集團采購監(jiān)督管理辦法一、引言親愛的各位同事，采購工作對于我們集團的重要性不言而喻，它涉及到集團運營的各個環(huán)節(jié)，從原材料的獲取到服務的引入，都與采購息息相關。為了確保采購活動公平、公正、公開，保障集團的利益，同時維護良好的市場秩序，我們制定了本《集團采購監(jiān)督管理辦法》。希望大家認真學習并遵守，共同營造健康的采購環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于集團及所屬各子公司、分公司的所有采購活動，涵蓋物資采購、服務采購以及工程采購等各類采購項目。無論是辦公用品的采購，還是大型工程項目的招標，都在此列。三、監(jiān)督管理原則1.合規(guī)性原則：我們所有的采購監(jiān)督管理工作都必須嚴格遵守國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》等，同時也要符合行業(yè)的規(guī)范和標準。在日常工作中，大家務必保持對法律法規(guī)的敬畏之心，依法行事。2.公正性原則：對待所有供應商要一視同仁，不得因供應商的規(guī)模、地域、關系等因素而區(qū)別對待。在評審、評標等各個環(huán)節(jié)，都要確保公正無私，保證采購活動的公平性。希望大家在工作中秉持公正，不偏袒任何一方。3.透明性原則：采購過程要盡可能透明，從采購需求的提出、采購文件的發(fā)布，到采購結果的公示，都要按照規(guī)定的程序和方式進行公開。讓所有相關人員都能清楚了解采購情況，接受各方的監(jiān)督。我們鼓勵大家積極參與監(jiān)督，共同維護采購的透明度。四、監(jiān)督管理職責分工1.集團采購監(jiān)督管理部門：負責制定和完善集團采購監(jiān)督管理制度，并推動制度的有效執(zhí)行。定期對制度進行審查和修訂，以適應集團發(fā)展和市場變化的需求。組織開展對集團及所屬各單位采購活動的日常監(jiān)督檢查工作，包括對采購文件、采購流程、采購合同等進行審查。發(fā)現(xiàn)問題及時指出并督促整改。受理對采購活動的投訴和舉報，按照規(guī)定的程序進行調查處理，并將處理結果及時反饋給投訴人或舉報人。我們希望大家在發(fā)現(xiàn)問題時，積極向監(jiān)督管理部門反映，共同維護采購秩序。2.各子公司、分公司采購管理部門：在本單位貫徹落實集團采購監(jiān)督管理制度，結合本單位實際情況，制定具體的實施細則，并報集團采購監(jiān)督管理部門備案。負責組織本單位采購項目的實施，并對采購過程進行自我監(jiān)督。確保采購活動在本單位內部合規(guī)有序進行。配合集團采購監(jiān)督管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關資料和信息，如實反映采購情況。希望各子公司、分公司積極配合集團的工作，共同做好采購監(jiān)督管理。3.審計部門：定期對集團及所屬各單位的采購項目進行審計，包括對采購預算執(zhí)行情況、采購成本控制情況、采購合同履行情況等進行審計。通過審計發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出改進建議。參與重大采購項目的審計監(jiān)督，對采購項目的關鍵環(huán)節(jié)進行重點關注和審計。希望審計部門充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為采購活動保駕護航。4.紀檢監(jiān)察部門：對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行查處，對涉及采購的違法違紀案件進行調查處理。嚴肅追究相關責任人的責任，維護集團的紀律和形象。開展廉政教育，增強采購人員的廉潔自律意識。通過組織培訓、學習等方式，讓大家認識到廉潔采購的重要性。希望大家時刻保持廉潔，堅守底線。五、采購前期監(jiān)督1.采購需求審核：各需求部門提出采購需求時，要詳細說明采購的必要性、采購物品或服務的技術規(guī)格、數(shù)量、預算等內容。需求部門要對采購需求的真實性、合理性負責。希望大家在提出需求時，認真審核，確保需求明確合理。采購管理部門要對采購需求進行審核，判斷需求是否符合集團的整體規(guī)劃和實際需求，是否存在重復采購、過度采購等情況。對于不合理的需求，要及時與需求部門溝通，提出調整建議。2.采購預算編制：采購預算要根據(jù)采購需求和市場價格等因素進行科學編制。預算編制要準確合理，既要滿足采購項目的實際需要，又要避免預算過高或過低的情況。希望大家在編制預算時，充分調研市場，確保預算的科學性。財務部門要對采購預算進行審核，重點審核預算的編制依據(jù)、計算方法、資金來源等是否合規(guī)合理。對于不符合要求的預算，要及時退回修改。六、采購過程監(jiān)督1.采購方式選擇：采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。要根據(jù)采購項目的特點、金額大小等因素，按照相關規(guī)定合理選擇采購方式。選擇采購方式時，要充分考慮項目的實際情況和各種采購方式的適用條件。希望采購人員在選擇采購方式時，認真研究，確保方式選擇正確。對于達到公開招標限額標準的采購項目，原則上要采用公開招標方式。因特殊情況需要采用其他采購方式的，要按照規(guī)定的程序進行審批。審批過程要嚴格把關，確保采購方式變更的合理性和合規(guī)性。2.采購文件編制：采購文件要包含采購項目的詳細信息、投標人資格要求、評標標準、合同條款等內容。采購文件的編制要嚴謹規(guī)范，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。希望編制人員在起草文件時，認真細致，確保文件質量。采購監(jiān)督管理部門要對采購文件進行審核，重點審核文件是否符合法律法規(guī)和集團制度的要求，是否存在傾向性、歧視性條款等。對于不符合要求的采購文件，要及時退回修改。3.供應商資格審查：采購管理部門要對參與投標的供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、業(yè)績情況、財務狀況等。確保供應商具備承擔采購項目的能力和條件。希望審查人員認真核實供應商資料，把好供應商準入關。資格審查過程要公正透明，審查結果要及時公布。對于未通過資格審查的供應商，要告知其原因。4.開標、評標和定標監(jiān)督：開標過程要公開進行，由采購管理部門主持，監(jiān)督管理部門、紀檢監(jiān)察部門等相關人員參加。開標現(xiàn)場要記錄開標過程，確保開標程序合規(guī)。希望參與開標的人員嚴格遵守開標紀律，維護開標秩序。評標工作由依法組建的評標委員會負責，評標委員會成員要嚴格按照評標標準和方法進行評審。監(jiān)督管理部門要對評標過程進行全程監(jiān)督，確保評標活動公正、公平、保密。希望評標委員會成員認真履行職責，客觀公正地評審投標文件。定標要根據(jù)評標委員會的推薦意見，按照規(guī)定的程序確定中標供應商。中標結果要及時公示，接受各方監(jiān)督。七、采購合同監(jiān)督1.合同簽訂：采購合同要根據(jù)采購文件和中標供應商的投標文件等內容進行簽訂。合同條款要明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質量標準、違約責任等。希望合同簽訂人員認真核對合同條款，確保合同內容準確完整。合同簽訂前，要由法務部門對合同進行審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、風險性等。對于法務部門提出的修改意見，要及時進行調整。2.合同履行：采購管理部門要負責跟蹤合同的履行情況，督促供應商按照合同約定按時、按質、按量交付采購物品或提供服務。對于供應商的違約行為，要及時采取措施進行處理，如要求供應商整改、扣除違約金等。希望采購管理人員密切關注合同履行情況，保障集團利益。需求部門要配合采購管理部門做好合同履行的驗收工作。驗收時要嚴格按照合同約定的質量標準進行，確保采購的物品或服務符合要求。對于驗收不合格的，要及時與供應商溝通解決。3.合同變更：合同履行過程中，如需要變更合同內容，要經雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議要明確變更的內容、原因、對價格和交付時間等的影響等。希望在合同變更時，雙方充分溝通，確保變更合法合規(guī)。合同變更協(xié)議要報采購監(jiān)督管理部門備案，同時抄送財務部門和法務部門。八、投訴與舉報處理1.投訴與舉報受理：集團設立專門的投訴舉報渠道，包括電話、郵箱、信件等，方便供應商和內部員工對采購活動中的違規(guī)行為進行投訴舉報。投訴舉報受理部門要對投訴舉報進行登記，記錄投訴舉報人的姓名、聯(lián)系方式、投訴舉報事項等內容。希望大家積極行使監(jiān)督權利，發(fā)現(xiàn)問題及時投訴舉報。對于實名投訴舉報，要優(yōu)先處理，并為投訴舉報人保密。不得泄露投訴舉報人的信息，避免其遭受打擊報復。2.調查處理：投訴舉報受理部門要及時對投訴舉報事項進行調查核實。調查過程中要收集相關證據(jù)，與被投訴舉報人進行溝通了解情況。調查人員要秉持公正、客觀的態(tài)度，確保調查結果真實可靠。希望調查人員認真負責，查清事實真相。根據(jù)調查結果，對投訴舉報事項進行處理。對于經查實的違規(guī)行為，要按照本辦法和集團相關規(guī)定對責任人進行嚴肅處理；對于不屬實的投訴舉報，要及時告知投訴舉報人，并做好解釋工作。3.反饋與公示：處理結果要及時反饋給投訴舉報人，告知其處理情況和處理依據(jù)。如果投訴舉報人對處理結果有異議，可以在規(guī)定的時間內提出復議申請。希望大家對處理結果有疑問時，通過正規(guī)渠道反映。對于涉及重大采購違規(guī)行為的處理結果，要在集團內部進行公示，起到警示作用。九、責任追究1.對采購人員的責任追究：采購人員在采購活動中，如存在違反法律法規(guī)、集團制度，或因工作失誤給集團造成損失的，要視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同等；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。希望采購人員嚴格要求自己，遵守規(guī)定，避免失誤。具體違規(guī)行為包括但不限于：與供應商串通謀取不正當利益；接受供應商賄賂或其他不正當好處；泄露采購機密信息；擅自變更采購方式、采購文件等。2.對供應商的責任追究：供應商在參與集團采購活動中，如存在提供虛假材料、串標、圍標、行賄等違規(guī)行為，一經查實，將列入集團供應商黑名單，禁止其在一定期限內或永久參與集團的采購活動。同時，依法追究其法律責任。希望供應商誠信經營，公平競爭。對已簽訂合同的供應商，如在合同履行過程中存在嚴重違約行為，給集團造成損失的，要按照合同約定承擔違約責任，并賠償集團的損失。十、培訓與宣傳1.培訓：集團采購監(jiān)督管理部門要定期組織采購人員、監(jiān)督管理人員等進行培訓，培訓內容包括法律法規(guī)、采購制度、采購業(yè)務知識等。通過培訓，提高相關人員的業(yè)務水平和合規(guī)意識。希望大家積極參加培訓，不斷提升自己的能力。培訓方式可以采用集中授課、案例分析、線上學習等多種形式，以滿足不同人員的學習需求。2.宣傳：通過集團內部刊物、網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳采購監(jiān)督管理的相關制度、政策法規(guī)、工作動態(tài)等