集團企業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范集團企業(yè)的采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，防范采購風險，維護集團企業(yè)的合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合集團企業(yè)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團企業(yè)及其下屬各子公司、分公司、事業(yè)部等各級企業(yè)（以下統(tǒng)稱“企業(yè)”）的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。（三）采購原則1.公開透明原則：采購活動應當公開、公平、公正，接受監(jiān)督，確保采購過程和結果的透明度。2.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，追求采購價值的最大化。3.質量保證原則：嚴格按照規(guī)定的質量標準進行采購，確保所采購的物資、服務和工程符合企業(yè)的使用要求。4.誠信合作原則：與供應商建立長期穩(wěn)定、誠信合作的關系，共同遵守合同約定，維護良好的市場秩序。5.風險防范原則：對采購過程中的各類風險進行識別、評估和控制，采取有效的風險應對措施，確保采購活動的安全可靠。二、采購管理組織與職責（一）采購管理委員會1.組成：采購管理委員會由集團企業(yè)高層管理人員、各部門負責人和相關專家組成，主任由集團企業(yè)總經理擔任。2.職責制定和修訂集團企業(yè)采購管理的政策、制度和流程。審定年度采購計劃和預算。審批重大采購項目和采購合同。協(xié)調解決采購過程中的重大問題和爭議。監(jiān)督和評估采購管理工作的績效。（二）采購部門1.設置：集團企業(yè)設立專門的采購部門，負責統(tǒng)籌管理企業(yè)的采購工作。各子公司、分公司、事業(yè)部等可根據(jù)實際情況設立相應的采購機構或配備專職采購人員，在集團采購部門的指導下開展采購業(yè)務。2.職責貫徹執(zhí)行集團企業(yè)采購管理的政策、制度和流程。編制年度采購計劃和預算，并組織實施。負責采購項目的策劃、組織和實施，包括供應商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂和執(zhí)行等。建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫，對供應商進行評價和管理。負責采購物資、服務和工程的驗收、結算和付款等工作。定期向采購管理委員會和上級領導匯報采購工作進展情況和存在的問題，并提出改進建議。（三）其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資、服務和工程的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、技術標準和使用時間等，并參與采購項目的技術評審和驗收工作。2.財務部門：負責審核采購預算和資金計劃，參與采購合同的審核和簽訂，辦理采購款項的支付和結算，對采購成本進行核算和控制。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況和采購資金的使用效益，防范采購風險和腐敗行為。4.法務部門：負責對采購合同進行法律審查，提供法律咨詢和服務，處理采購過程中的法律糾紛和訴訟案件。三、采購計劃與預算管理（一）采購計劃的編制1.需求調研：每年年底，采購部門組織各需求部門對下一年度的采購需求進行調研和預測，了解生產經營、項目建設、科研開發(fā)等方面的物資、服務和工程需求情況。2.計劃編制：采購部門根據(jù)需求調研結果，結合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、生產經營計劃和預算安排，編制年度采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間、采購方式等內容。3.審核與批準：年度采購計劃經采購部門負責人審核后，報采購管理委員會審定，由集團企業(yè)總經理批準后執(zhí)行。（二）采購預算的編制1.預算依據(jù)：采購預算應根據(jù)年度采購計劃、市場價格行情、歷史采購數(shù)據(jù)和企業(yè)的財務狀況等因素進行編制。2.預算編制：采購部門會同財務部門編制采購預算草案，明確各項采購項目的預算金額和資金來源。3.審核與批準：采購預算草案經采購部門和財務部門負責人審核后，報采購管理委員會審定，由集團企業(yè)總經理批準后納入企業(yè)年度財務預算。（三）采購計劃和預算的調整1.調整條件：在采購計劃和預算執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產經營計劃調整、項目變更等原因需要調整采購計劃和預算的，應按照規(guī)定的程序進行調整。2.調整程序：需求部門提出采購計劃和預算調整申請，說明調整的原因、內容和金額，經采購部門和財務部門審核后，報采購管理委員會審批。經批準的采購計劃和預算調整方案應及時通知相關部門執(zhí)行。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。公開招標應按照國家有關法律法規(guī)和招標程序進行，發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標。2.邀請招標：適用于采購金額較大、技術要求較高、供應商數(shù)量有限的采購項目。邀請招標應邀請至少三家符合條件的供應商參加投標。3.競爭性談判：適用于技術復雜、性質特殊、不能確定詳細規(guī)格或具體要求的采購項目，或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的、重新招標未能成立的采購項目。競爭性談判應邀請不少于三家供應商進行談判。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目。單一來源采購應嚴格按照規(guī)定的程序進行審批。5.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格型號統(tǒng)一、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目。詢價采購應至少向三家供應商發(fā)出詢價單，比較價格后確定供應商。（二）采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)生產經營、項目建設等需要，填寫采購申請表，明確采購物資、服務和工程的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、技術標準和使用時間等，經部門負責人審核后，報采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額、采購方式等規(guī)定，報相關領導審批。重大采購項目應提交采購管理委員會審批。3.供應商選擇：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等方式選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。4.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物資、服務和工程的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同應經企業(yè)法務部門審核，報相關領導批準后生效。5.采購合同執(zhí)行：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應商按時、按質、按量交貨。供應商交貨后，采購部門組織需求部門、質量檢驗部門等進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。6.采購結算與付款：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購結算手續(xù)。財務部門按照合同約定的付款方式和時間，支付采購款項。五、供應商管理（一）供應商準入管理1.供應商篩選：采購部門通過市場調研、行業(yè)推薦、網絡搜索等方式收集供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。2.供應商考察：對初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、技術實力、質量管理體系、環(huán)保措施等情況。3.供應商評估：采購部門根據(jù)供應商的考察情況和相關資料，對供應商進行綜合評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.供應商準入審批：對評估合格的供應商，采購部門提出準入申請，報相關領導審批。經批準的供應商納入企業(yè)供應商數(shù)據(jù)庫，獲得參與企業(yè)采購項目的資格。（二）供應商日常管理1.供應商檔案管理：采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績情況、評估結果、合同履行情況等內容。供應商檔案應定期更新和維護。2.供應商績效評價：采購部門定期對供應商的績效進行評價，評價指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。評價結果作為供應商分類管理、合作期限調整、采購份額分配的依據(jù)。3.供應商溝通與合作：采購部門與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況和產品質量狀況，協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。鼓勵供應商參與企業(yè)的新產品開發(fā)、技術改進等活動，共同提高產品質量和市場競爭力。（三）供應商退出管理1.退出條件：供應商出現(xiàn)下列情況之一的，應退出企業(yè)供應商數(shù)據(jù)庫：提供的產品或服務不符合質量要求，經整改仍不合格的；嚴重違反合同約定，給企業(yè)造成重大損失的；存在商業(yè)賄賂、欺詐等違法行為的；經營狀況惡化，無法繼續(xù)履行合同的。2.退出程序：采購部門對擬退出的供應商進行調查核實，提出退出建議，報相關領導審批。經批準后，通知供應商終止合作，并辦理相關手續(xù)。六、采購質量與驗收管理（一）采購質量控制1.質量標準制定：采購部門會同需求部門、質量檢驗部門等制定采購物資、服務和工程的質量標準和驗收規(guī)范，明確質量要求和檢驗方法。2.供應商質量保證：在采購合同中明確供應商的質量責任和義務，要求供應商提供質量保證文件和產品檢驗報告。采購部門對供應商的質量管理體系進行監(jiān)督和評估，督促供應商加強質量管理。3.采購過程質量監(jiān)控：采購部門在采購過程中對供應商的生產制造、運輸交付等環(huán)節(jié)進行質量監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決質量問題。必要時，可派人員到供應商現(xiàn)場進行監(jiān)造。（二）采購驗收管理1.驗收組織：采購部門組織需求部門、質量檢驗部門等成立驗收小組，負責采購物資、服務和工程的驗收工作。2.驗收標準：驗收小組按照采購合同和質量標準進行驗收，檢查采購物資、服務和工程的數(shù)量、質量、規(guī)格型號、技術參數(shù)等是否符合要求。3.驗收報告：驗收合格后，驗收小組出具驗收報告，明確驗收結論。驗收報告應經驗收小組成員簽字確認，作為采購結算和付款的依據(jù)。4.驗收不合格處理：如驗收發(fā)現(xiàn)采購物資、服務和工程不符合要求，采購部門應及時通知供應商進行整改或換貨。如供應商拒絕整改或換貨，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。七、采購風險管理（一）風險識別采購部門對采購活動中可能存在的風險進行識別，主要包括市場風險、供應商風險、合同風險、質量風險、廉潔風險等。（二）風險評估采購部門對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（三）風險應對1.市場風險應對：密切關注市場價格波動和供求變化情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，建立供應商應急儲備機制，降低供應商違約風險。3.合同風險應對：加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行和變更等環(huán)節(jié)，明確合同雙方的權利和義務，防范合同糾紛。4.質量風險應對：加強采購質量控制，嚴格執(zhí)行質量標準和驗收規(guī)范，對采購物資、服務和工程進行嚴格檢驗和驗收，降低質量風險。5.廉潔風險應對：加強廉潔教育，建立健全廉潔制度，加強對采購人員的監(jiān)督和管理，防范采購過程中的腐敗行為。（四）風險監(jiān)控與預警采購部門建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)測和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險隱患。當風險達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施。八、采購信息與檔案管理（一）采購信息管理1.信息收集：采購部門收集和整理采購相關的信息，包括市場價格行情、供應商信息、采購項目信息、采購合同信息等。2.信息分析：采購部門對收集到的信息進行分析，為采購決策提供依據(jù)。通過對市場價格行情的分析，掌握價格波動趨勢，合理確定采購價格；通過對供應商信息的分析，評估供應商的實力和信譽，選擇合適的供應商。3.信息共享：采購部門建立采購信息共享平臺，及時發(fā)布采購信息，實現(xiàn)企業(yè)內部采購信息的共享和交流。（二）采購檔案管理1.檔案建立：采購部門建立采購檔案，對采購過程中的各類文件和資料進行整理和歸檔，包括采購申請、采購審批文件、采購合同、供應商報價單、驗收報告、付款憑證等。2.檔案保管：采購檔案應妥善保管，按照檔案管理的有關規(guī)定進行分類、編號、裝訂和存儲。采購檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱：企業(yè)內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。外部單位或個人查閱采購檔案的，應經企業(yè)相關領導批準。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內部審計監(jiān)督：企業(yè)審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。對發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改建議，督促采購部門進行整改。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督：企業(yè)紀檢監(jiān)察部門對采購活動中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防范采購過程中的腐敗行為。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題，按照有關規(guī)定進行嚴肅處理。3.社會監(jiān)督：鼓勵企業(yè)員工、供應商和社會公眾對采購活動進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時舉報。企業(yè)