高校文件歸檔管理辦法一、引言親愛的各位同事，高校文件記錄著學(xué)校發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，從教學(xué)科研成果到行政管理事務(wù)，每一份文件都承載著重要信息。有效的文件歸檔管理，不僅能為學(xué)校的日常運(yùn)作提供有力支持，還能為未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供依據(jù)。在過(guò)去二十年的工作中，我深刻體會(huì)到規(guī)范文件歸檔管理的重要性。今天，我們就一起來(lái)制定一份全面、實(shí)用的高校文件歸檔管理辦法，希望大家積極參與，共同做好這項(xiàng)工作。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校內(nèi)各教學(xué)單位、科研機(jī)構(gòu)、行政管理部門以及直屬單位所產(chǎn)生的各類文件資料的歸檔管理。無(wú)論是紙質(zhì)文件，還是電子文件，都在我們的管理范疇之內(nèi)。希望大家在日常工作中，無(wú)論身處哪個(gè)部門，都要明確這一適用范圍，做好文件的規(guī)范管理。三、文件歸檔的基本原則1.完整性原則：每份文件都像一顆拼圖碎片，只有完整收集，才能拼湊出學(xué)校發(fā)展的全貌。我們鼓勵(lì)大家在文件處理過(guò)程中，注意收集文件的正本、定稿、附件等相關(guān)材料，確保文件的完整性。例如，一份科研項(xiàng)目申報(bào)文件，不僅要保存申報(bào)書，相關(guān)的論證報(bào)告、專家意見等都應(yīng)一并歸檔。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤是其價(jià)值的基礎(chǔ)。在整理歸檔文件時(shí)，請(qǐng)務(wù)必仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)于涉及數(shù)據(jù)、事實(shí)等關(guān)鍵內(nèi)容，要進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。3.系統(tǒng)性原則：文件歸檔應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行，形成系統(tǒng)。就像圖書館的書籍分類擺放一樣，便于查找和利用。我們會(huì)根據(jù)文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，進(jìn)行科學(xué)分類，希望大家在日常工作中，也能按照這個(gè)思路對(duì)文件進(jìn)行初步整理。4.安全性原則：高校文件可能涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等重要信息，保障文件安全至關(guān)重要。我們要采取必要的技術(shù)和管理措施，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。無(wú)論是紙質(zhì)文件的存放，還是電子文件的存儲(chǔ)，都要嚴(yán)格遵守安全規(guī)定。四、文件歸檔的范圍1.行政管理文件學(xué)校決策文件：包括學(xué)校黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)等重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議等文件。這些文件記錄著學(xué)校的重大決策，對(duì)學(xué)校發(fā)展方向起著關(guān)鍵作用，務(wù)必完整歸檔。規(guī)章制度文件：學(xué)校制定的各類規(guī)章制度，如教學(xué)管理規(guī)定、科研管理辦法、人事管理制度等，是學(xué)校運(yùn)行的準(zhǔn)則，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。請(qǐng)示與批復(fù)文件：各部門向上級(jí)的請(qǐng)示，以及上級(jí)部門的批復(fù)，反映了工作中的溝通與決策過(guò)程，都要妥善歸檔。2.教學(xué)管理文件教學(xué)計(jì)劃與大綱：各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱，是教學(xué)活動(dòng)的指導(dǎo)文件，對(duì)保證教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要，必須按時(shí)歸檔。教學(xué)評(píng)估文件：包括學(xué)校內(nèi)部教學(xué)評(píng)估、上級(jí)教育部門評(píng)估等相關(guān)文件，如評(píng)估報(bào)告、整改方案等，有助于不斷提升教學(xué)水平，應(yīng)認(rèn)真整理歸檔。學(xué)生成績(jī)與學(xué)籍文件：學(xué)生的成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)記錄等，關(guān)系到學(xué)生的學(xué)業(yè)發(fā)展，要嚴(yán)格按照規(guī)定歸檔保存，確保信息安全。3.科研管理文件科研項(xiàng)目文件：從項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、中期檢查到結(jié)題驗(yàn)收的全過(guò)程文件，如項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)通知書、研究報(bào)告、成果鑒定書等，記錄著學(xué)校科研工作的成果，應(yīng)完整歸檔?？蒲谐晒募簩W(xué)校教師和科研人員發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、著作、專利等成果的相關(guān)文件，是學(xué)校科研實(shí)力的體現(xiàn)，要及時(shí)收集歸檔。4.人事管理文件教職工人事檔案材料：包括教職工的入職材料、履歷表、考核評(píng)價(jià)材料、職稱評(píng)定材料等，是教職工個(gè)人發(fā)展和學(xué)校人事管理的重要依據(jù)，必須規(guī)范歸檔。人才引進(jìn)與培養(yǎng)文件：人才引進(jìn)計(jì)劃、培養(yǎng)方案、相關(guān)協(xié)議等文件，反映了學(xué)校人才隊(duì)伍建設(shè)情況，要妥善保存。5.財(cái)務(wù)審計(jì)文件財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件：學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告等，體現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)收支情況，對(duì)學(xué)校資源合理配置具有重要意義，應(yīng)按規(guī)定歸檔。審計(jì)報(bào)告與財(cái)務(wù)制度文件：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的審計(jì)報(bào)告，以及學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度等文件，有助于規(guī)范財(cái)務(wù)管理，要認(rèn)真整理歸檔。6.基建后勤文件基建項(xiàng)目文件：從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，記錄著學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況，要完整歸檔。后勤管理文件：學(xué)校后勤服務(wù)相關(guān)的文件，如物業(yè)管理合同、餐飲服務(wù)規(guī)范等，保障學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也應(yīng)妥善保存。五、文件歸檔的時(shí)間要求1.常規(guī)文件：一般應(yīng)在文件辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。例如，一份行政事務(wù)的批復(fù)文件，在收到并處理完畢后，一個(gè)月內(nèi)要整理歸檔。希望大家養(yǎng)成及時(shí)歸檔的好習(xí)慣，避免文件積壓。2.周期性文件：如教學(xué)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算等按年度或?qū)W期制定的文件，應(yīng)在該周期結(jié)束后的兩個(gè)月內(nèi)完成歸檔。這樣可以保證文件的系統(tǒng)性和連續(xù)性。3.重大活動(dòng)或項(xiàng)目文件：在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目結(jié)題后的三個(gè)月內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)完成文件的整理歸檔工作。例如，學(xué)校舉辦的大型學(xué)術(shù)會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，要將會(huì)議的所有文件，包括會(huì)議通知、議程、論文集等，整理歸檔。六、文件歸檔的流程1.文件收集：各部門指定專人負(fù)責(zé)文件收集工作。在日常工作中，大家要及時(shí)將辦理完畢的文件交給收集人員。收集人員要定期檢查，確保文件無(wú)遺漏。比如，每個(gè)星期五下午，收集人員可以對(duì)本周的文件進(jìn)行一次全面收集。2.文件整理：收集到的文件要進(jìn)行初步整理。按照文件的類別、年度、文號(hào)等進(jìn)行分類，去除無(wú)關(guān)的附件，如文件的草稿、重復(fù)的文件等。然后，對(duì)文件進(jìn)行排序，編寫頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)目錄。例如，對(duì)于行政管理文件，可以先按年度分類，再在每個(gè)年度內(nèi)按文件類型細(xì)分。3.文件審核：整理好的文件由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性等。只有審核通過(guò)的文件，才能進(jìn)入下一步歸檔流程。部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真把關(guān)，確保歸檔文件質(zhì)量。4.文件移交：審核通過(guò)的文件，由部門收集人員移交給學(xué)校檔案管理部門。移交時(shí)，要填寫移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門接收文件后，要對(duì)文件進(jìn)行再次檢查，確保無(wú)誤后進(jìn)行正式歸檔。七、文件的分類與編號(hào)1.分類方法：我們采用年度組織機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類法。首先按文件形成年度分類，然后在每個(gè)年度內(nèi)按組織機(jī)構(gòu)分類，最后在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)下按問(wèn)題（文件內(nèi)容）分類。例如，2023年度學(xué)校教務(wù)處產(chǎn)生的教學(xué)管理文件，就可以先歸入2023年度，再在該年度下歸入教務(wù)處類別，最后按教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)評(píng)估等問(wèn)題細(xì)分。2.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)由年度代碼、組織機(jī)構(gòu)代碼、分類代碼、順序號(hào)組成。年度代碼用四位數(shù)字表示，如2023；組織機(jī)構(gòu)代碼按照學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定編制，如教務(wù)處為“JWC”；分類代碼根據(jù)文件內(nèi)容類別編制，如教學(xué)計(jì)劃為“JXJH”；順序號(hào)從001開始依次編號(hào)。例如，2023年度教務(wù)處的第一份教學(xué)計(jì)劃文件編號(hào)為“2023JWCJXJH001”。通過(guò)這樣的編號(hào)，方便文件的查找和管理。希望大家在整理文件時(shí)，嚴(yán)格按照這個(gè)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行操作。八、文件的保管與存儲(chǔ)1.紙質(zhì)文件保管庫(kù)房要求：學(xué)校檔案庫(kù)房要保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在1424℃，濕度控制在45%60%。庫(kù)房要具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)文件安全。裝具選擇：選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案盒、檔案架等。檔案盒要標(biāo)注清晰的年度、組織機(jī)構(gòu)、分類等信息，便于查找。排列方式：紙質(zhì)文件按照分類和編號(hào)順序排列在檔案架上，同一類別的文件盡量放在相鄰位置，方便取用。2.電子文件存儲(chǔ)存儲(chǔ)介質(zhì)：選擇安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤等。定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)不丟失。存儲(chǔ)系統(tǒng)：建立專門的電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和下載電子文件。同時(shí)，要對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)損壞。元數(shù)據(jù)管理：電子文件要同時(shí)保存相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件創(chuàng)建時(shí)間、作者、修改記錄等，以便更好地管理和利用電子文件。九、文件的利用與借閱1.利用方式：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱文件。檔案管理部門應(yīng)提供便捷的查閱服務(wù)，如設(shè)立專門的查閱室，配備相應(yīng)的設(shè)備。查閱人員可以通過(guò)檔案目錄檢索系統(tǒng)查找所需文件，經(jīng)檔案管理人員同意后，在查閱室內(nèi)查閱。2.借閱規(guī)定：如需借閱文件，借閱人要填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，要辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員要妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞文件。希望大家嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，愛護(hù)文件，確保文件安全歸還。3.利用登記：無(wú)論是查閱還是借閱文件，都要進(jìn)行登記。檔案管理部門要記錄查閱或借閱人的姓名、部門、時(shí)間、文件名稱等信息，以便追溯文件使用情況。十、文件的鑒定與銷毀1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行鑒定，根據(jù)文件的保存價(jià)值、密級(jí)、時(shí)效性等因素，確定是否需要繼續(xù)保存。對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，要及時(shí)進(jìn)行處理。例如，一些臨時(shí)性的通知文件，在通知事項(xiàng)完成后，經(jīng)過(guò)一定時(shí)間，可以考慮鑒定銷毀。2.鑒定程序：由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員成立鑒定小組。鑒定小組對(duì)文件進(jìn)行逐件審查，提出鑒定意見。對(duì)于擬銷毀的文件，要列出清單，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀方式：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件，要采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)文件可以采用粉碎、焚燒等方式，電子文件要進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)擦除。銷毀過(guò)程要進(jìn)行記錄，確保文件銷毀工作規(guī)范、安全。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制：學(xué)校建立文件歸檔管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門定期對(duì)各部門的文件歸檔工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文件收集是否完整、整理是否規(guī)范、歸檔是否及時(shí)等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見。2.考核辦法：將文件歸檔管理工作納入