款的決策。對(duì)合同延續(xù)過(guò)程中出現(xiàn)的重大問題或爭(zhēng)議進(jìn)行討論和協(xié)調(diào)，形成統(tǒng)一意見。評(píng)審小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)合同延續(xù)事宜進(jìn)行集中審議，提高決策效率和科學(xué)性。四、合同延續(xù)評(píng)估流程1.評(píng)估準(zhǔn)備采購(gòu)部門應(yīng)在合同到期前[X]個(gè)月（具體時(shí)間可根據(jù)公司實(shí)際情況和合同特點(diǎn)確定）啟動(dòng)合同延續(xù)評(píng)估工作。首先，收集供應(yīng)商在本合同執(zhí)行期間的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，包括但不限于交貨記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票及付款記錄、雙方溝通函件等。同時(shí)，向質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門發(fā)出評(píng)估需求通知，要求各部門按照職責(zé)分工，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交評(píng)估報(bào)告。2.部門評(píng)估采購(gòu)部門評(píng)估：采購(gòu)部門根據(jù)收集到的資料，結(jié)合日常與供應(yīng)商的合作情況，從交貨及時(shí)性、訂單響應(yīng)速度、溝通協(xié)作等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。填寫《供應(yīng)商供貨表現(xiàn)評(píng)估表》，詳細(xì)記錄供應(yīng)商在各方面的表現(xiàn)，并給出初步的評(píng)估結(jié)論和建議，如是否建議延續(xù)合同、是否需要調(diào)整合作條款等。質(zhì)量部門評(píng)估：質(zhì)量部門依據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄和產(chǎn)品使用反饋，對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估。重點(diǎn)評(píng)估產(chǎn)品的合格率、穩(wěn)定性、是否存在質(zhì)量事故及處理情況等。出具《供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)估報(bào)告》，明確指出供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量方面的優(yōu)勢(shì)和不足，并對(duì)延續(xù)合同中的質(zhì)量要求提出具體建議。財(cái)務(wù)部門評(píng)估：財(cái)務(wù)部門通過(guò)審查供應(yīng)商的財(cái)務(wù)報(bào)表、信用記錄等，對(duì)其財(cái)務(wù)狀況和信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。分析供應(yīng)商的財(cái)務(wù)指標(biāo)變化趨勢(shì)，判斷其財(cái)務(wù)健康程度。撰寫《供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況及信用評(píng)估報(bào)告》，評(píng)估供應(yīng)商的償債能力、盈利能力和信用狀況，為合同延續(xù)的價(jià)格和付款條款提供參考依據(jù)。3.綜合評(píng)審采購(gòu)部門將各部門提交的評(píng)估報(bào)告匯總整理后，提交給評(píng)審小組。評(píng)審小組召開專門會(huì)議，對(duì)供貨合同延續(xù)事宜進(jìn)行綜合評(píng)審。評(píng)審過(guò)程中，各成員充分發(fā)表意見，對(duì)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面分析和討論。根據(jù)討論結(jié)果，評(píng)審小組以投票或協(xié)商一致的方式做出是否延續(xù)合同的決策。如決定延續(xù)合同，還需對(duì)合同的關(guān)鍵條款，如價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等進(jìn)行審議和確定。評(píng)審小組應(yīng)形成《供貨合同延續(xù)評(píng)審紀(jì)要》，詳細(xì)記錄評(píng)審過(guò)程、決策結(jié)果及理由。五、合同延續(xù)洽談與簽訂1.洽談準(zhǔn)備若評(píng)審小組決定延續(xù)合同，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)評(píng)審結(jié)果制定洽談方案。明確洽談的目標(biāo)、重點(diǎn)條款、底線要求等，并組織相關(guān)人員進(jìn)行洽談前的培訓(xùn)和準(zhǔn)備工作。收集市場(chǎng)上同類物資的價(jià)格、質(zhì)量等信息，作為洽談的參考依據(jù)。同時(shí)，與供應(yīng)商溝通，確定洽談的時(shí)間、地點(diǎn)和參與人員。2.合同洽談采購(gòu)部門牽頭，組織質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同延續(xù)洽談。在洽談過(guò)程中，各方應(yīng)秉持公平、公正、互利的原則，就合同條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商。采購(gòu)部門主要負(fù)責(zé)就交貨期、訂單數(shù)量、售后服務(wù)等條款進(jìn)行洽談；質(zhì)量部門重點(diǎn)就產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方式、質(zhì)量保證等條款進(jìn)行協(xié)商；財(cái)務(wù)部門則關(guān)注價(jià)格、付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款的談判。洽談過(guò)程中，要注意記錄雙方的意見和分歧，及時(shí)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，尋求雙方都能接受的解決方案。3.合同簽訂經(jīng)過(guò)洽談達(dá)成一致后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草延續(xù)合同文本。合同文本應(yīng)嚴(yán)格按照評(píng)審小組確定的條款和雙方洽談的結(jié)果進(jìn)行撰寫，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。起草完成后，將合同文本提交給公司的法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的法律風(fēng)險(xiǎn)、條款的合法性和有效性等方面，提出審核意見。采購(gòu)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，然后提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂供貨合同延續(xù)協(xié)議。簽訂后的合同應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔保存，并分發(fā)至相關(guān)部門，確保各部門知曉合同內(nèi)容和各自的職責(zé)。六、特殊情況處理1.供應(yīng)商重大變更在合同延續(xù)評(píng)估或洽談過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)生重大變更，如企業(yè)名稱、法定代表人、股權(quán)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)地址、生產(chǎn)工藝等發(fā)生變化，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的變更說(shuō)明及相關(guān)證明材料。質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門需對(duì)變更可能帶來(lái)的影響進(jìn)行重新評(píng)估。如變更可能對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)穩(wěn)定性、價(jià)格等產(chǎn)生重大不利影響，評(píng)審小組應(yīng)重新審議是否延續(xù)合同，或?qū)贤瑮l款進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，以降低風(fēng)險(xiǎn)。2.市場(chǎng)環(huán)境重大變化若在合同延續(xù)期間，市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生重大變化，如原材料價(jià)格大幅波動(dòng)、行業(yè)政策調(diào)整、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局發(fā)生重大改變等，影響到合同的執(zhí)行或延續(xù)的合理性，公司應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商。采購(gòu)部門應(yīng)收集市場(chǎng)變化的相關(guān)信息，分析對(duì)公司和供應(yīng)商的影響程度。與供應(yīng)商共同探討應(yīng)對(duì)措施，如調(diào)整價(jià)格、變更交貨期、優(yōu)化產(chǎn)品規(guī)格等。如雙方無(wú)法就應(yīng)對(duì)措施達(dá)成一致，評(píng)審小組應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況和公司利益，決定是否終止合同或采取其他解決方案。3.合同糾紛處理在合同延續(xù)過(guò)程中，如與供應(yīng)商發(fā)生糾紛，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，了解糾紛的原因和供應(yīng)商的訴求。盡量通過(guò)友好協(xié)商的方式解決糾紛，尋求雙方都能接受的解決方案。若協(xié)商無(wú)果，應(yīng)及時(shí)將糾紛情況報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)公司的指示，決定是否通過(guò)法律途徑解決。在糾紛處理過(guò)程中，要注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。同時(shí)，要對(duì)糾紛產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析總結(jié)，完善合同管理流程，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司應(yīng)建立供貨合同延續(xù)管理的定期檢查制度。由采購(gòu)部門牽頭，會(huì)同質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，每[X]季度（具體時(shí)間間隔可根據(jù)公司實(shí)際情況確定）對(duì)合同延續(xù)管理工作進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括合同延續(xù)評(píng)估流程的執(zhí)行情況、各部門職責(zé)履行情況、合同簽訂和歸檔情況等。通過(guò)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施并督促落實(shí)。2.專項(xiàng)審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)供貨合同延續(xù)管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括合同延續(xù)決策的科學(xué)性、合規(guī)性，合同條款的合理性、合法性，以及合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。通過(guò)專項(xiàng)審計(jì)，加強(qiáng)對(duì)合同延續(xù)管理工作的監(jiān)督和約束，提高管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。八、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)計(jì)劃為確保公司員工熟悉和掌握供貨合同延續(xù)管理辦法，采購(gòu)部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間和方式等。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括合同管理法律法規(guī)、公司供貨合同延續(xù)管理辦法、供應(yīng)商評(píng)估方法、合同洽談技巧等方面。培訓(xùn)對(duì)象涵蓋采購(gòu)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等與合同延續(xù)管理工作相關(guān)的部門員工。2.培訓(xùn)實(shí)施根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開展培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部授課、案例分析、經(jīng)驗(yàn)分享、外部專家講座等多種形式相結(jié)合，提高培訓(xùn)的效果和吸引力。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)參加培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)的參考依據(jù)之一。通過(guò)培訓(xùn)，使員工深刻理解合同延續(xù)管理工作的重要性，掌握相關(guān)的知識(shí)和技能，提高工作質(zhì)量和效率。3.宣貫推廣除了組織專門的培訓(xùn)外，還應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作會(huì)議等多種渠道，對(duì)供貨