制藥廠合作方資質復審與更新制度

一、總則1.目的本制度旨在通過規(guī)范制藥廠合作方的復審、更新流程，確保合作方持續(xù)符合制藥廠的質量、安全、合規(guī)及運營要求，保障制藥廠生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，維護制藥廠的合法權益，提升整體運營效益，踐行制藥廠“質量至上，關愛生命”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念。2.適用范圍本制度適用于與制藥廠有業(yè)務合作關系的所有合作方，包括但不限于原材料供應商、藥品經(jīng)銷商、物流服務商、設備維護商等。同時適用于制藥廠內部參與合作方管理的各部門及全體員工。3.基本原則-公平公正：復審過程遵循公平、公正、公開的原則，依據(jù)客觀標準對合作方進行評估。-質量優(yōu)先：將合作方提供的產(chǎn)品或服務質量作為首要考量因素，確保不影響制藥廠藥品質量。-合規(guī)合法：所有復審、更新活動必須符合國家法律法規(guī)及制藥行業(yè)相關規(guī)定。-動態(tài)管理：合作方管理是一個動態(tài)過程，根據(jù)合作情況及市場變化及時進行復審和更新。二、組織架構與職責劃分1.合作方管理委員會-組成：由制藥廠高層領導、質量控制部門負責人、采購部門負責人、法務部門負責人等組成。-職責：制定合作方管理的戰(zhàn)略方針和重大決策；審核合作方復審結果及更新建議；協(xié)調解決合作方管理過程中的重大爭議和問題。2.質量控制部門-職責：負責制定合作方產(chǎn)品或服務的質量標準和檢驗流程；對合作方提供的產(chǎn)品或服務進行質量檢驗和評估；參與合作方現(xiàn)場考察和復審工作；對不符合質量要求的合作方提出整改意見或終止合作建議。3.采購部門-職責：建立和維護合作方信息檔案；發(fā)起合作方復審流程；組織合作方現(xiàn)場考察和談判；負責合作方合同的簽訂、執(zhí)行和管理；根據(jù)合作方表現(xiàn)提出合作關系更新建議。4.法務部門-職責：審核合作方相關合同和協(xié)議的合法性；處理與合作方有關的法律糾紛；為合作方管理提供法律支持和風險預警。5.其他相關部門-職責：如生產(chǎn)部門、物流部門等根據(jù)自身業(yè)務需求，提供合作方在生產(chǎn)配合、物流配送等方面的反饋信息，協(xié)助完成合作方復審和更新工作。三、管理流程1.復審周期與計劃-復審周期：一般合作方每年度進行一次常規(guī)復審；對于關鍵合作方或出現(xiàn)質量、合規(guī)等問題的合作方，可根據(jù)實際情況縮短復審周期，進行不定期復審。-復審計劃：每年年初，采購部門負責制定年度合作方復審計劃，明確復審對象、時間安排、參與部門等信息，報合作方管理委員會審批后執(zhí)行。2.復審準備-資料收集：采購部門負責收集合作方的基本信息、過往合作記錄、產(chǎn)品或服務質量報告、財務狀況等資料；質量控制部門整理合作方產(chǎn)品或服務的檢驗數(shù)據(jù)和質量問題記錄。-組建復審小組：根據(jù)合作方類型和復審內容，由采購部門牽頭，從質量控制、法務、生產(chǎn)等相關部門抽調人員組成復審小組，明確各成員職責。3.復審實施-文件審查：復審小組對收集到的合作方資料進行詳細審查，重點關注合作方的資質證書、生產(chǎn)工藝、質量控制體系、合規(guī)經(jīng)營情況等方面是否符合制藥廠要求。-現(xiàn)場考察：對于關鍵合作方或資料審查存在疑問的合作方，組織現(xiàn)場考察?？疾靸热莅ㄉa(chǎn)場地、設備設施、人員管理、環(huán)保措施等方面，評估合作方的實際生產(chǎn)能力和管理水平。-數(shù)據(jù)分析：質量控制部門對合作方產(chǎn)品或服務的質量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，評估其穩(wěn)定性和可靠性；采購部門分析合作方的交貨及時性、價格合理性等方面的數(shù)據(jù)。-綜合評估：復審小組根據(jù)文件審查、現(xiàn)場考察和數(shù)據(jù)分析結果，對合作方進行綜合評估，填寫合作方復審評估表，提出復審結論和建議。4.更新決策-初審：采購部門將復審評估表提交合作方管理委員會進行初審，初審通過后進入終審環(huán)節(jié)。-終審：合作方管理委員會召開終審會議，對復審結果進行審議。根據(jù)審議結果，做出維持合作、升級合作、限期整改或終止合作等更新決策，并以書面形式通知合作方。5.更新執(zhí)行-合同變更：對于合作關系升級或調整的合作方，采購部門與合作方協(xié)商并簽訂新的合同或補充協(xié)議；對于終止合作的合作方，按照合同約定辦理相關手續(xù)。-信息更新：采購部門及時更新合作方信息檔案，將合作關系的變更情況通知相關部門。四、權利與義務1.合作方權利-有權獲得制藥廠關于合作項目的明確需求和標準說明。-對復審結果有異議時，有權在規(guī)定時間內向制藥廠提出申訴，并提供相關證明材料。-符合制藥廠優(yōu)秀合作方標準的，有機會獲得更多合作機會和優(yōu)惠政策。2.合作方義務-按照合同約定和制藥廠要求，按時、按質、按量提供產(chǎn)品或服務。-配合制藥廠的復審工作，如實提供相關資料和信息，接受現(xiàn)場考察。-嚴格遵守國家法律法規(guī)和制藥行業(yè)規(guī)范，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動合法合規(guī)。-保守制藥廠的商業(yè)秘密和技術機密。3.制藥廠權利-有權對合作方的產(chǎn)品或服務進行檢驗、監(jiān)督和評估。-根據(jù)復審結果和合作方表現(xiàn)，有權決定合作關系的調整或終止。-要求合作方對存在的問題進行整改，并跟蹤整改情況。4.制藥廠義務-向合作方提供明確的合作要求和標準，并及時溝通相關信息。-按照合同約定及時支付合作款項。-保護合作方的合法權益，不泄露合作方的商業(yè)秘密。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內部監(jiān)督：采購部門定期對合作方信息檔案進行檢查和更新，確保信息的準確性和完整性；質量控制部門加強對合作方產(chǎn)品或服務質量的日常監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并反饋。-外部監(jiān)督：鼓勵合作方及社會公眾對制藥廠合作方管理工作進行監(jiān)督，對于舉報屬實的給予獎勵。2.獎勵機制-優(yōu)秀合作方表彰：每年評選一定比例的優(yōu)秀合作方，頒發(fā)榮譽證書，并在合作價格、訂單分配等方面給予優(yōu)惠政策。-員工獎勵：對于在合作方管理工作中表現(xiàn)突出的員工，給予績效加分、獎金、晉升等獎勵。3.懲罰機制-合作方懲罰：對于復審不合格或違反合同約定的合作方，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、限期整改、暫停合作或終止合作等處罰。-員工懲罰：對于在合作方管理工作中存在違規(guī)行為、玩忽職守等導致制藥廠利益受損的員工，按照制藥廠員工獎懲制度進行嚴肅處理。六、附