印章使用全流程管理規(guī)范演講人：日期:CATALOGUE目錄02用印申請與審批01印章基礎(chǔ)信息管理03印章使用執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)04使用過程監(jiān)管措施05廢止與銷毀管理06持續(xù)改進(jìn)機(jī)制印章基礎(chǔ)信息管理01印章分類與編碼規(guī)則01印章分類根據(jù)用途、形狀、材質(zhì)等因素將印章分為公章、財(cái)務(wù)章、合同章、法人章等類別。02編碼規(guī)則制定統(tǒng)一的印章編碼規(guī)則，包括編碼結(jié)構(gòu)、位數(shù)、含義等，確保印章唯一性?？讨粕暾埐牧锨鍐翁顚懣讨粕暾埍恚ㄓ≌旅Q、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息?？讨粕暾?zhí)峁I業(yè)執(zhí)照、法人身份證明等相關(guān)證明材料，確?？讨粕暾埡戏ê弦?guī)。證明材料如非法定代表人親自辦理，需提供授權(quán)委托書及被委托人身份證明。授權(quán)委托書印模備案標(biāo)準(zhǔn)流程備案存檔公安機(jī)關(guān)將印模備案信息存檔，以備后續(xù)查驗(yàn)和管理。03公安機(jī)關(guān)對提交的印模進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后頒發(fā)印模備案證明。02審核確認(rèn)備案申請刻制完成后，需向公安機(jī)關(guān)提交印模備案申請，包括印模樣本、備案表等。01用印申請與審批02電子審批系統(tǒng)操作指引申請人填寫電子審批單申請人在系統(tǒng)中填寫用印申請信息，包括用印類型、用印文件、用印數(shù)量、用印時(shí)間等。02040301印章管理員審核部門負(fù)責(zé)人審批通過后，系統(tǒng)自動將申請轉(zhuǎn)至印章管理員處，進(jìn)行最終審核。部門負(fù)責(zé)人審批申請?zhí)峤缓?，部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審批，核實(shí)用印內(nèi)容的真實(shí)性和合理性。審批結(jié)果通知審核通過后，系統(tǒng)自動將審批結(jié)果通知申請人，申請人可進(jìn)行后續(xù)操作。緊急用印特批機(jī)制緊急用印申請專人審批特殊情況處理緊急用印記錄申請人需說明緊急用印的原因和所需時(shí)間，并填寫緊急用印申請表。緊急用印申請需由特定審批人進(jìn)行審批，確保用印的緊急性和必要性。如遇特別緊急的情況，可先口頭請示，事后補(bǔ)辦審批手續(xù)。緊急用印需進(jìn)行專門記錄，以便后續(xù)核查和管理。跨部門用印協(xié)調(diào)規(guī)范提前溝通跨部門用印前，申請人需與相關(guān)部門進(jìn)行充分溝通，明確用印事項(xiàng)和具體要求。01統(tǒng)一審批跨部門用印需經(jīng)過統(tǒng)一的審批程序，確保用印的合規(guī)性和安全性。02專人陪同用印時(shí)需有專人陪同，確保用印過程的規(guī)范和印章的安全。03用印后歸檔跨部門用印后，需將用印文件及時(shí)歸檔，以便后續(xù)查閱和管理。04印章使用執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)03物理保管安全要求指定專人保管印章，并對印章的保管、使用、交接等環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。印章專人負(fù)責(zé)印章應(yīng)存放在專用保險(xiǎn)柜內(nèi)，并設(shè)置密碼或鎖具，確保安全。印章存放安全當(dāng)保管人員發(fā)生變動時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行印章交接，確保印章安全。印章交接程序文件類型適用清單6px6px6px包括合同、協(xié)議、委托書、證明文件等具有法律效力的正式文件。正式文件如會議紀(jì)要、內(nèi)部通知、規(guī)章制度等企業(yè)內(nèi)部文件。內(nèi)部文件包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的重要報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)表010302如客戶資料、產(chǎn)品介紹、宣傳資料等需要加蓋印章的其他文件。其他文件04用印位置與清晰度規(guī)范用印位置清晰度要求蓋章要求禁止行為印章應(yīng)加蓋在文件的指定位置，如文件的右下角或簽字蓋章處，不得隨意更改位置。印章應(yīng)加蓋清晰、端正，不得模糊不清、歪曲變形。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章完整、清晰，不得缺邊、缺角或傾斜。禁止在空白紙張或文件上加蓋印章，避免被濫用或盜用。使用過程監(jiān)管措施04用印臺賬記錄標(biāo)準(zhǔn)用印臺賬格式制定統(tǒng)一的用印臺賬格式，包括用印日期、用印人、用印事由、用印次數(shù)、用印文件名稱等信息。01用印臺賬保存用印臺賬應(yīng)妥善保存，防止丟失、篡改或損毀，以備查閱和追溯。02用印臺賬定期審查定期對用印臺賬進(jìn)行審查，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。03每次用印都應(yīng)由兩人以上共同監(jiān)督執(zhí)行，確保用印過程的合規(guī)性和安全性。雙人監(jiān)督執(zhí)行監(jiān)督人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對用印過程進(jìn)行全面監(jiān)督，防止不當(dāng)用印行為的發(fā)生。監(jiān)督人員職責(zé)監(jiān)督人員應(yīng)對每次用印過程進(jìn)行記錄，并簽字確認(rèn)，以便后續(xù)追溯和檢查。監(jiān)督記錄雙人監(jiān)督執(zhí)行規(guī)則異常用印追溯機(jī)制異常用印識別異常用印處理異常用印報(bào)告當(dāng)發(fā)現(xiàn)用印臺賬記錄與實(shí)際用印情況不符、用印文件出現(xiàn)錯(cuò)誤或可疑情況時(shí)，應(yīng)立即識別為異常用印。發(fā)現(xiàn)異常用印后，應(yīng)立即向上級報(bào)告，說明異常用印情況、可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)和影響。對異常用印情況進(jìn)行調(diào)查處理，采取補(bǔ)救措施，如追回已用印文件、中止相關(guān)業(yè)務(wù)流程等，以消除潛在風(fēng)險(xiǎn)。廢止與銷毀管理05印章失效判定標(biāo)準(zhǔn)印章?lián)p壞印章遺失印章被替換權(quán)限變更印章出現(xiàn)磨損、變形、模糊等無法修復(fù)的情況，判定為失效。印章丟失或被盜竊，判定為失效。印章被新版本所替換，舊版印章判定為失效。印章所代表的權(quán)限或職責(zé)發(fā)生變更，判定為失效。銷毀見證流程設(shè)計(jì)銷毀審批銷毀前需經(jīng)過審批程序，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。01銷毀記錄銷毀時(shí)需記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、銷毀人員等信息。02銷毀見證銷毀過程需有兩人以上共同見證，并簽字確認(rèn)。03銷毀方式銷毀方式需確保印章無法再次被使用，如切碎、燒毀等。04文件歸檔對于歷史用印文件，需進(jìn)行歸檔保存，以便后續(xù)查閱。文件保密對于涉及敏感信息的用印文件，需進(jìn)行保密處理。文件清理定期對歷史用印文件進(jìn)行清理，銷毀無需保存的文件。文件利用在合法合規(guī)的前提下，對歷史用印文件進(jìn)行利用，如作為憑證、參考等。歷史用印文件處置持續(xù)改進(jìn)機(jī)制06審計(jì)目標(biāo)確保印章使用流程符合公司制度和法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。01審計(jì)內(nèi)容印章的種類、用途、審批程序、使用登記、保管情況等。02審計(jì)方法定期抽查、全面審計(jì)、專項(xiàng)檢查、內(nèi)部審計(jì)等。03審計(jì)結(jié)果處理及時(shí)整改問題，追究責(zé)任，完善制度和流程。04定期合規(guī)性審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)設(shè)置預(yù)警指標(biāo)預(yù)警閾值預(yù)警方式預(yù)警響應(yīng)印章使用頻率異常、審批流程時(shí)間過長、保管人變更頻繁等。根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制需求，設(shè)定合理的預(yù)警閾值。系統(tǒng)自動預(yù)警、人工監(jiān)控、郵件通知等。及時(shí)調(diào)查預(yù)警原因，采取措施消除風(fēng)險(xiǎn)隱患，確保印章安全。印章使用、審批、保