小額信貸合同管理辦法一、引言親愛的同事們，大家好！在我們小額信貸業(yè)務(wù)不斷發(fā)展壯大的過程中，合同管理的重要性愈發(fā)凸顯。小額信貸合同，作為我們與客戶之間權(quán)利義務(wù)的書面憑證，它不僅關(guān)乎每一筆業(yè)務(wù)的順利開展，更與公司的穩(wěn)健運(yùn)營和長遠(yuǎn)發(fā)展緊密相連。一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)且有效的小額信貸合同，能夠保障我們的合法權(quán)益，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險，同時也為客戶提供清晰明確的指引，提升客戶對我們的信任度。所以，制定一套完善的小額信貸合同管理辦法，是我們當(dāng)下極為重要的工作，希望大家能夠充分認(rèn)識到它的意義，并在日常工作中認(rèn)真執(zhí)行。二、適用范圍本辦法適用于公司所有小額信貸業(yè)務(wù)合同的管理，這里的小額信貸業(yè)務(wù)，主要是指向符合一定條件的個人或小微企業(yè)提供額度相對較小的貸款服務(wù)所涉及的合同。無論是新客戶首次申請貸款，還是老客戶的續(xù)貸業(yè)務(wù)，只要是在公司既定的小額信貸業(yè)務(wù)范疇內(nèi)，所簽訂的相關(guān)合同均需按照本辦法進(jìn)行管理。三、合同簽訂前管理（一）客戶資質(zhì)審查1.基本信息核實(shí)在與客戶接觸并有意向開展小額信貸業(yè)務(wù)時，我們的業(yè)務(wù)人員要對客戶的基本信息進(jìn)行全面且細(xì)致的核實(shí)。這包括客戶的身份信息，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等，確保這些信息真實(shí)有效且能夠準(zhǔn)確聯(lián)系到客戶。對于企業(yè)客戶，要核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人信息等，確認(rèn)企業(yè)處于正常經(jīng)營狀態(tài)。我們鼓勵大家通過多種渠道進(jìn)行核實(shí)，比如與公安系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)核實(shí)個人身份信息，通過工商部門網(wǎng)站查詢企業(yè)經(jīng)營狀況等，務(wù)必保證客戶基本信息的真實(shí)性。2.信用狀況評估客戶的信用狀況是決定是否給予貸款以及貸款額度、利率等關(guān)鍵要素的重要依據(jù)。我們要借助專業(yè)的信用評估機(jī)構(gòu)或自身建立的信用評估體系，對客戶的信用記錄進(jìn)行深入分析。查看客戶在銀行、其他金融機(jī)構(gòu)以及相關(guān)信用平臺上的借貸記錄、還款情況等。對于信用記錄良好的客戶，可以適當(dāng)給予更優(yōu)惠的貸款條件；而對于信用記錄存在瑕疵的客戶，要謹(jǐn)慎評估風(fēng)險，希望大家在評估過程中保持客觀、公正，不能因?yàn)榧庇诖俪蓸I(yè)務(wù)而忽視信用風(fēng)險。（二）合同文本擬定1.標(biāo)準(zhǔn)文本使用公司已制定了統(tǒng)一的小額信貸合同標(biāo)準(zhǔn)文本，這份文本是經(jīng)過專業(yè)法律團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)專家共同研討制定的，符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在一般情況下，業(yè)務(wù)人員應(yīng)直接使用標(biāo)準(zhǔn)文本與客戶簽訂合同。這樣做既能保證合同條款的合法性和規(guī)范性，又能提高工作效率，減少因合同條款不一致可能帶來的風(fēng)險。希望大家嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)文本執(zhí)行，不要隨意更改文本內(nèi)容。2.特殊條款添加在某些特殊情況下，如針對特定客戶群體或特殊業(yè)務(wù)需求，可能需要在標(biāo)準(zhǔn)文本基礎(chǔ)上添加一些特殊條款。但這些特殊條款必須經(jīng)過公司法律合規(guī)部門的審核同意。業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)說明添加特殊條款的原因、目的以及可能產(chǎn)生的影響，由法律合規(guī)部門從法律風(fēng)險角度進(jìn)行評估。我們鼓勵大家在遇到特殊業(yè)務(wù)情況時積極與法律合規(guī)部門溝通，共同探討如何在保障公司利益的前提下滿足客戶需求。（三）合同審核1.內(nèi)部初審合同擬定完成后，首先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部初審。初審的重點(diǎn)在于合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符，客戶信息填寫是否準(zhǔn)確，貸款金額、期限、利率等關(guān)鍵條款是否明確且符合公司業(yè)務(wù)政策。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真核對每一項(xiàng)內(nèi)容，確保合同不存在明顯的錯誤或疏漏。希望大家在初審過程中秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，把好合同審核的第一關(guān)。2.法律合規(guī)審核經(jīng)過內(nèi)部初審后的合同，必須提交給公司法律合規(guī)部門進(jìn)行全面審核。法律合規(guī)部門將從法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求等方面對合同進(jìn)行細(xì)致審查，確保合同條款不存在法律風(fēng)險，符合相關(guān)法律規(guī)定和監(jiān)管要求。法律合規(guī)部門在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，會及時與業(yè)務(wù)部門溝通反饋，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合進(jìn)行修改。我們希望大家理解法律合規(guī)審核的重要性，不要因?yàn)閷徍肆鞒炭赡軙ㄙM(fèi)一些時間而產(chǎn)生抵觸情緒，只有經(jīng)過嚴(yán)格審核的合同，才能為我們的業(yè)務(wù)保駕護(hù)航。四、合同簽訂管理（一）簽訂主體確認(rèn)1.個人客戶對于個人客戶，業(yè)務(wù)人員必須確認(rèn)簽訂合同的主體為客戶本人。在簽訂現(xiàn)場，要仔細(xì)核對客戶的身份證件原件，確保與合同中填寫的身份信息一致。同時，要觀察客戶的精神狀態(tài)和行為能力，確?？蛻艟邆渫耆袷滦袨槟芰?，能夠獨(dú)立承擔(dān)合同責(zé)任。如果客戶因特殊原因無法親自到場簽訂合同，必須提供經(jīng)過公證的授權(quán)委托書，由受托人代為簽訂。希望大家在確認(rèn)個人客戶簽訂主體時務(wù)必謹(jǐn)慎，避免出現(xiàn)冒名簽訂等風(fēng)險。2.企業(yè)客戶對于企業(yè)客戶，簽訂合同的主體應(yīng)為企業(yè)的法定代表人或其授權(quán)代表。業(yè)務(wù)人員要查看企業(yè)的授權(quán)委托書，確認(rèn)授權(quán)代表的身份和權(quán)限范圍。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)事項(xiàng)、授權(quán)期限等關(guān)鍵內(nèi)容，并加蓋企業(yè)公章。在簽訂合同時，要確保授權(quán)代表在授權(quán)范圍內(nèi)行事，同時要核實(shí)企業(yè)公章的真實(shí)性。我們鼓勵大家在與企業(yè)客戶簽訂合同前，對企業(yè)的印章管理情況進(jìn)行一定了解，避免因印章問題引發(fā)合同糾紛。（二）簽訂過程見證1.現(xiàn)場簽訂原則上，小額信貸合同應(yīng)在公司辦公場所或雙方約定的合適地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場簽訂。在簽訂現(xiàn)場，至少要有兩名公司業(yè)務(wù)人員在場見證，確保簽訂過程的真實(shí)性和合法性。見證人員要仔細(xì)觀察客戶簽訂合同的全過程，確認(rèn)客戶是在自愿、真實(shí)的意思表示下簽訂合同，不存在欺詐、脅迫等違法行為。希望大家在現(xiàn)場見證過程中認(rèn)真履行職責(zé)，不要走過場，切實(shí)保障合同簽訂的有效性。2.遠(yuǎn)程簽訂隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在某些特殊情況下，經(jīng)公司批準(zhǔn)，也可以采用遠(yuǎn)程簽訂的方式。但遠(yuǎn)程簽訂必須采用可靠的電子簽名技術(shù)，并通過視頻連線等方式進(jìn)行實(shí)時見證。業(yè)務(wù)人員要提前向客戶詳細(xì)說明遠(yuǎn)程簽訂的流程和注意事項(xiàng)，確?？蛻裟軌蛘_操作。在遠(yuǎn)程簽訂過程中，要對整個過程進(jìn)行錄音錄像，留存相關(guān)證據(jù)。希望大家在采用遠(yuǎn)程簽訂方式時，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程操作，保證遠(yuǎn)程簽訂合同的法律效力。（三）合同蓋章1.公司印章管理公司的合同專用章由專門的印章管理部門負(fù)責(zé)保管和使用。業(yè)務(wù)人員在合同簽訂完成后，應(yīng)按照公司印章使用規(guī)定，填寫印章使用申請表，注明合同名稱、編號、簽訂日期等相關(guān)信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到印章管理部門加蓋合同專用章。印章管理部門在蓋章前，要再次核對合同內(nèi)容和審批手續(xù)，確保無誤后予以蓋章。希望大家嚴(yán)格遵守公司印章管理規(guī)定，不得私自加蓋印章或違規(guī)使用印章。2.客戶蓋章（簽字）對于企業(yè)客戶，要確保合同上加蓋企業(yè)公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。對于個人客戶，要確?？蛻舯救撕炞植词钟　I(yè)務(wù)人員要在客戶蓋章（簽字）后，仔細(xì)核對蓋章（簽字）的真實(shí)性和完整性，如有疑問，應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)。我們希望大家在這一環(huán)節(jié)認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免因客戶蓋章（簽字）問題導(dǎo)致合同效力存在瑕疵。五、合同履行管理（一）貸款發(fā)放1.發(fā)放條件審核在合同簽訂完成后，貸款發(fā)放前，業(yè)務(wù)人員要對貸款發(fā)放條件進(jìn)行再次審核。這包括確認(rèn)客戶是否已經(jīng)按照合同約定提供了必要的擔(dān)保措施，如抵押物是否已辦理抵押登記手續(xù)，保證人是否已簽訂保證合同等。同時，要核實(shí)客戶的貸款用途是否符合合同約定，確保貸款資金不被挪作他用。只有在所有發(fā)放條件都滿足的情況下，才能進(jìn)行貸款發(fā)放操作。希望大家在貸款發(fā)放審核過程中嚴(yán)格把關(guān)，確保貸款資金安全發(fā)放。2.發(fā)放流程執(zhí)行貸款發(fā)放應(yīng)按照公司既定的流程進(jìn)行操作。業(yè)務(wù)人員要準(zhǔn)確錄入客戶信息和貸款數(shù)據(jù)到公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，經(jīng)系統(tǒng)自動校驗(yàn)和人工復(fù)核無誤后，提交財務(wù)部門進(jìn)行放款操作。財務(wù)部門在收到放款指令后，要及時核對相關(guān)信息，確保放款金額、收款賬戶等準(zhǔn)確無誤，然后按照規(guī)定的方式將貸款資金發(fā)放到客戶指定的賬戶。希望大家在貸款發(fā)放流程中各負(fù)其責(zé)，密切配合，確保貸款能夠及時、準(zhǔn)確地發(fā)放到客戶手中。（二）還款管理1.還款提醒在還款日前，我們要通過短信、電話等方式向客戶發(fā)送還款提醒信息。提醒內(nèi)容應(yīng)包括還款金額、還款日期、還款方式等關(guān)鍵信息，確?？蛻羟宄私膺€款事宜。業(yè)務(wù)人員要建立還款提醒記錄臺賬，記錄每次提醒的時間、方式、客戶反饋等情況。對于多次提醒后仍未還款的客戶，要及時進(jìn)行跟蹤調(diào)查，了解客戶未還款的原因，積極協(xié)助客戶解決還款困難。我們鼓勵大家在還款提醒過程中，以友好、耐心的態(tài)度與客戶溝通，提高客戶的還款意愿。2.逾期處理如果客戶未能在合同約定的還款日期按時足額還款，即構(gòu)成逾期。一旦發(fā)現(xiàn)客戶逾期，業(yè)務(wù)人員要立即啟動逾期處理程序。首先，要與客戶取得聯(lián)系，了解逾期原因，并要求客戶盡快還款。對于逾期時間較短且客戶有還款意愿的，可以給予一定的寬限期，并協(xié)商制定還款計劃。對于逾期時間較長且客戶還款意愿較低的，要按照合同約定采取相應(yīng)的催收措施，如發(fā)送催收函、上門催收等。在催收過程中，要注意方式方法，遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得采用暴力、威脅等非法手段進(jìn)行催收。希望大家在逾期處理過程中，既要維護(hù)公司的利益，又要避免與客戶發(fā)生不必要的沖突。（三）合同變更與轉(zhuǎn)讓1.合同變更在合同履行過程中，如果客戶因特殊原因需要對合同條款進(jìn)行變更，如變更還款期限、調(diào)整貸款利率等，客戶應(yīng)向公司提出書面申請。業(yè)務(wù)人員收到申請后，要對變更原因進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并評估變更對公司利益可能產(chǎn)生的影響。如果變更申請符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同簽訂前的審核流程，重新擬定變更協(xié)議，經(jīng)內(nèi)部初審、法律合規(guī)審核等環(huán)節(jié)通過后，與客戶簽訂變更協(xié)議。希望大家在處理合同變更事宜時，要謹(jǐn)慎對待，確保變更后的合同仍然能夠保障公司的合法權(quán)益。2.合同轉(zhuǎn)讓小額信貸合同一般不得隨意轉(zhuǎn)讓，但在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的特定情況下，如公司進(jìn)行業(yè)務(wù)重組、不良資產(chǎn)處置等，可以將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。合同轉(zhuǎn)讓必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，通知客戶。在轉(zhuǎn)讓過程中，要確?？蛻舻闹闄?quán)和選擇權(quán)得到充分保障，同時要妥善處理好與第三方的交接事宜，避免因合同轉(zhuǎn)讓給客戶帶來不必要的困擾。我們希望大家在涉及合同轉(zhuǎn)讓業(yè)務(wù)時，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序操作，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.及時收集合同簽訂完成后，業(yè)務(wù)人員要及時將合同及相關(guān)資料收集整理。這些資料包括客戶的申請材料、信用評估報告、合同審批文件、擔(dān)保文件等與合同相關(guān)的所有資料。收集工作要做到全面、準(zhǔn)確，確保檔案資料的完整性。希望大家養(yǎng)成及時收集合同資料的好習(xí)慣，不要拖延，避免因時間過長導(dǎo)致資料丟失或遺漏。2.審核把關(guān)在將合同資料移交檔案管理部門之前，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人要對資料進(jìn)行審核把關(guān)。審核內(nèi)容包括資料是否齊全、填寫是否規(guī)范、簽字蓋章是否完整等。對于不符合要求的資料，要及時退回業(yè)務(wù)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。只有經(jīng)過審核合格的合同資料，才能移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。希望業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真履行審核職責(zé)，確保移交的合同檔案質(zhì)量。（二）檔案整理與分類1.整理要求檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的合同資料后，要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。對資料進(jìn)行排序、編號，去除不必要的空白頁和重復(fù)頁，確保檔案資料整齊有序。對于紙張大小不一致的資料，要進(jìn)行粘貼或折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。同時，要對資料進(jìn)行裝訂，裝訂要牢固，便于長期保存和查閱。希望檔案管理部門的同事們在整理過程中認(rèn)真細(xì)致，按照規(guī)范要求操作。2.分類方式合同檔案應(yīng)根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理?？梢园凑召J款客戶類型，分為個人客戶合同檔案和企業(yè)客戶合同檔案；也可以按照貸款期限，分為短期貸款合同檔案、中期貸款合同檔案和長期貸款合同檔案；還可以按照業(yè)務(wù)類型，分為信用貸款合同檔案、抵押貸款合同檔案、保證貸款合同檔案等。通過合理分類，便于檔案的查詢和管理。希望大家在分類過程中，結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，選擇合適的分類方式，提高檔案管理效率。（三）檔案存儲與保管1.存儲環(huán)境公司要為合同檔案提供專門的存儲場所，存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件。檔案架要擺放整齊，便于檔案的存放和取用。同時，要定期對存儲環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。希望大家重視檔案存儲環(huán)境的建設(shè)和維護(hù)，為合同檔案提供一個安全、穩(wěn)定的存放空間。2.保管期限小額信貸合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同履行完畢后，檔案應(yīng)保存一定的年限，如五年或十年等。在保管期限內(nèi)，要確保檔案的完整性和安全性，不得隨意銷毀或丟失。超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。希望檔案管理部門嚴(yán)格按照保管期限規(guī)定執(zhí)行，做好檔案的保管和銷毀工作。（四）檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理部門要對查閱人員的身份和查閱申請進(jìn)行核實(shí)，符合要求的方可提供查閱服務(wù)。查閱過程中，查閱人員要遵守檔案管理規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案。希望大家在查閱檔案時，嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案資料。2.借閱流程如果因工作需要借閱合同檔案，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定的時間，如一周或兩周等。借閱人員要妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門要對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。希望大家在借閱檔案時，嚴(yán)格按照借閱流程操作，按時歸還檔案，保障檔案的正常流轉(zhuǎn)和安全。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司應(yīng)定期對小額信貸合同管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查周期可以設(shè)定為每季度或每半年一次。檢查內(nèi)容包括合同簽訂前的審查情況、合同簽訂過程的合規(guī)性、合同履行情況、合同檔案管理等各個環(huán)節(jié)。檢查人員要制定詳細(xì)的檢查清單，按照清單內(nèi)容逐一進(jìn)行檢查，并做好檢查記錄。希望大家積極配合定期檢查工作，通過檢查發(fā)現(xiàn)問題，及時改進(jìn)